Табличная форма используется для представления информации в обобщенном виде, как правило, для последующего анализа данных. Электронные таблицы Excel позволяют автоматизировать процесс вычислений и управление данными, графически представить результаты анализа информации.
При запуске программы на экране появляется пустая рабочая книга, представляющая собой набор из трех листов (по умолчанию), на каждом из которых присутствует таблица. Строки таблицы пронумерованы от 1, а столбцы обозначаются латинскими буквами, начиная с А. Всего на листе размещаются более 65 тысяч строк и более 250 столбцов. Электронные таблицы Excel состоят из ячеек, обозначенных по типу А1, где А – обозначение столбца, 1 – обозначение строки. Можно выделить также блок ячеек. Например, А1:С4 представляет собой обозначение набора ячеек, попавших в прямоугольную область, углами которой стали ячейки А1 и С4.
Форматирование символов в ячейках очень напоминает текстовый редактор, только в Excel меньше параметров, которые можно поменять. Все манипуляциями с ячейками можно выполнять с использованием диалога «Формат ячеек».
Как правило, после обработки данных возникает необходимость представить результаты в графической форме. Для этого в Excel существуют широкие возможности. Гистограммы, графики, точечные и круговые диаграммы. Каждая из них используется в определенных случаях. Если требуется графически показать зависимость двух рядов данных, то можно использовать график или точечную диаграмму. Если требуется показать части чего-то целого, то можно построить круговую или кольцевую диаграмму. В последнем случае для удобства понимания диаграммы количество значений желательно брать в диапазоне 5-6.
В ячейках могут размещаться исходные данные в виде текста, чисел (целых, дробных, процентов и т.д.), а также формулы. Любая формула начинается со знака «=» и содержит обозначения ячеек таблицы, знаки арифметических действий или стандартные функции. Программа Microsoft Excel имеет 10 категорий функций: финансовые, дата и время, математические, статистические и другие. Это сделано для удобства пользования их списком, в котором все функции выстроены по алфавиту (сначала по английскому, затем по русскому).
Электронные таблицы Excel обладают также возможностями сортировки и фильтрации данных. Если занести в таблицу какой-либо длинный список, то с ним можно достаточно просто работать, если расставить строки в порядке возрастания или убывания. Причем сортировку можно проводить по любому столбцу или даже нескольким. Фильтр позволяет отбирать строки по некоторому признаку (условию). Например, он может отобразить на экране только те значения, которые больше нуля.
При выводе на печать электронные таблицы Excel можно легко подогнать под любой размер листа, увеличивая или уменьшая масштаб. По умолчанию границы таблицы при печати не видны, поэтому, если необходимо, можно вывести сетку через диалог «Формат ячеек» (вкладка «Граница»).
Программа Microsoft Excel 2010 входит в пакет MicrosoftOffice 2010, который включает еще около десятка других полезных приложений. Все эти программы имеют схожий интерфейс, что упрощает пользователю процесс освоения.
