Управление персоналом - важнейшая составляющая успеха любой компании. Эффективное планирование позволяет оптимизировать работу сотрудников, повысить производительность и прибыль. Давайте разберемся, какие конкретно задачи решает HR в области планирования и почему это так важно.
Анализ потребности в персонале
Первым этапом в планировании работы с персоналом является анализ текущей потребности компании в кадрах. Это включает:
- Оценку численности персонала по подразделениям и его соответствия целям компании
- Анализ динамики развития компании и прогнозирование будущих потребностей в кадрах
- Выявление дефицита или избытка персонала в конкретных подразделениях
- Расчет оптимальной численности персонала с учетом стратегии компании
На основе этого анализа HR-специалисты могут понять, сколько и каких сотрудников необходимо нанять или высвободить для достижения целей бизнеса. Без четкого представления о потребностях компании в персонале невозможно эффективное планирование остальных HR-процессов.
Планирование набора и подбора персонала
Следующей важнейшей задачей в планировании HR-процессов является набор и подбор необходимого числа сотрудников. Это включает:
- Разработку детального плана набора персонала на год и по кварталам
- Планирование бюджета на подбор и возможных затрат на рекрутмент
- Выбор оптимальных каналов поиска кандидатов
- Планирование сроков, этапов и методов отбора персонала
- Разработку KPI и требований к кандидатам для рекрутеров
Такое детальное планирование позволяет заранее подготовиться к поиску необходимых кадров, оптимизировать этот процесс и сэкономить время и деньги компании.
Планирование - это определение целей организации и выбор путей их достижения. Без планирования нет организованных действий, а есть лишь реакция на возникающие события.
Например, компания утверждает план набора 39 человек в 2023 году, из них 25 - в 1 квартале для запуска первого цеха. В плане прописываются сроки, бюджет, источники поиска для каждой вакансии.
Планирование адаптации и обучения персонала
Следующим важным этапом после найма новых сотрудников является их адаптация и обучение. Чтобы это протекало эффективно, HR заранее планирует:
- Разработку программы адаптации новичков
- Планирование наставничества
- Анализ потребностей в обучении действующих сотрудников
- Составление годовых и квартальных планов обучения
- Расчет необходимого бюджета
Благодаря такому плану, все новые сотрудники проходят полноценную адаптацию, а действующие регулярно повышают квалификацию. Это положительно сказывается на их мотивации и производительности.
Например, для новых 35 рабочих на предприятии разрабатывается 3-месячная программа адаптации с наставником на каждого новичка. Также планируются тренинги по охране труда и корпоративной культуре.
Задачи управления персоналом
Планирование оценки и аттестации персонала - еще одна важная задача HR. Чтобы оценка была объективной и полезной, необходимо заранее:
- Разработать систему оценки разных категорий персонала
- Спланировать периодичность и форматы оценки
- Выбрать оптимальные методы оценки в соответствии с целями
- Разработать формы и критерии аттестации
- Составить график аттестационных мероприятий
Регулярная оценка помогает понять сильные и слабые стороны сотрудников, выявить потребности в обучении и развитии, оптимально расставить кадры. Аттестация нужна для принятия кадровых решений о повышении, переводе, увольнении.
Например, в компании для рабочих 1 раз в год проводится оценка выполнения плана по качеству и объемам. Для менеджеров - ежеквартальная оценка KPI. Для руководителей - ежегодная аттестация с принятием решения о премировании.
Планирование карьеры и преемственности
Важной задачей HR является также планирование карьеры ценных сотрудников и преемственности на ключевых позициях. Это включает:
- Разработку модели компетенций и карьерной лестницы
- Выявление перспективных сотрудников и планирование их развития
- Составление индивидуальных планов продвижения талантов
- Формирование кадрового резерва
- Планирование замещения вакантных должностей
Такое планирование позволяет удерживать ценные кадры, мотивируя их карьерным ростом, и обеспечивать бесперебойную работу компании.
Планирование мотивации и оплаты труда
Мотивация и уровень оплаты труда напрямую влияют на вовлеченность и производительность сотрудников. Чтобы система мотивации работала эффективно, HR заранее анализирует ее и планирует:
- Совершенствование материальной мотивации
- Разработку системы KPI и грейдов для премирования
- Внедрение нематериальных инструментов
- Планирование роста зарплат в соответствии с рынком труда
Регулярный анализ и совершенствование системы мотивации и оплаты труда по заранее разработанному плану позволяет удерживать ценных специалистов и повышать эффективность их работы.
