Научно-технический прогресс и появление множества форм собственности привели к расширению торгово-экономических и социокультурных связей. Резко активизировавшиеся процессы в социуме повлияли на разрастание объемов информационных потоков, необходимых для полноценного функционирования управленческих звеньев.
Для чего нужна унификация документов
Независимо от сферы и области: будь то государственная деятельность или промышленность, образование или здравоохранение – ручная унификация и стандартизация документов постепенно отходила на второй план. С начала прошлого столетия обработка данных по их систематизированию постепенно переходила от ручного к механизированному способу, а далее – к автоматизированному.
Таким образом проходила рационализация документоведения. Понятие «унификация и стандартизация документов» зарождалось на данном этапе. Однако на всех этапах совершенствования документооборота и обработки данных возникала одна и та же проблема. Довести до автоматизации хаос невозможно, поскольку этому процессу должны предшествовать унификация и стандартизация документов в целом. Иными словами, только упорядочив бумаги, можно приступать к их обработке и использованию.
Цели и задачи унификации
Основополагающими моментами в ходе оптимизации официальной управленческой, экономической и любой другой деятельности являются унификация и стандартизация документов. Кратко объяснить это понятие можно как приведение документооборота к общей единой форме, единообразной системе.
- Единая типизация форм.
- Установление одинаковых требований к оформлению данных, вытекающих во время принятия однотипных управленческих решений.
- Существенное снижение затрат различного характера на составление и оформление материалов.
- Совместимость множества единообразных баз данных, независимо от отрасли и деятельности.
Функции унифицированного документооборота
Стоит понимать, что любая деятельность по руководству и управлению организацией, предприятием, страной, в конце концов, является системой, каждым элементом которой становится та или иная функция. Среди них существуют общие (или типичные) – те, которые являются свойственными деятельности любого учреждения: организационной, распорядительной, исполнительной, функциям планирования, учета и т.д. Между тем деятельности отдельных организаций присущи особые функции. К примеру, задачи и цели, основанные на реализации образовательной деятельности, характерны только для субъектов данной сферы.
Что представляет собой система документов
Унификация и стандартизация управленческих документов представляет собой систему материалов, образованную на основе их взаимосвязи по:
- признакам возникновения;
- предназначению;
- отрасли;
- типу;
- требованиям к составлению.
Какими бывают документы в унифицированной системе
Системная документация может быть общефункциональной и отраслевой. Что касается первого типа, то здесь вопросов возникнуть не должно. К отраслевым системам относят документооборот, отражающий специфику деятельности предприятия или организации. Например, стандартизация и унификация таможенных документов будет содержать материалы, регламентирующие процедуры проверки и пропуска на государственной границе вывозимых, импортируемых товаров.
Насколько взаимосвязаны материалы и каким образом соотносятся между собой документы обеих систем – функциональной и отраслевой, зависит от множества факторов. В частности, их значение предопределяется характером деятельности той или иной организации. Кроме того, унификация и стандартизация управленческих документов далеко не всегда подразумевает создание положений об организационной, исполнительной или распорядительной деятельности. Между тем документация организационно-распорядительного плана, в которой содержатся основополагающие моменты управления, администрирования, взаимодействия и регулирования работы государственных органов, предприятий, подразделений и должностных лиц основана на отраслевых и функциональных структурах.
Основные этапы унификации и стандартизации
Проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов нередко возникают из-за несвоевременного выделения блока организационно-распорядительной документации, которая для подобных систем служит правовым подспорьем.
- В рамках структуры единообразных документальных форм происходит установление соответствующей номенклатуры.
- Общая модель построения системы документов основана на использовании формуляра, взятого за образец.
- Отдельное внимание уделено правилам синтаксического построения документации.
До этого унификация и стандартизация первичных документов проходила с учетом всех требований к материалам на всех этапах создания, заполнения, обработки и сбережения. Учитывались и психофизиологические возможности человека, и параметры машинно-технических приборов.
Особенности создания стандартов
Стоит отметить, что результатом проведенного процесса унификации стало приведение самых часто используемых шаблонов к единой правовой форме. Стандарты, разработанные на услуги, продукцию и работу, имеют свое объяснение на федеральном законодательном уровне. Понятие «унификация и стандартизация документов» в этом случае определяется государственной деятельностью по фиксированию норм и характеристик для многократного применения в добровольном порядке.
