Факсимиле представляет собой точную копию подписи или документа, полученную механическим путем с помощью специальных технических средств. Наиболее распространен вариант использования факсимиле - это изготовление копии собственноручной подписи руководителя организации или индивидуального предпринимателя для последующего использования на различных документах.
Применение факсимильной подписи позволяет значительно ускорить и упростить процесс подписания большого количества однотипных документов. Это особенно актуально для крупных организаций с развитой системой документооборота.
Вместе с тем, использование факсимиле имеет ряд существенных ограничений. В частности, факсимильная подпись не может полноценно заменять собственноручную на всех видах документов.
Что представляет собой факсимиле
Факсимиле (от лат. fac simile — «делай подобное») — это воспроизведение подписи или другого графического оригинала, например, рукописи, рисунка, чертежа и т.д. Оно передает оригинал максимально точно, со всеми деталями. Главное отличие факсимиле от других способов копирования в том, что оно стремится как можно более достоверно передать масштаб, цвет, фактуру и другие свойства подлинника.
Факсимиле подписи используется для ускорения документооборота в организациях. Это печать, на которую нанесено изображение подписи конкретного лица, обычно руководителя. Такая печать проставляется на документах вместо личной подписи этого человека, что экономит его время и усилия.
Факсимиле изготавливается путем сканирования или иного копирования собственноручной подписи человека на специальный штамп. В результате получается точная копия подписи, которую в дальнейшем можно использовать для подписания большого количества документов.
Как изготавливается и используется факсимиле
Для начала давайте разберемся, что из себя представляет факсимиле. По сути, это копия личной подписи человека, нанесенная на специальный штамп или печать. Такая копия подписи получила название «факсимиле» (от латинского fac simile – «сделай подобное»).
Изготовление факсимиле происходит в несколько этапов:
- Сначала лицо, подпись которого будет копироваться, ставит эту подпись на листе бумаги.
- Далее подпись сканируется или фотографируется для создания ее цифровой копии.
- Полученное изображение подписи обрабатывается графическим редактором для улучшения качества.
- Затем это изображение переносится на специальный штамп или печать организации при помощи лазерной гравировки, травления или иного способа.
После изготовления факсимиле используется для подписания документов вместо личной подписи соответствующего лица. Это позволяет экономить время руководителя и ускорять документооборот в организации.
Однако применение факсимиле имеет некоторые ограничения и требует соблюдения определенных правил, о которых речь пойдет в следующих разделах.
Ограничения на использование факсимиле
Хотя что такое факсимиле мы уже выяснили, использовать его можно далеко не везде. Существует целый ряд ограничений и запретов на применение факсимиле вместо личной подписи.
В частности, факсимильную подпись нельзя ставить на таких видах документов:
- Финансовые документы (платежки, чеки, кассовые ордера и т.д.)
- Бухгалтерская и налоговая отчетность
- Документы, направляемые в госорганы
- Доверенности
- Трудовые книжки
- Нормативно-правовые акты
Помимо этого, факсимиле можно использовать не во всех случаях даже при наличии письменного разрешения на это. Например, банки и нотариусы вряд ли примут такой документ.
Правила оформления факсимиле
Теперь давайте разберем основные правила оформления факсимильной подписи.
Во-первых, перед началом использования факсимиле с каждым контрагентом должно быть заключено письменное соглашение об этом. Такое соглашение:
- Устанавливает, что факсимиле приравнивается к личной подписи;
- Определяет порядок и условия применения факсимиле;
- Подписывается сторонами собственноручно.
Во-вторых, на самом штампе с факсимильной подписью должны обязательно присутствовать:
- ФИО и должность лица, подпись которого скопирована;
- Оттиск печати организации.
Соблюдение этих основных правил при оформлении и использовании факсимиле крайне важно для придания юридической силы подобным документам.
Факсимиле в электронном документообороте
Электронное факсимиле представляет собой цифровое изображение собственноручной подписи лица в графическом формате (PNG, JPEG и др.). Такое изображение встраивается в электронный документ вместо личной подписи.
Основные способы создания электронного факсимиле:
- Сканирование собственноручной подписи на бумаге
- Воспроизведение подписи с помощью графического планшета или оверлея для монитора
- Использование специализированных интернет-сервисов для генерации электронной подписи
Преимущества электронного факсимиле:
- Высокая скорость подписания большого количества документов
- Возможность удаленного подписания
- Сокращение расходов на бумагу и расходных материалов
Таким образом, переход на электронное факсимиле поможет компаниям оптимизировать документооборот и снизить издержки.
