RACI матрица как инструмент управления ответственностью. RACI: расшифровка

Одна из самых частых причин неудачных проектов — неправильное распределение функций между членами команды. Наверняка вы уже сталкивались с этим: при малейших трудностях участники начинают искать виноватых и перекидывать ответственность друг на друга вместо того, чтобы решить проблему. И как раз чтобы таких ситуаций не возникало, была придумана матрица RACI — простой и эффективный инструмент планирования человеческих ресурсов.

"Под микроскопом": 4 ключевых роли в каждом проекте

Распределение задач — одна из основных обязанностей менеджера. Но на практике всё обычно выглядит иначе: руководитель просто назначает членов команды с расчётом на то, что специалисты сами решат, кто и что должен делать. Но что происходит, если были сорваны сроки или выпущен некачественный продукт? "Я этим не занимаюсь", "мне этого не говорили"… И никаких полезных действий.

Грамотно построенная матрица ответственности RACI позволяет решить многие проблемы. Согласно этой методике, вне зависимости от сложности и объёма работ, член команды любого проекта выполняет одну из четырех ролей.

R — Responsible

В переводе Responsible означает "исполнитель". Это сотрудник, на котором непосредственно лежит ответственность за выполнение определённого участка работы. При этом в большинстве случаев он не выбирает способы решения и подчиняется руководителю проекта.

На данную роль назначают компетентных работников и специалистов — людей, которые умеют делать. В RACI исполнители выполняют такие функции:

  • определяют, что конкретно нужно сделать для реализации проекта и сколько времени это займёт (в рамках условий, поставленных "сверху");
  • составляют список необходимых ресурсов;
  • участвуют в согласовании и утверждении технической документации;
  • анализируют ход выполнения проекта и промежуточные результаты;
  • предоставляют руководителю отчёты о проделанной работе.

Таких людей в команде может быть несколько. Кроме того, эта роль может комбинироваться с другими. Чаще всего встречается сочетание Accountable + Resbonsible (в переводе — "ответственный + исполнитель").

A — Accountable

"Подотчётный", или "ответственный" — это главный руководитель проекта. Именно он отвечает за то, чтобы поставленные задачи были выполнены в срок, с требуемым уровнем качества и в рамках выделенного бюджета. Кроме того, A:

  • выбирает исполнителей и команду управления проектом;
  • назначает задачи всем участникам;
  • контролирует ход работы;
  • распределяет ресурсы между исполнителями;
  • ведёт учёт использования ресурсов, а также обоснует куратору необходимость выделения дополнительных средств;
  • рассматривает идеи и предложения других членов команды, может утверждать или отвергать их.

Обычно руководитель проекта выступает в качестве "связующего звена" между заказчиком или высшим начальством и командой.

C — Consulted

Третья роль в матрице RACI — "консультант" (его иногда также называют "куратором"). Наряду с руководителем, он принимает участие в управлении проектом, но занимается в первую очередь решением стратегических вопросов:

  • утверждает любые изменения в объёме и сроках работ;
  • выделяет ресурсы, необходимые для реализации проекта;
  • при необходимости согласует с заказчиком необходимость увеличить бюджет;
  • получает от руководителя отчёты о проделанной работе;
  • принимает решения в любых непредвиденных ситуациях, при возникновении критических изменений, которые могут повлиять на сроки и стоимость проекта.

На роль консультантов обычно назначают менеджеров высшего звена. Именно они определяют глобальные цели, а затем назначают руководителя проекта, который уже распределяет задачи между членами команды.

I — Informed

Помимо перечисленных ролей, в матрице RACI указывают "информируемого" ("наблюдателя"). Он выполняет функции администратора и в основном занимается организацией документооборота. Наблюдатель подчиняется руководителю проекта, однако, в отличие от остальных участников, не несёт ответственности за его результаты. Вместо этого он:

  • собирает и систематизирует всю информацию по проекту, ресурсам и планам;
  • ведёт протоколы совещаний;
  • принимает документацию от участников проекта, чтобы затем передать их в соответствующие структуры;
  • следит за сроками подачи и правильностью заполнения отчётов.

Обратите внимание, что связь с наблюдателем является преимущественно односторонней. Его основная функция — избавить менеджера от необходимости тратить время на бюрократические процедуры и "разгрузить" его.

Учимся строить RACI-матрицу на примере

Поговорим о практической стороне вопроса. Как правильно составить диаграмму для распределения полномочий и ответственности?

1. Составляем to do-list

Прежде всего необходимо расписать всё, что нужно сделать. Степень детализации зависит от конкретного проекта. Иногда для простоты контроля и управления разрабатывают несколько матриц. Сначала перечислите основные блоки работы, а затем разбейте каждый на отдельные функции и задачи. Список работ указывается в таблице по вертикали.

Этапы
Техническое задание
Прототип
Дизайн
Программный код
Отчёт о тестировании
Презентация сайта

2. Выбираем участников команды

Здесь нужно ответить на вопрос: "Кто будет заниматься этим проектом?". По горизонтали необходимо выписать всех сотрудников и/или отделов, которые участвуют в реализации на всех этапах, — от планирования до презентации результатов и сдачи отчёта.

ЭтапыАналитикДизайнерСис. архитекторРазработчикТестировщикСис. админ.Project manager
Техническое задание
Прототип
Дизайн
Программный код
Отчёт о тестировании
Презентация сайта

3. Заполняем таблицу

После этого можно приступать к распределению функций. Для этого нужно иметь чёткое представление о каждом этапе работы и о том, как происходит работа в командах.

