Сегодня где угодно могут понадобиться заверенные копии оригинальных документов. Кто-то просто не хочет носить с собой оригиналы, а кому-то может понадобиться копия для предоставления по месту требования. Причем это должна быть не просто ксерокопия, а заверенный образец. Копия верна только в том случае, когда заверение прошло по правилам.
Копия и оригинал
Копия - это точное воспроизведение общего вида и содержания оригинала, но им не является. Чтобы копию можно было предоставить по месту требования (по месту учебы, в госорганы, по месту работы), ее нужно должным образом заверить. Сделать это может уполномоченное лицо. На копии не должно быть никаких изменений или нечетких записей, также на ней ставится штамп «копия верна» (образец будет рассмотрен далее).
Когда требуется заверение
Прежде чем заверять какую-либо копию, нужно узнать, в какую организацию ее следует предоставить и для каких целей. Потому что правильно заверенный документ – залог быстро поданных бумаг, без переоформления и исправления.
Если речь идет о копиях для госорганов (к примеру, нужно получить лицензию), то их заверение намного строже. Лучше с самого начала выяснить, каковы предписания конкретной организации. То есть как надо заверять копии конкретно для них. Иначе придется все переделывать.
Если копия нужна для внутреннего пользования, то заверение идет по принятым стандартам. В организации могут заверить паспорт, свидетельства из ЗАГСа, дипломы, трудовые книжки. Для последних особенно актуален штамп «копия верна» (образец на документах представлен далее).
Подготовка документов
Копия документа может быть сделана либо при помощи копировального аппарата, либо при помощи распечатки отсканированной копии.
Рассмотрим подготовку копии на примере трудовой книжки. Главный момент здесь - чтобы копия четко отражала всю информацию с оригинала. Текст должен читаться, все подписи, печати и изображения должны быть видны. Если необходимо сделать копию нескольких страниц из трудовой, то все листы нужно прошить и пронумеровать (на последнем листе на месте склейки указывается общее количество всех листов).
Еще один вариант – это заверение не всего документа, а выписки из него. Этим занимается уполномоченный сотрудник: он делает копии и соответственно заверяет их. Штамп «копия верна» трудовой книжки (образец представлен выше) действителен только с печатью организации и подписью уполномоченного лица.
Кто может заверить
Самым надежным способом заверения копий является обращение к нотариусу. Нотариус может заверить те копии документов, которые были выданы в организации, при условии, что составлен документ по всем законодательным нормам, и он является действительным на момент обращения к специалисту. Также ставится на образец «Копия верна», если в оригинальном документе нотариусом была заверена подпись. В основном это доверенности или представительство в судебных организациях.
Те копии, которые делаются внутри организации, могут заверяться руководителем или другим ответственным лицом, имеющим на это полномочия. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, сотрудник отдела кадров или бухгалтер. Право заверения копий обычно прописывается в должностной инструкции специалиста или в специально изданном указе. Если копия заверена тем лицом, у которого нет на это права, документ может быть признан недействительным.
Можно ставить не только штамп «копия верна». Образец от руки также будет считаться действительным, но только на условиях, указанных выше.
Порядок
Достоверность копии обычно подтверждают при помощи печати организации, специального штампа «Копия верна» (образец далее) и подписи ответственного сотрудника. В частых случаях используется именно готовый штамп, после проставления которого остается вписать дату. Редко копию заверяют вручную.
Фраза «Копия верна» - наиболее употребляемая в заверяемых документах, но используется и просто «Верно».
Также существуют правила для заверения документа, состоящего из нескольких листов. Необходимо:
- Все страницы нужно пронумеровать.
- Готовый экземпляр прошить.
- В конце документа наклеивается небольшой лист с информацией о количестве прошитых и пронумерованных страниц.
- Проставляется печать и подпись.
Допустимо заверение каждой страницы, если нет желания прошивать.
Когда нужен нотариус
Для некоторых организаций важно, чтобы копии прошли именно нотариальное заверение. Это считается самым надежным способом избавить себя от подделок и дополнительного переоформления бумаг. Чем же заверение копии у нотариуса отличается от проставления аналогичного штампа в организации? На образец «Копия верна» в нотариальной конторе ставится только после тщательной сверки подлинности оригинала и правомочности его выдачи. Стоимость такой процедуры сугубо индивидуальна в разных нотариальных конторах.
Нотариус может и отказать в заверении документов. Это может случиться, если:
- оригинал вызывает сомнения, присутствуют явные следы подделки;
- текст документа неразборчив, непонятен, имеет приписки, расплывчатые печати, исправления, о которых не было сказано, повреждения, потертости;
- печать на оригинале сделана при помощи факсимиле;
- документ заламинирован, был выдан за рубежом и нелегален;
- оригинал является меддокументом или содержит информацию, являющуюся государственной тайной.
Ну и основное, когда действительно необходима помощь нотариуса, - это перевод и заверение иностранных документов. Сам нотариус, конечно, не занимается переводом подобных документов, но ставит на переведенный образец «копия верна».
Переводами обычно занимаются специальные бюро. Дальше иностранный гражданин может использовать на территории России либо сам заверенный оригинал, либо копию, также заверенную у нотариуса. Подобный документ может понадобиться при устройстве на работу, при бракосочетании на территории РФ, при осуществлении каких-либо сделок. Поэтому от того, насколько правильно осуществлен перевод и заверен документ, может зависеть исход любого дела.
Если заранее учитывать все нюансы и правильно подготавливать документы, то в дальнейшем при их подаче в соответствующие инстанции не возникнет никаких проблем.
