Каждый проект имеет цели и этапы внедрения. Внедрение проекта подразумевает наличие целей, определённых видов деятельности, навыков и умений. На каждом этапе требуется управление процессом. Это сложное, креативное искусство координации всеми ресурсами, задействованными в реализации проекта: людскими и материальными.
Основные понятия
Управление проектом – процесс с безграничным потенциалом. Несмотря на это, все типы действий возможно предсказать. На протяжении всего жизненного цикла проекта применяются современные методы и технологии управления. Цель: достичь определенных результатов, заложенных по составу, объему, стоимости, качеству и временных затрат в проекте. В конечном итоге, все участники этого процесса должны быть удовлетворены результатом.
Самый первый и главный инструмент – это определение содержания проекта. Здесь важно такое понятие, как иерархическая структура работ (ИСР). Создать правильный настоящий документ в теории просто, но практически, как правило, это оказывается сложным процессом, который требует своей специфики и нюансов.
ИСР – полностью определяет содержание проекта и ориентированная на его результаты. Для определения целей и состава этапов отлично подходит методика: структура декомпозиции работ (СДР), или на английском WBS. Ещё эту методику называют СРР, что означает структура разбиения работ. Но чаще всего используют аббревиатуру ИСР.
В результате творческой деятельности всей команды рождается официальный документ, разъясняющий содержание проекта и его составные части. Работы, не включенные в ИСР, не относятся к проектным. Сам документ может содержать несколько уровней, каждый элемент которого уникален, имеет код и, по правилам, должен быть описан в словаре СДР.
Методика, по которой создаётся иерархическая структура работ для достижения успеха
Значение ИСР с ростом масштабов задачи тоже возрастает. Это один из ключевых факторов успеха. ИРС служит для:
- детализации задач проекта;
- планирования рисков, ресурсов, расписания, стоимости и качества;
- точного распределения с чёткими рамками и определением ответственности участников;
- организации между участниками проекта взаимодействия;
- организации контроля по выполнению работ и внесению изменений;
- организации отчетности;
- создания структуры проекта, которая называется организационной.
Все элементы, которые имеет иерархическая структура работ, выполнены в удобной графической форме. Такая подача имеет преимущества перед списочным. За счёт коллективного труда при создании ИРС, уровень коммуникаций повышается, достигается наилучшая наглядность, мониторинг и контроль. Поданная в графической форме информация позволяет визуально охватить всю схему.
Пакеты и словари
Важный элемент, который имеет иерархическая структура работ – это пакеты, включающие списки операций, необходимых для достижения результата поставленной задачи. Благодаря этому, работы выполняются без нужды в дополнениях. Он даёт возможность увидеть реалистичную оценку и измеримый результат. Такой пакет вполне пригоден для передачи подрядчику.
Ощутимую помощь для реализации работ играет специальный словарь. Он даёт возможность толковать все элементы и термины, которые имеет иерархическая структура работ проекта, а менеджеру – определить границы ответственности для каждого члена команды. Это необходимо, во избежание дублирования операций.
В словаре указываются: номера элементов; их названия; время, отведённое для реализации определённой операции; порядок действий элементов; ожидаемый результат и ответственные на каждом участке проекта.
Элементы
Разрабатывается иерархическая структура работ проекта целой командой, используя метод интеграции. Все моменты проекта разбиваются последовательно: цели, результаты, критерии, достижения, продукты, функциональные зоны, объемы, технические требования. Условия, необходимые для создания структуры работ, следующие:
- каждый элемент должен иметь свой сформулированный измеримый результат;
- каждый результат элемента, стоящего выше – является порождением элементов декомпозиции;
- пакеты и часть операций должна быть уникальной.
Чтобы организация работ прошла успешно, структуру составляют полной, но не избыточной.
Элементы верхних уровней обязательно совмещают со всей организационной структурой. Элементы нижнего уровня не должны иметь избыточных размеров, но вполне достаточными для реализации поставленной задачи и осуществления контроля.
Чтобы разбить результаты проекта на элементы, существуют два основных подхода: функциональный и продуктовый. На одном уровне совмещать эти критерии нельзя. Однако на разных – это даже очень целесообразно. Ещё важно не смешивать управленческие и содержательные работы. Продуктовый подход нужен для того, чтобы заказчик мог видеть, когда и какие продукты ему будет сдавать менеджер. Функциональный – для взаимодействия менеджера с исполнителями и назначения ответственных за отдельные участки работы.
Подходы
Если организация работ по проекту будет происходить в несколько этапов, можно использовать подход, исходящий из кубической структуры проекта.
На верхнем уровне разбиваются результаты, исходя из этапов жизненного цикла. После, выполняется структурирование по проектным продуктам. На завершающем этапе, пакеты работ комплектуют по функциональному критерию или согласно видам деятельности.
Для руководства проекта, построение иерархической структуры работ и вся ключевая информация, необходимая для этого, заложена в уставе. Описание содержательных работ делают в первую очередь. После этого можно формировать описание управленческого блока. Его обычно выделяют в условный модуль, как «Система управления проектом». Кроме того, на первом уровне иерархии формируют модули по проектной документации и объекту, сданному в эксплуатацию.
Часто к реализации проекта подходят непрофессионально, игнорируя ИРС. Такой подход в лучшем случае приведёт к множеству ошибок, на исправление которых пойдёт большое количество материальных и физических затрат.
Декомпозиция
Чтобы результат был получен в том виде, какой был задуман изначально, при этом было затрачено минимум ресурсов необходимо подходить к реализации проекта профессионально. Вот для чего предназначена иерархическая структура работ – эффективный инструмент менеджеров.
Декомпозиция производится пока:
- не будет возможности реалистично оценить сроки, риски и стоимость;
- элемент не сможет больше быть разбитым логически.
Если элемент можно выполнить вполне быстро (до 10 рабочих дней), то декомпозиция считается выполненной.
Этапы ИРС
- Ставятся задачи и планируются цели.
- Этап декомпозиции целей.
- Определяются операции.
- Планируется содержание.
- Определяются ресурсы.
- Этап назначения ресурсов.
- Оценивается стоимость.
- Оценивается бюджет.
- Оцениваются сроки и объёмы.
- Составляется расписание.
- Разрабатывается план по выполнению проекта.
- Определяются взаимосвязи.
- Определяются критерии успеха.
Ценной помощью при планировании может стать экономическое моделирование. Правильно разработанная функциональная модель позволит сократить время детализации операций и детально продумать приоритетные операции.
Для составления оптимального расписания работ по проекту разработано достаточное число методов, среди которых: метод эвристического подхода и критического пути. Расписания выгодно представить в виде диаграммы контрольных точек (события нулевой длины, соответствующего моменту достижения результата и наступления важных этапов в проекте). Такая диаграмма отражает реальные и планируемые сроки.