Возьмём за основу наш пример и остановимся на этапе "Дизайн". В данном случае R — исполнитель — только один. В процессе работы он ориентируется на предварительно подготовленный прототип сайта. Поэтому системный архитектор, который занимался его разработкой, на этом этапе выполняет функцию консультанта C. Также свои пожелания могут высказывать аналитик и разработчик. Готовый дизайн утверждается с менеджером проекта (A). А вот тестировщики и системный администратор на этом этапе не принимают никаких решений, а лишь получают информацию о том, как идёт работа, а потому им присваивают роль информируемых — I.

ЭтапыАналитикДизайнерСис. архитекторРазработчикТестировщикСис. админ.Project manager
Техническое заданиеRICCICA
ПрототипCIRCIIA
ДизайнCRCCIIA
Программный кодCICARIII
Отчёт о тестированииCCCCARII
Презентация сайтаCICCIARI

Разновидности модели

В большинстве случаев можно обойтись стандартной матрицей. Однако при работе над более сложными проектами иногда возникает необходимость в дополнительных ролях. Поэтому в последние годы появилось 2 расширенных варианта диаграммы ответственности.

RACI-VS

Здесь к стандартным ролям добавляются ещё две:

  • Verifies (V) — сотрудник или специальная команда, которые проверяют, насколько результат реализации той или иной задачи соответствует утверждённым критериям.
  • Signs off (S) согласует сдачу проекта с заказчиком, проводит презентацию и предоставляет отчёты. Обычно эту функцию выполняет ответственный за выполнение работы (Accountable), но RACI-VS для этого привлекают отдельного специалиста.

Благодаря усиленному контролю и более тесному контакту с клиентом, данная модель оптимально подходит для технически сложных или масштабных проектов, над которыми работают десятки (или даже сотни) людей.

RASCI

В этом варианте в матрице появляется одна новая роль — Supportive (S). Её ключевые функции заключаются в обеспечении проекта дополнительными ресурсами, то есть поддержке руководителя и исполнителей.

Идеальное соотношение ролей

Матрица RACI составляется не только чтобы знать, кого "репрессировать" в случае каких-то проблем. Ещё на этапе планирования с помощью этой таблицы вы можете увидеть слабые места в организации рабочего процесса.

Вертикальный анализпозволяет увидеть обязанности и полномочия каждого из участников проекта, объективно оценить уровень нагрузки:

  • много R — скорее всего, человеку придётся разрываться между несколькими задачами, что негативно скажется на скорости и результатах работы;
  • много A — сотрудник "получает по шее" за всех; рекомендуется распределить ответственность более равномерно;
  • нет ячеек R и A — повод задуматься о целесообразности этой должности как таковой (по сути, вы платите специалисту, который не делает ничего);
  • нет пустых ячеек — опять же проблема перенагрузки, не каждый способен одновременно выполнять столько задач.

Горизонтальный анализ, в свою очередь, демонстрирует качество организации работы на каждом этапе. Здесь тоже часто возникают проблемы:

  • много R — возможно, имеет место дублирование функций, и кто-то из членов команды выполняет ненужную работу;
  • много A — происходит "размывание" ответственности и путаница при сдаче проектов;
  • много C — обсуждения значительно тормозят рабочий процесс (нужно ждать, пока все внесут свои правки и замечания, находить компромиссы и т. д.);
  • нет I — может быть сигналом к тому, что одной задачей занимается слишком много исполнителей, что также замедляет выполнение проекта.

С помощью RACI менеджер может быстро обнаружить перегруженных или недостаточно занятых работников, бесполезные должности и участки работы, за которые никто не отвечает. Грамотно составленная матрица позволяет существенно повысить качество организации и контроля над выполнением проектов, а также уменьшить количество конфликтов между исполнителями ("Я этим вообще не занимаюсь...", "Это он должен был сделать..." и т. д.).

Полезные советы

Чтобы матрица RACI выполняла свои функции и обеспечивала эффективную бесперебойную работу в компании, нужно помнить о нескольких важных моментах.

  1. При заполнении таблицы учитывайте квалификацию работников. Так, бухгалтера не стоит назначать консультантом (C) на этапе вёрстки сайта как минимум потому, что он не разбирается в этой области.
  2. На каждом участке должен быть только один Accountable (A). Если их несколько, указывайте условия. Например, A1 — ответственный за тестирование десктопной версии сайта, а A2 — мобильной.
  3. У любой задачи обязательно должны быть Accountable и Responsible (в переводе — "Ответственный" и "Исполнитель").
  4. Старайтесь сформулировать каждую задачу максимально конкретно. Используйте глаголы — "опубликовать", "подготовить", "написать", "проверить", "обновить" и т. д. Желательно сразу же указывать необходимые результаты — не просто "Проверить скорость загрузки сайта", а "Убедиться, что скорость загрузки сайта не больше 0,8 сек".
  5. Действия должны быть применимы не к конкретному сотруднику, а к должности в целом.
  6. Составлять матрицу RACI лучше в команде, на основе разбора реальных рабочих ситуаций. Важно, чтобы каждый участник осознавал свою роль и задачи, которые перед ним стоят.

Статья закончилась. Вопросы остались?
Комментариев 2
Подписаться
Я хочу получать
Правила публикации
1
статья отличная, но в переводе Responsible - не исполнитель, а ответственный
Копировать ссылку
0
Почему Консультант и Координатор в одном лице? Если это ключевая роль владельца процесса, то их необходимо разделять.
Копировать ссылку
Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.