Задачей создания стандартов является упорядоченность в производственной сфере и повышение конкурентных качеств выпускаемой продукции, сферы услуг или работ. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов также преследует цель достижения информационной и технической совместимости.
Проблемы, связанные с унификацией внешнеторговой документации
Кроме того, термин «стандарт» означает не только документ нормативного содержания. В законе четко прописан механизм его добровольного непринудительного применения. Государственные стандарты довольно быстро сменились национальными. После внедрения кардинальных перемен прежними остались лишь проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов.
Особенно остро и по сей день стоит вопрос о государственных стандартах, регламентирующих процесс составления сопроводительной документации к экспортируемой продукции. Согласно унифицированной системе, принятой федеральным законом «О техническом регулировании» от 01.07.2003 г., положения, присутствующие в ней, полностью не соответствуют унифицированным требованиям ведения документации, однако продолжают массово применяться и сегодня.
Роль Госстандарта в процессе унификации и стандартизации
Унификация и стандартизация документов – стезя Госстандарта России. Любые общероссийские классификаторы в технической, экономической, социальной сфере приобретают юридическую силу сразу же после прохождения государственной регистрации. Контроль над реализацией всех требований, включенных в отдельные акты, осуществляет Госстандарт России и другие органы, уполномоченные государством в пределах обозначенной компетенции.
Основные направления унификации и стандартизации документов заключаются в установлении единообразных образцов, шаблонов, формуляров. Это могут быть стандарты, необходимые при составлении документов, для стандартов по отдельным видам товаров и унифицированные документационные системы. Последнее представляет собой систему материалов, созданную по установленным единым правилам и запросам. Унифицированная система документации содержит, как правило, сведения, необходимые для осуществления управленческих функций в конкретной сфере влияния.
Основные унифицированные и стандартизированные системы в России
На сегодняшний день среди унифицированных систем выделяются:
- структура, касающаяся документации организационного и распорядительного характера;
- система, контролирующая документооборот в банковском учреждении;
- унификация и стандартизация бухгалтерских документов, а также отчетной и учетной финансовой документации в учреждениях бюджетной сферы;
- сфера статистических документов;
- система документации, регулирующей вопросы труда;
- унифицированные документы для осуществления внешней торговли.
Соответственно, к каждой из вышеуказанных систем прилагается свой государственный стандарт, разрабатывают которые центральные ведомства, координирующие функционирование в конкретной сфере деятельности. К примеру, Министерство финансов в России отвечает за создание форм для бухгалтерской и банковской документации.
Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации
Реквизитом документа считают его обязательный элемент, без которого невозможно прохождение процедуры официального оформления, регистрации материала. К реквизитам относят подпись, печать, штамп, дату, текст и т.д. Естественно, что для каждого вида официального документа применяют отдельный набор реквизитов. При этом в каждой из систем унификация реализовывается за счет создания образцового формуляра документов для одной из систем. На его основании разрабатывают наиболее подходящие реквизиты всех документов, входящих в определенную базу данных.
Формуляр, как уже говорилось, представляет собой шаблонную форму документа. Такая модель составления документа в установленной сфере применения учитывает его формат, размеры полей и отступов, особенности создания конструкционной сетки и главных реквизитов.
Унификация и стандартизация документов организационно-распорядительного направления способствует упрощенному использованию форм в деятельности любой организации, учреждения, промышленного и производственного предприятия.
- постановления;
- приказы и распоряжения;
- решения;
- протоколы;
- акты;
- письма.
Письма фиксируют решения вопросов административно-организационного характера, в т.ч. управление, координацию и обеспечение деятельности:
- государственных органов власти субъектов РФ (в перечень субъектов входят автономные округа и республики, законодательством которых национальный язык наряду с русским установлен главным);
- предприятия и объединения, независимо от формы собственности и организационно-правовой деятельности.
ГОСТ устанавливает не только состав реквизитов, но и требования к их оформлению, а также изготовлению, учету, применению и сбережению бланков с присутствующим Государственным гербом РФ и гербом субъектов. Приложением ГОСТа является схематическое изображение реквизитов.
