Одна из самых частых причин неудачных проектов — неправильное распределение функций между членами команды. Наверняка вы уже сталкивались с этим: при малейших трудностях участники начинают искать виноватых и перекидывать ответственность друг на друга вместо того, чтобы решить проблему. И как раз чтобы таких ситуаций не возникало, была придумана матрица RACI — простой и эффективный инструмент планирования человеческих ресурсов.
"Под микроскопом": 4 ключевых роли в каждом проекте
Распределение задач — одна из основных обязанностей менеджера. Но на практике всё обычно выглядит иначе: руководитель просто назначает членов команды с расчётом на то, что специалисты сами решат, кто и что должен делать. Но что происходит, если были сорваны сроки или выпущен некачественный продукт? "Я этим не занимаюсь", "мне этого не говорили"… И никаких полезных действий.
Грамотно построенная матрица ответственности RACI позволяет решить многие проблемы. Согласно этой методике, вне зависимости от сложности и объёма работ, член команды любого проекта выполняет одну из четырех ролей.
R — Responsible
В переводе Responsible означает "исполнитель". Это сотрудник, на котором непосредственно лежит ответственность за выполнение определённого участка работы. При этом в большинстве случаев он не выбирает способы решения и подчиняется руководителю проекта.
На данную роль назначают компетентных работников и специалистов — людей, которые умеют делать. В RACI исполнители выполняют такие функции:
- определяют, что конкретно нужно сделать для реализации проекта и сколько времени это займёт (в рамках условий, поставленных "сверху");
- составляют список необходимых ресурсов;
- участвуют в согласовании и утверждении технической документации;
- анализируют ход выполнения проекта и промежуточные результаты;
- предоставляют руководителю отчёты о проделанной работе.
Таких людей в команде может быть несколько. Кроме того, эта роль может комбинироваться с другими. Чаще всего встречается сочетание Accountable + Resbonsible (в переводе — "ответственный + исполнитель").
A — Accountable
"Подотчётный", или "ответственный" — это главный руководитель проекта. Именно он отвечает за то, чтобы поставленные задачи были выполнены в срок, с требуемым уровнем качества и в рамках выделенного бюджета. Кроме того, A:
- выбирает исполнителей и команду управления проектом;
- назначает задачи всем участникам;
- контролирует ход работы;
- распределяет ресурсы между исполнителями;
- ведёт учёт использования ресурсов, а также обоснует куратору необходимость выделения дополнительных средств;
- рассматривает идеи и предложения других членов команды, может утверждать или отвергать их.
Обычно руководитель проекта выступает в качестве "связующего звена" между заказчиком или высшим начальством и командой.
C — Consulted
Третья роль в матрице RACI — "консультант" (его иногда также называют "куратором"). Наряду с руководителем, он принимает участие в управлении проектом, но занимается в первую очередь решением стратегических вопросов:
- утверждает любые изменения в объёме и сроках работ;
- выделяет ресурсы, необходимые для реализации проекта;
- при необходимости согласует с заказчиком необходимость увеличить бюджет;
- получает от руководителя отчёты о проделанной работе;
- принимает решения в любых непредвиденных ситуациях, при возникновении критических изменений, которые могут повлиять на сроки и стоимость проекта.
На роль консультантов обычно назначают менеджеров высшего звена. Именно они определяют глобальные цели, а затем назначают руководителя проекта, который уже распределяет задачи между членами команды.
I — Informed
Помимо перечисленных ролей, в матрице RACI указывают "информируемого" ("наблюдателя"). Он выполняет функции администратора и в основном занимается организацией документооборота. Наблюдатель подчиняется руководителю проекта, однако, в отличие от остальных участников, не несёт ответственности за его результаты. Вместо этого он:
- собирает и систематизирует всю информацию по проекту, ресурсам и планам;
- ведёт протоколы совещаний;
- принимает документацию от участников проекта, чтобы затем передать их в соответствующие структуры;
- следит за сроками подачи и правильностью заполнения отчётов.
Обратите внимание, что связь с наблюдателем является преимущественно односторонней. Его основная функция — избавить менеджера от необходимости тратить время на бюрократические процедуры и "разгрузить" его.
Учимся строить RACI-матрицу на примере
Поговорим о практической стороне вопроса. Как правильно составить диаграмму для распределения полномочий и ответственности?
1. Составляем to do-list
Прежде всего необходимо расписать всё, что нужно сделать. Степень детализации зависит от конкретного проекта. Иногда для простоты контроля и управления разрабатывают несколько матриц. Сначала перечислите основные блоки работы, а затем разбейте каждый на отдельные функции и задачи. Список работ указывается в таблице по вертикали.
| Этапы | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Техническое задание | |||||||
| Прототип | |||||||
| Дизайн | |||||||
| Программный код | |||||||
| Отчёт о тестировании | |||||||
| Презентация сайта |
2. Выбираем участников команды
Здесь нужно ответить на вопрос: "Кто будет заниматься этим проектом?". По горизонтали необходимо выписать всех сотрудников и/или отделов, которые участвуют в реализации на всех этапах, — от планирования до презентации результатов и сдачи отчёта.
| Этапы | Аналитик | Дизайнер | Сис. архитектор | Разработчик | Тестировщик | Сис. админ. | Project manager |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Техническое задание | |||||||
| Прототип | |||||||
| Дизайн | |||||||
| Программный код | |||||||
| Отчёт о тестировании | |||||||
| Презентация сайта |
3. Заполняем таблицу
После этого можно приступать к распределению функций. Для этого нужно иметь чёткое представление о каждом этапе работы и о том, как происходит работа в командах.
