Неумение управлять собственным временем – проблема, присущая современным людям. Из-за незнания тайм-менеджмента мы многое не успеваем, постоянно опаздываем, вынуждены заниматься «обязательным минимумом», отказывая себе в хобби и делам «по душе». Предлагаем несколько рекомендаций психологов, разработанных для тех, кто хочет научиться управлять своим временем и использовать его с максимальной продуктивностью.
Подготовка – с вечера
Постарайтесь лечь спать вовремя, чтобы как следует выспаться и подготовиться к новому дню. Вставайте с первым сигналом будильника, а по возможности – чуть раньше. Многие имеют привычку постоянно переводить сигнал, чтобы поспать еще 5-10 минут. Тем более что современные смартфоны позволяют это сделать. Но такая привычка на самом деле лишь вредит. Находясь в состоянии полудремы, вы не спите, не набираетесь сил и энергии, а попросту тратите время и в дальнейшем будете собираться в спешке. Что, опять же, на позитив не настраивает.
Список дел
Он поможет рационально распределить время и ничего не забыть. Потратьте 5-7 минут своего времени утром, чтобы его составить. Можете использовать бумажный формат или приложения в телефоне. Кому-то удобнее вычеркивать выполненное, чтобы наглядно видеть результат. Другим – получать уведомления о том, что пора приступить к определенному делу.
Порядок на месте
Много времени теряют люди, не ценящие порядок. Чтобы найти нужный документ, они вынуждены перерыть кипу бумаг. Следовательно, личная продуктивность падает. Психологи рекомендуют выделить несколько часов на то, чтобы разобрать завалы, систематизировать все документы, в том числе и в компьютере. У каждой вещи должно быть свое место. Вы заметите, что работать станет легче, быстрее и приятнее. Аналогично наведите порядок и дома. Вам не придется перебирать весь шкаф в поисках той самой кофты, которую хотели надеть на свидание.
Концентрация внимания
Много времени тратится на просмотр новостей в соцсетях, всевозможных каналов и роликов. Если во время работы вы постоянно отвлекаетесь, о продуктивности не может быть и речи. В итоге задача, на которую потребовалось бы 30 минут, выполняется 2-3 часа. И вы ничего не успеваете. Как действовать? Определите отвлекающие факторы, выключите по возможности звук у мобильного телефона, выйдите из всех соцсетей. Оставьте на компьютер только те сайты и программы, которые нужны для работы или учебы.
Определите для себя какое-то время, в течение которого вы будете сконцентрированы на решении рабочей задачи. Для начала можете взять 20 минут. И все 20 минут, не отвлекаясь, работайте или пишите диплом. Не отвлекайтесь, не смотрите в телефон. Вы с удивлением увидите, что за это короткое время, будучи полностью сосредоточенным, вы смогли сделать больше, чем ранее успевали за час.
Перерывы
Мозг имеет свойство уставать, переутомляться. И спустя пару часов работы продуктивность падает. Решение простое – устраивать перерывы. Другое дело, чему их посвящать. Сделайте пару упражнений, чтобы размять все тело и восстановить кровоток, пройдитесь по офису. Если есть возможность, выйдите на улицу. Да, за 10-15 минут стандартного перерыва это можно успеть.
Но не тратьте драгоценное время на бесконечное пролистывание ленты в соцсетях или обсуждение с коллегами, с кем же роман у новенькой. Лучше уделите эти минуты себе.
«Съесть лягушку» сразу
Под забавным термином из тайм-менеджмента скрывается ценная рекомендация. Когда вы только начинаете свой рабочий день, проанализируйте список задач. Среди них может оказаться та самая «лягушка», которая вызывает неприятие. Выполнять именно эту задачу совершенно не хочется. Вы будете всеми силами оттягивать неприятное.
Однако возьмите себя в руки и начните именно с «лягушки», съешьте ее. Не отвлекаясь, концентрируясь на выполнении по 20 и более минут. После того как вы справитесь, то с удивлением почувствуете прилив сил и энергии – ведь самое неприятное уже позади. Подобная организация рабочего времени также повысит уверенность в себе.
Используем современные технологии
В течение рабочего дня многим приходится выполнять однотипные задачи, например, рассылать потенциальным партнерам деловые предложения. Чтобы сократить затраты времени, используйте шаблоны, причем не только самого предложения, но и последующих писем – ответы на предложение, как правило, однотипные. Создайте отдельный файл, в котором смоделируйте основные ситуации и ваши ответы.
Смело используйте современные технологии. Например, если нужно напечать написанный от руки текст, воспользуйтесь голосовым блокнотом. Вы прочтете его вслух, а программа сама переведет все в необходимый формат. Экономия времени очевидна.
Вознаграждения
Желая повысить собственную продуктивность, активно используйте политику «пряника». Не забывайте вознаграждать себя за успешно выполненную задачу. Если вы успели сдать проект, закажите вечером роллы. Смогли заполнить таблицу с данными клиентов за 15 минут – сходите к автомату за чашечкой ароматного кофе. Такие приятные бонусы будут мотивировать вас и дальше работать над своей продуктивностью.
