Контроль - неотъемлемая часть управления. Без четких принципов он превращается в формальность. Какие принципы помогут сделать контроль по-настоящему результативным?
Стратегическая направленность
Первый важный принцип - контроль должен соответствовать стратегии компании. Он должен быть сфокусирован на ключевых областях бизнеса и приоритетах развития.
Например, если компания ставит цель увеличить долю на внешнем рынке, то именно экспортные операции должны находиться в фокусе контроля. А второстепенные направления проверять подробно нецелесообразно.
Ориентация на конечный результат
Второй важный принцип - контроль должен быть ориентирован на достижение конкретных, измеримых результатов.
Контроль ради контроля теряет всякий смысл.
Поэтому стандарты и критерии контроля должны напрямую соотноситься с целями компании - ростом продаж, повышением рентабельности, сокращением издержек и т.д.
Принципы контроля в менеджменте: системность и взаимосвязь контроля
Третий важный принцип - контроль должен носить системный характер. Все его элементы должны быть взаимосвязаны. Например, изменения в стандартах контроля должны влечь корректировку средств и методов его проведения. И наоборот.
- Контроль встроен во все функции управления
- Меняются цели компании - меняются цели и критерии контроля
- Изменились методы работы - нужны новые инструменты контроля
Принципы контроля в менеджменте: гибкость и адаптивность
Четвертый принцип - контроль должен быть гибким и адаптивным. Он должен оперативно реагировать на изменения внешней и внутренней среды.
- Меняется рыночная конъюнктура - корректируются приоритеты контроля
- Вводится новая ИТ-система - нужны другие способы сбора данных
- Появляются новые подразделения - расширяются границы контроля
Так контроль помогает компании быстрее адаптироваться к меняющимся реалиям бизнеса.
Оптимальность объема контроля
Следующий принцип - контроль должен быть оптимальным по объему, не избыточным и не недостаточным.
Чрезмерный контроль отвлекает ресурсы и раздражает персонал. Недостаточный контроль ведет к рискам и убыткам.
Поэтому важно выделить ключевые зоны контроля и сфокусировать усилия именно на них. А второстепенные области проверять выборочно.
| Избыточный контроль | Недостаточный контроль |
|
|
Экономическая эффективность
Следующий важный принцип - контроль должен быть экономически эффективен, то есть доходы и выгоды от него должны превышать затраты на его проведение. Это достигается за счет:
- Оптимизации издержек на сбор, обработку, хранение информации
- Автоматизации рутинных контрольных процедур
- Сокращения контроля в неприоритетных областях
Если же контроль приносит одни убытки и не дает полезного эффекта для бизнеса - то он теряет всякий смысл.
А также:
- Учет человеческого фактора. Еще один важный принцип контроля - учет человеческого фактора, особенностей поведения людей. Контроль направлен не на наказание сотрудников, а на повышение эффективности работы компании. Поэтому он должен строиться на доверии, уважении и понимании.
- Конкретность и своевременность. Следующий принцип - контроль должен быть конкретным и своевременным. Нужно четко определить его цели, объекты, критерии оценки. Контроль нужно проводить в нужное время, не раньше и не позже. Например, предварительный контроль до начала работ, текущий в процессе, итоговый после завершения. Такой правильно спланированный контроль позволяет своевременно реагировать на возникающие проблемы или отклонения.
- Обратная связь по результатам. Контроль должен замыкаться на обратную связь с проверяемыми подразделениями и сотрудниками. Это позволяет своевременно корректировать их работу, исправлять допущенные ошибки, повышать ответственность персонала за результат.
- Мотивация на самоконтроль. Эффективный контроль должен стимулировать сотрудников к самоконтролю и самодисциплине. Люди, которые регулярно анализируют свою работу, сами находят и устраняют недочеты. Это снимает необходимость в избыточном внешнем контроле.
- Развитие культуры контроля. Успешные компании внедряют и поддерживают культуру постоянного контроля и улучшений. В такой культуре контроль воспринимается не как "полицейская мера", а как инструмент повышения эффективности и качества работы.
Кроме того:
- Регулярное обновление. И последний важный принцип - контроль нужно регулярно обновлять и совершенствовать. Появляются новые технологии, меняются бизнес-процессы, приходят новые сотрудники. Все это требует корректировки системы контроля. Только так она сможет оставаться эффективной и отвечать потребностям развивающейся компании.
- Роль руководителя в контроле. Эффективность контроля во многом зависит от руководителя и его личного примера. Руководитель должен регулярно анализировать информацию о работе компании, своевременно принимать корректирующие решения, поощрять инициативных сотрудников. Если же начальник игнорирует контроль, это демотивирует персонал и разрушает всю систему управления.
- Автоматизация контрольных процедур. Современные информационные системы позволяют частично автоматизировать контроль. Это снижает трудозатраты и повышает оперативность контроля. Например, система может автоматически отслеживать отклонения фактических показателей от плановых и оповещать об этом.
- Сочетание внешнего и внутреннего контроля. Эффективная система контроля включает как внешний независимый аудит, так и регулярный внутренний контроль самой компании. Внешние аудиторы анализируют деятельность со стороны и дают объективную оценку. Внутренний контроль позволяет регулярно отслеживать текущее состояние дел.
- Непрерывное совершенствование. Контроль должен рассматриваться как инструмент непрерывного совершенствования бизнеса. Выявленные в ходе контроля недостатки анализируются, на их основе разрабатываются корректирующие мероприятия, процессы оптимизируются.
Так постепенно повышается эффективность всей компании.
