Документ – очень ёмкое понятие. Он используется в многочисленных и разнообразных сферах деятельности людей, является предметом изучения во многих научных дисциплинах. Поэтому нельзя выстроить однозначного определения этому понятию. Смысл и значение документа зависит от того, в какой сфере деятельности человека он используется. Ведь в юриспруденции с помощью документа можно засвидетельствовать или доказать что-либо, в исторической науке – это ценный источник информации о событиях прошлого, а в производстве и бизнесе правильно организованное документационное обеспечение управления - это залог успеха, ведь документ здесь – основной носитель деловой информации, с помощью которого фиксируются и передаются управленческие решения. Очень важно учесть, что в отличие от газет, журналов, книг, которые содержат переработанную информацию, документ является ее первичным источником, ведь именно здесь она фиксируется впервые.
Основы документационного обеспечения управления
Сферу деятельности, которая обеспечивает документооборот и работу с официальными документами на предприятии, традиционно называют делопроизводством. Этот термин появился в России еще в XVIII веке. Причем изначально словом дело обозначали судебную тяжбу или административный вопрос, решаемые властными органами. Соответственно, делопроизводством обозначалась деятельность, связанная с принятием окончательных решений по данным вопросам. Позднее делом стали называть собранные в определенной последовательности и по определенным правилам документы. Около 10 лет назад на смену делопроизводству пришел термин «документационное обеспечение управления», который обозначает создание документов, документирование, т.е. запись информации на бумаге или иных носителях по определенным правилам и стандартам, установленным различными нормативными актами и положениями, а также организацию системы документооборота на предприятии.
Создавать документы можно, используя различные средства документирования. Самыми простыми являются ручки и карандаши, более сложными – пишущая машинка, магнитофон, видеокамера, фототехника и т.д. Наконец, в настоящее время повсеместно для создания документов используют компьютеры, что значительно упрощает и улучшает не только процесс документирования, но и всю систему документооборота. Компьютерная техника с ее обширными возможностями в настоящее время является основным и универсальным источником создания и хранения документов, основным носителем информации.
Документационное обеспечение управления – это также создание сложной многоуровневой системы документооборота. Ее можно сравнить со словообразованием. Буквы составляют слова, а слова являются частями словосочетания и предложения, так документы составляют первичную систему, которая является основой систем документации более высокого уровня. Без такой комплексной системы работы с документами, начиная от их создания, оборота и заканчивая сдачей в архив и хранением, невозможна успешная работа предприятия, управление производством и бизнесом. Можно сказать, что грамотно и четко организованное документационное обеспечение управления является базовой необходимостью для работы любого предприятия, которое может существовать только тогда, когда в нем правильно действует система документооборота.
С документами в своей работе сталкиваются практически все сотрудники учреждения. Руководители с их помощью получают необходимые сведения о деятельности подчиненных, координируют их работу и устраняют возникающие проблемы. Сотрудники с помощью документов фиксируют различную информацию, необходимую им в работе. Поэтому знать, что такое документационное обеспечение управления, разбираться в основах делопроизводства необходимо каждому специалисту.
