Аллен Дэвид и его уникальная система планирования времени

Аллен Дэвид предлагает эффективную концепцию распределения личных ресурсов в своей книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Литературный труд является результатом 20-летней практической деятельности, подкрепленной теоретическими исследованиями. Как обрести умение отделять важное от второстепенного с сохранением спокойствия и равновесия, без которых немыслимо полноценное здоровье? Методика Дэвида Аллена получила широкое распространение благодаря доступности и простоте применения, сам же автор преподносит ее суть в виде призыва «Успевайте жить!».

О чем эта книга?

Книга включает в себя три основные части. Первая часть посвящена общему описанию того, что представляет собой система Дэвида Аллена. Во второй части речь идет об использовании методик автора на практике, третья же дает представление о результативности применения новых подходов к управлению своим временем. Автор подчеркивает, что предлагаемые им приемы не подразумевают выбора между продуктивностью работы и полноценностью отдыха. Скорее, они направлены на овладение искусством конструктивного совмещения того и другого без стресса и упадка сил. Сферы приложения методики самые разные – дом и семья, школьное обучение и образование, организация производства и любого другого предприятия.

Общее представление о системе в первой части книги

Актуальные требования к показателям качества работы значительно изменились по сравнению с теми запросами, что существовали ранее. Аллен Дэвид констатирует, что большая часть разновидностей трудовой деятельности (в компаниях, на предприятиях) имеет сейчас характер интеллектуальный и многозадачный, без наличия четких границ и понятия о завершенности. Также большинству людей мешает воображаемое отсутствие свободного времени и реальная личная неорганизованность. Автор методики пишет о том, что для более эффективного ведения своих дел в первую очередь нужно «освободить мозги», то есть перенести незавершенные дела в виде записи на любые носители, электронные или бумажные, тем самым избавив себя от «лишнего мусора». Очень важно регулярно просматривать записи, корректируя их с учетом текущих изменений. Исчезнув из головы и оказавшись в блокноте или на смартфоне, большинство проблем утрачивает мнимую значимость, и на первый план попадает только самое нужное. Очень важно обозначить для себя конкретные шаги следования к цели. Это можно сделать, пользуясь изложенной в книге методикой пяти этапов планирования.

Применение системы на практике во второй части книги

Начинать следует с подготовки рабочей зоны, считает Аллен Дэвид. Требуется выделить специальное время для организации места в офисе или дома, а также промежуточного рабочего места, если того требуют профессиональные обязанности. Правильно оборудованное рабочее пространство предполагает наличие удобной мебели, необходимых канцелярских принадлежностей и рационально обустроенной системы хранения документов. Сбор информации для последующего ее распределения по приоритетам тоже считается подготовкой к работе. В книге очень подробно описываются виды и способы хранения и сортировки документации, начиная от бумажных картотек и заканчивая системными папками в компьютере. Также из нее можно почерпнуть сведения о том:

- как правильно сортировать дела и разделять их на категории;

- в каких случаях требуется перепоручить задание другим людям;

- когда и на какое время необходимо отложить работу;

- как грамотно организовать работу с проектами;

- какими методами можно поддерживать созданную систему в рабочем состоянии.

Результаты использования системы в третьей части книги

Успешное внедрение инновационных методик дает прекрасные результаты. Чем лучше человек осознает временные и количественные рамки в области своих обязательств (и при этом хорошо справляется с ними), тем меньше он испытывает беспокойства и напряжения. Полноценная, качественная реализация планов вызывает прилив вдохновения, подкрепленного дивидендами в виде потребности браться за более сложные дела. Аллен Дэвид называет традиционную методику управления временем ошибочной, так как она реализует предположение, что менее важные задачи не требуют внимательного контроля. Таким образом, оставаясь за пределами сознательного уровня, «неважные» проблемы будут атаковать личность из бессознательной части психики, вызывая беспокойство и стресс, лишая энергии. По новой же, авторской, методике все проблемы и задачи, независимо от актуальности и размера, должны быть обнаружены и водворены на «свои места». Соответственно, весь мысленный мусор будет отправлен в «корзину», освобождая тем самым пространство для свежих идей.

Ценные сведения в области роста и совершенствования личного потенциала предлагает читателям Дэвид Аллен. Отзывы его заказчиков, тех, кто на собственном примере испытал эффективность новой системы, наполнены признанием и благодарностью. Автор же признается, что его работа вызывает у него глубокое удовлетворение и не дает скучать. Он считает, что свобода и новый опыт продуктивной концентрации через расслабление возможны для каждого желающего.