Возьмём за основу наш пример и остановимся на этапе "Дизайн". В данном случае R — исполнитель — только один. В процессе работы он ориентируется на предварительно подготовленный прототип сайта. Поэтому системный архитектор, который занимался его разработкой, на этом этапе выполняет функцию консультанта C. Также свои пожелания могут высказывать аналитик и разработчик. Готовый дизайн утверждается с менеджером проекта (A). А вот тестировщики и системный администратор на этом этапе не принимают никаких решений, а лишь получают информацию о том, как идёт работа, а потому им присваивают роль информируемых — I.
| Этапы | Аналитик | Дизайнер | Сис. архитектор | Разработчик | Тестировщик | Сис. админ. | Project manager |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Техническое задание | R | I | C | C | I | C | A |
| Прототип | C | I | R | C | I | I | A |
| Дизайн | C | R | C | C | I | I | A |
| Программный код | C | I | C | AR | I | I | I |
| Отчёт о тестировании | C | C | C | C | AR | I | I |
| Презентация сайта | C | I | C | C | I | AR | I |
Разновидности модели
В большинстве случаев можно обойтись стандартной матрицей. Однако при работе над более сложными проектами иногда возникает необходимость в дополнительных ролях. Поэтому в последние годы появилось 2 расширенных варианта диаграммы ответственности.
RACI-VS
Здесь к стандартным ролям добавляются ещё две:
- Verifies (V) — сотрудник или специальная команда, которые проверяют, насколько результат реализации той или иной задачи соответствует утверждённым критериям.
- Signs off (S) согласует сдачу проекта с заказчиком, проводит презентацию и предоставляет отчёты. Обычно эту функцию выполняет ответственный за выполнение работы (Accountable), но RACI-VS для этого привлекают отдельного специалиста.
Благодаря усиленному контролю и более тесному контакту с клиентом, данная модель оптимально подходит для технически сложных или масштабных проектов, над которыми работают десятки (или даже сотни) людей.
RASCI
В этом варианте в матрице появляется одна новая роль — Supportive (S). Её ключевые функции заключаются в обеспечении проекта дополнительными ресурсами, то есть поддержке руководителя и исполнителей.
Идеальное соотношение ролей
Матрица RACI составляется не только чтобы знать, кого "репрессировать" в случае каких-то проблем. Ещё на этапе планирования с помощью этой таблицы вы можете увидеть слабые места в организации рабочего процесса.
Вертикальный анализпозволяет увидеть обязанности и полномочия каждого из участников проекта, объективно оценить уровень нагрузки:
- много R — скорее всего, человеку придётся разрываться между несколькими задачами, что негативно скажется на скорости и результатах работы;
- много A — сотрудник "получает по шее" за всех; рекомендуется распределить ответственность более равномерно;
- нет ячеек R и A — повод задуматься о целесообразности этой должности как таковой (по сути, вы платите специалисту, который не делает ничего);
- нет пустых ячеек — опять же проблема перенагрузки, не каждый способен одновременно выполнять столько задач.
Горизонтальный анализ, в свою очередь, демонстрирует качество организации работы на каждом этапе. Здесь тоже часто возникают проблемы:
- много R — возможно, имеет место дублирование функций, и кто-то из членов команды выполняет ненужную работу;
- много A — происходит "размывание" ответственности и путаница при сдаче проектов;
- много C — обсуждения значительно тормозят рабочий процесс (нужно ждать, пока все внесут свои правки и замечания, находить компромиссы и т. д.);
- нет I — может быть сигналом к тому, что одной задачей занимается слишком много исполнителей, что также замедляет выполнение проекта.
С помощью RACI менеджер может быстро обнаружить перегруженных или недостаточно занятых работников, бесполезные должности и участки работы, за которые никто не отвечает. Грамотно составленная матрица позволяет существенно повысить качество организации и контроля над выполнением проектов, а также уменьшить количество конфликтов между исполнителями ("Я этим вообще не занимаюсь...", "Это он должен был сделать..." и т. д.).
Полезные советы
Чтобы матрица RACI выполняла свои функции и обеспечивала эффективную бесперебойную работу в компании, нужно помнить о нескольких важных моментах.
- При заполнении таблицы учитывайте квалификацию работников. Так, бухгалтера не стоит назначать консультантом (C) на этапе вёрстки сайта как минимум потому, что он не разбирается в этой области.
- На каждом участке должен быть только один Accountable (A). Если их несколько, указывайте условия. Например, A1 — ответственный за тестирование десктопной версии сайта, а A2 — мобильной.
- У любой задачи обязательно должны быть Accountable и Responsible (в переводе — "Ответственный" и "Исполнитель").
- Старайтесь сформулировать каждую задачу максимально конкретно. Используйте глаголы — "опубликовать", "подготовить", "написать", "проверить", "обновить" и т. д. Желательно сразу же указывать необходимые результаты — не просто "Проверить скорость загрузки сайта", а "Убедиться, что скорость загрузки сайта не больше 0,8 сек".
- Действия должны быть применимы не к конкретному сотруднику, а к должности в целом.
- Составлять матрицу RACI лучше в команде, на основе разбора реальных рабочих ситуаций. Важно, чтобы каждый участник осознавал свою роль и задачи, которые перед ним стоят.