Например, в условной компании запланировано в следующем году внедрить грейдовую систему и увеличить зарплату рабочим на 10%.
Планирование высвобождения персонала
В условиях оптимизации бизнес-процессов компании нередко прибегают к сокращению персонала. Чтобы этот процесс прошел с наименьшими издержками, HR заблаговременно разрабатывает процедуры высвобождения и планирует:
- Прогнозирование структурных изменений и оптимизации штата
- Разработку соцпакета для увольняемых сотрудников
- Планирование сроков и этапов высвобождения персонала
- Поддержку увольняемых и управление имиджем компании
- Анализ рисков и последствий сокращения штата
Такое планирование помогает провести непопулярные меры максимально корректно и безболезненно для всех сторон.
Планирование корпоративной культуры
Корпоративная культура оказывает большое влияние на вовлеченность персонала, его лояльность компании и мотивацию. Для ее эффективного формирования HR заблаговременно:
- Проводит исследование существующей корпоративной культуры
- Разрабатывает целевую модель желаемой культуры
- Планирует поэтапное внедрение ценностей и традиций
- Разрабатывает кодекс корпоративной этики
- Планирует мероприятия по HR-брендингу компании
Такой системный подход к формированию корпоративной культуры позволяет создать сплоченный коллектив единомышленников.
Аналитика
Важной частью планирования HR-процессов является разработка системы HR-аналитики. Это позволяет отслеживать эффективность работы с персоналом. Для этого заранее определяются:
- Показатели и KPI для мониторинга и анализа
- Регулярность и форматы отчетности по персоналу
- Инструменты сбора и обработки данных
- Способы использования аналитики в управленческих решениях
Регулярный HR-мониторинг на основе заранее продуманной системы показателей позволяет своевременно реагировать на задачи управления персоналом и повышать эффективность работы с кадрами.
Бюджетирование расходов на персонал
Эффективное управление расходами на персонал невозможно без их тщательного планирования и бюджетирования. Для этого HR заранее анализирует и рассчитывает:
- Общий фонд оплаты труда с учетом окладов, надбавок, премий
- Страховые взносы и налоги
- Расходы на подбор, адаптацию, обучение, оценку персонала
- Бюджет содержания HR-подразделения
- Возможности оптимизации и снижения затрат на персонал
На основе этих расчетов формируется общий бюджет на персонал и план мероприятий по оптимизации расходов.
Стратегическое планирование в управлении персоналом
В долгосрочной перспективе HR ориентируется на стратегию развития всей компании. Стратегическое планирование в управлении персоналом включает:
- Увязку HR-стратегии с общей стратегией компании
- Планирование оптимальной оргструктуры и численности
- Прогнозирование долгосрочной потребности в персонале
- Разработку стратегии привлечения и удержания талантов
- Планирование стратегических HR-показателей и KPI
Такое многолетнее планирование позволяет заранее подготовить компанию к реализации стратегических целей.
Риски в планировании HR-процессов
При планировании работы с персоналом важно учитывать возможные риски:
- Неточный прогноз потребности в кадрах
- Несоответствие планов реальной ситуации на рынке труда
- Трудности с подбором нужных кандидатов
- Недостаточное финансирование запланированных мероприятий
- Сопротивление изменениям со стороны персонала
Учет и минимизация этих рисков - важная часть планирования для повышения его эффективности.
Мониторинг исполнения HR-планов
Последний важный этап в планировании HR-процессов - контроль исполнения. Он позволяет:
- Отслеживать реализацию запланированных мероприятий
- Анализировать отклонения от планов
- Корректировать планы в случае изменения условий
- Повышать качество планирования на будущее
Регулярный мониторинг исполнения планов - залог их успешной реализации.
Автоматизация процессов планирования в HR
Для облегчения трудоемких процессов планирования целесообразно использовать специальные HR-информационные системы. Они позволяют:
- Автоматически собирать и анализировать данные о персонале
- Составлять отчеты и прогнозы с помощью аналитики
- Формировать базу вакансий, планы набора, графики обучения
- Контролировать исполнение различных HR-планов
Использование таких систем существенно экономит время HR-специалистов и повышает качество планирования.
