Что собой представляет выписка из приказа

Нередко возникают такие ситуации, когда должностному, физическому лицу или какой-либо сторонней организации для работы нужен определенный документ, к примеру, приказ. Оригинал обычно в таких случаях не предоставляется, так как полностью первоисточник может содержать сугубо конфиденциальную информацию, составляющую коммерческую тайну. А иногда это просто нецелесообразно по причине того, что он имеет слишком большой объем и просто не нужен для работы целиком. В таком случае из него (приказа) берут выдержку и оформляют соответствующим образом. Новый документ будет называться «выписка из приказа».

Где может потребоваться выписка

Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой. Именно поэтому документы одного подразделения могут пригодиться другому для работы. Например, бухгалтерии для начисления заработной платы работникам обязательно нужен приказ по основной деятельности. Или отделу кадров для оформления личного дела сотрудника необходима выписка из приказа о приеме на работу. Также в кадры может обратиться бывший сотрудник, который утерял трудовую книжку. Для подтверждения своей трудовой деятельности он может затребовать копии документов о приеме, всевозможных переводах и увольнении с работы. В этом случае специалист безотлагательно должен предоставить ему в трехдневный срок все необходимые документы. По каждому факту составляется отдельная выписка из приказа. Иногда выписки нужны для другой организации: вышестоящей или контролирующей организации, либо в органы соцзащиты для оформления пенсии работнику. Часто такие документы готовятся для предоставления в суд или органы милиции в случае утери документов. Выписка из приказа дает возможность получить нужную информацию соответствующего образца. Вариантов множество.

Как должен выглядеть документ

Получив запрос о предоставлении информации, молодые работники начинают спрашивать, как оформить выписку из приказа. Оказывается, это совсем не сложно. По сути, выписка – это обычная копия части основного документа. Для ее составления не существует жестких норм и правил. Однако исполнителю следует придерживаться определенной формы. Выписка оформляется на чистом листе формата А4 в угловом варианте методом «флага». В ней должны быть последовательно отражены 4 момента:

1. Реквизиты. Начальная часть документа полностью копирует оригинал, только вместо слова «приказ» необходимо писать» выписка из приказа».

2. Содержание. Преамбула основного документа опускается, а копируется только полностью констатирующая его часть и нужный фрагмент из распорядительной части. Нумерация пунктов, используемая в документе, сохраняется.

3. Подпись. Обязательно указывается полное наименование должности, а также инициалы лица, подписавшего приказ. Сама подпись не ставится.

4. Заверение. Так как выписка приравнивается к копии документа, то ее непременно надо заверить. В низу листа необходимо написать «Верно», а еще чуть ниже указать должность, фамилию с инициалами и подпись сотрудника, который ее составил. Здесь же должна присутствовать дата заверки документа. Если выписка предоставляется по запросу другой организации, то подпись исполнителя необходимо подтвердить печатью.

Общепринятый порядок составления выписки из документа

Выписка может быть составлена из любого документа (приказа, протокола, распоряжения). Она делается по запросу заинтересованного лица (организации) и содержит в себе ту часть информации, содержащейся в основном документе, которая нужна ему для дальнейшей работы. Любое ведомство или отрасль хозяйства может установить свой образец выписки, утвердить его соответствующим нормативным актом и в дальнейшем использовать, соблюдая все установленные правила. Бумаги могут составляться как для внутреннего использования, так и для предоставления другим организациям по официальным запросам.