Бешеный ритм жизни не оставляет времени для любимого хобби, семьи, отдыха. На фоне этого возникают проблемы, которые могут привести к полному развалу жизни. Если вы хотите управлять своим временем - статья о принципах планирования именно для вас. Мы рассмотрим виды планирования в разных сферах жизни, начиная с организации рабочего места и заканчивая финансами.
Основные принципы планирования
Насколько бы ни была избита мысль, что занятость - это не то же самое, что продуктивность, многие из нас хоть раз в жизни ведут себя так, как будто этой фразы ни разу не слышали. Можно было бы свалить это на современное отношение к прогрессу, на корпоративные процессы, на босса или своих коллег, если бы не ограничения, которые сидят в самой голове человека.
Чтобы вырваться из порочного круга, нужно переоценить свою жизнь, взвесить все за и против, а после начать новый путь. В этом помогут принципы планирования, о которых будет рассказано далее.
Пять причин, почему стоит сделать ежедневник своей новой привычкой
- Планирование воспитывает самодисциплину.
- Ежедневник позволяет достигать поставленных целей.
- Ведение дневника позволяет укрепить уверенность в себе.
- Дневник делает действия на порядок более эффективными, дни ярче, наполняет жизнь результатами.
- Записи в ежедневнике из привычки могут стать творческой работой.
Большую роль играет визуализация, картинка и даже дизайн. Между прочим, от этого зависит ваша мотивация продолжительности ведения ежедневника. Принципы и методы планирования проще соблюдать с ведением такого дневника.
Лучшие правила тайм-менеджмента
- Первые 15 минут каждого дня стоит посвящать составлению списка задач. Звучит банально, но вы действительно начнете замечать, как меняется весь ваш мир. Это начало всего. Стоит упорядочивать пункты плана по важности и сложности.
- Выполнять их нужно, следуя иерархии. Сначала - повышенной сложности, потом - второстепенные.
- Выполняя каждое задание из своего списка, полностью погружайтесь в него и ни на что не отвлекайтесь. Садясь за компьютер, первым делом закрывайте все вкладки и приложения, которые вам не нужны, уберите телефон из поля зрения. Даже факт наличия телефона просто в поле видимости заставляет неосознанно на него переключаться, чтобы проверить почту или входящие звонки.
- Садясь за задание, определяйте, сколько времени нужно выделить на его выполнение.
- Ставьте часы в поле зрения. Когда мы очень сильно погружены в работу, мы теряем чувство времени.
- Перед каждым звонком или встречей записывайте в двух-трех предложениях цель этого мероприятия. Это поможет направить разговор в нужное русло и достичь необходимого результата быстрее.
- Оставьте в прошлом привычку во время выполнения задачи отвечать на сообщения, если они вам приходят.
Не дайте своему дню контролировать календарь
Принцип планирования работы подразумевает полный контроль над своим временем. Оставляйте пометки в календаре телефона или компьютера, когда вам нужно разобраться с дедлайнами. Это очень важно - назначать встречи с самим собой.
Не хватайтесь за все подряд
Используя принципы планирования деятельности, нужно сначала закончить текущее задание. Если начальник или вышестоящее лицо поручило вам несрочное новое дело, отложите его. Сперва закончите уже начатое. Это сэкономит кучу времени.
Научитесь говорить "нет"
Следуя принципам стратегического планирования, беритесь только за те задания, которые делают вас ближе к своей цели. Научитесь выбирать из огромного количества возможностей несколько вещей, которыми вы будете заниматься. Возможности растут пропорционально организации планирования: принципы тайм-менеджмента открывают миллионы новых путей. Времени у вас то же количество, а дел все больше.
Рассчитайте цену своего часа работы
Еще одним принципом планирования является правильно рассчитанная стоимость часа вашей работы. Чтобы получить верный результат, нужно произвести следующие расчеты: заработную плату разделить на количество рабочих дней, затем это число разделить на количество часов работы в день. Это один из важнейших принципов финансового планирования.
Попрощайтесь с вдохновением
Есть множество людей, которые не могут трудиться, потому что у них нет на это морального настроя. Когда вы соблюдаете принципы планирования, придется попрощаться с вдохновением и просто начать делать требуемую работу. После нескольких (возможно, неудачных) попыток вдохновение и желание работать будут приходить одновременно. Главное - начать, несмотря на прокрастинацию и лень.
Превратите регулярные задачи в привычку
Принцип стратегического планирования подразумевает превращение задач, которые вы делаете каждый день, в полезную привычку. Так называемая рутинка, которая не должна считаться полноценной работой, но на самом деле ею является. Это поможет проще относиться к своим задачам и выполнять их гораздо быстрее и продуктивнее.
Техника "Помидор"
Качество, которым должен обладать каждый деловой человек или бизнесмен, это дисциплина. У каждого собственника бизнеса есть главная должностная обязанность, которая заключается в том, чтобы мечтать, генерировать яркое видение будущего и картинку того, куда придет компания, создавать идеи хороших продуктов, которые лучшим образом удовлетворят потребность на существующем рынке и принесут ценность в окружающий мир.
Однако мало придумать интересную идею. Важно уметь эту идею реализовать. От того, насколько вы способны превращать ваши мечты в дела, напрямую зависит успех вашего бизнеса. Поэтому крайне важно повышать в себе дисциплину. Свобода - это не тогда, когда вы делаете что хотите, а когда вы настолько дисциплинированны, чтобы осуществить задуманное. Поэтому нужно постоянно "качать мышцы" дисциплины, ведь это подобно развитию мускулатуры в спортзале. Существует один инструмент, который отлично поможет в этом. Он называется техникой "Помидор".
В чем заключается эта техника? Дело в том, что очень многие люди, ежедневно выполняя свою работу, страдают от расфокусировки. Каждый день у вас могут быть достаточно важные, приоритетные цели, но вас начинает засасывать текучка маленьких дел, и ваше внимание рассеивается. В итоге день проходит, вы оглядываетесь назад и спрашиваете себя, что было сделано за сегодня, но не можете найти ответ. Просто весь день вы "щелкали" какие-то повседневные дела, не успевая решить важные задачи. Техника "Помидор" помогает решить этот вопрос.
Психологами доказано - чтобы человеку работать максимально продуктивно, ему необходимо выполнять действия в своеобразных периодах времени по двадцать пять минут. Это оптимальный период, на протяжении которого человек может сохранять концентрацию. Обычно после двадцати пяти минут мозг начинает уставать от сконцентрированной работы, поэтому ему необходимо дать легкую паузу. Вся техника "Помидор" строится на том, что вы ставите себе одну задачу, которую хотите выполнить, и берете период времени двадцать пять минут.
При этом вы отключаете все средства коммуникации: скайп, почту, телефон и т.д. Делается это для того, чтобы вас никак нельзя было отвлечь. Далее вы используете таймер. Можно использовать любой удобный таймер (техника "Помидор" родилась на основе применения кухонного таймера в виде помидора, на котором можно было засечь максимум двадцать пять минут), заводите его на нужное время. Таймер начинает тикать, вы занимаетесь своей задачей, сфокусировавшись только на ней. Нельзя ни на что отвлекаться, иначе нужно будет сбрасывать таймер и начинать отсчет заново. Если что-то отвлекает вас - быстро запишите это в заметках компьютера или ежедневника, чтобы вернуться к этому во время перерыва.
Так вы приучаете всех окружающих, что вас нельзя беспокоить, если у вас на столе тикает таймер. Это значит, что вы занимаетесь очень важным делом. Когда проходит двадцать пять минут, и таймер звенит, вы откладываете задачу и делаете паузу пять минут, вне зависимости от того, решена задача до конца или нет. По истечении пяти минут вы ставите новый таймер и начинаете заниматься новой задачей или продолжать незаконченную.
После четырех "помидоров" делается получасовой перерыв. Затем снова "помидоры" с пятиминутным отдыхом. Важно в эти пять минут поменять род активности: например, размяться, выпить кофе или сделать зарядку для глаз. Важно также сменить мыслительную активность. Это также позволит сохранить фокусировку. Если за день вы делаете восемь "помидоров" - вы очень продуктивный человек, если двенадцать - это лучший результат, которого можно было бы достичь.
Эта техника действительно помогает решать задачи и повышать результативность работы. Небольшой совет: чтобы вас не беспокоили никакие звонки, выделите себе перед выполнением "помидоров" часть времени и решите все срочные задачи, чтобы это не отвлекало вас на протяжении дня. Все звонки, встречи, все, что было необходимо - решите в начале дня. Если в день вы будете делать хотя бы 6 "помидоров", поверьте, общая результативность значительно повысится, а вы увидите плоды своих стараний.
Несколько советов для успешного планирования
- Просыпайтесь в одно и то же время. Планирование своего сна также важно для управления временем.
- Спать нужно ночью. Идеальное время для сна - с 22:00 до 06:00. Организм успевает отдохнуть и набраться сил. Если вы ложитесь под утро, биологические часы сбиваются. Именно поэтому так трудно "раскачаться". Некоторые отправляются на кухню готовить себе чашечку кофе, но это не решает проблемы с усталостью организма.
- Уделяйте время медитации. Занимайтесь этим 20-30 минут утром или вечером. Это повышает концентрацию, укрепляет нервную систему и оздоровляет в целом.
- Принимайте контрастный душ по утрам. Чтобы не чувствовать себя вареным, достаточно 10 минут такой процедуры.
Следуя всем советам, вы можете научиться планировать свое время и управлять им. Главное - начните!
