Гостиничное дело – очень интересная и выгодная сфера бизнеса. Владелец может заниматься управлением самостоятельно, но организовать работу так, чтобы заведение приносило хорошую прибыль, сможет далеко не каждый. В таком случае лучше прибегнуть к услугам профессионала.
Менеджмент отеля – управление заведением, целью которого является оказание услуг по выгодной цене и получение большей прибыли.
Независимо от того, кто управляет недвижимостью, в большинстве гостиниц и отелей предпочитают пользоваться специальной программой. Она позволяет грамотно распланировать совершение всех операций в заведении и обеспечивает удобное хранение информации о клиентах.
АСУ – сочетание аппаратных (механические и электронные части устройства), программных (системы для эксплуатации компьютера) средств, а также работников предприятия для систематизации и управления различными процессами.
Система управления отелем и гостиницей – вид АСУ. Применяется для ведения текущей документации учреждения, хранения сведений о проживающих, фонде номеров и учета финансов. Помогает грамотно организовать работу заведения.
Еще такую программу называют облачной системой управления отелем (гостиницей) или PMS (property management system – система управления недвижимостью). Она также позволяет оптимизировать повседневные операции и тем самым ускорить их проведение.
Систему устанавливают на компьютер и мобильные телефоны персонала отеля. Таким образом, каждый служащий может получать необходимые сведения и указания в течение рабочего дня.
Цели и требования
Интерфейс таким программ чаще всего простой и понятный для обычных пользователей.
Цели использования системы управления отелем:
- автоматизация работы персонала;
- синхронизация с системами бронирования;
- ведение бухгалтерии;
- оформление документов для постояльцев;
- расчет различных статистических показателей: в какое время года больше гостей, какие номера чаще бронируют.
Основные требования:
- ведение отчетности в соответствии с законодательством страны, в которой расположена недвижимость;
- размещение постояльцев по номерам и по отдельным кроватям;
- оплата при поселении или выезде.
Выбирая автоматизированную систему управления отелем, в первую очередь ориентируйтесь на специфику вашего заведения. Для больших комплексов лучше выбирать качественные программы с богатым функционалом и инструментарием. Для хостела и мини-гостиниц можно выбрать несложную систему, которая сможет удовлетворить все потребности. Такой подход позволит сэкономить средства, которых у небольшого бизнеса может просто и не быть.
Что входит?
Облачная система управления отелем имеет несколько составляющих.
1. Шахматка.
Это обязательный элемент любой программы. Практичный и простой в использовании инструмент. Представляет собой форму с данными о любой текущей брони, размещении и клиентской базе.
Оформляется в виде таблицы. Она учитывает конкретный период и сортирует данные по номерному фонду. Отлично подходит для ведения документации любого типа заведения: гостиница, хостел, отель, база отдыха.
2. Автоматическое оповещение постояльцев.
3. Формы для ведения статистики.
4. Оформление текущей документации.
5. Хранение информации о клиентах.
Эти элементы могут варьироваться в зависимости от конкретной системы.
В настоящее время существует несколько десятков систем управления отелем. Отличие иностранных программ от российских в том, что они дают наибольшую свободу действий персоналу отеля. В то время как системы, которые эксплуатируются на постсоветском пространстве, максимально ограничивают деятельность служащих.
А теперь расскажем о самых распространенных программах для управления отелем и их основных функциях.
Opera
Полное название - система управления отелем Opera Enterprise Solution. Лидер по установкам, используется в 100 странах мира. Достоинства, которые подтверждают отзывы:
- универсальна, то есть может применяться в различных видах заведений гостиничного бизнеса;
- настраивается в зависимости от размера и объемов активности ведения бизнеса;
- соответствует самым требовательным запросам;
- гарантирует достоверный и оперативный обмен данными о недвижимости в режиме реального времени;
- имеет богатый функционал.
Система управления отелем Opera может работать вместе с такими программами, как:
- тарификация звонков;
- автоматические мини бары;
- авторизация кредитных карт;
- бухгалтерские программы;
- система управления ресторанами.
Данная система состоит из модулей, которые при необходимости могут быть настроены и изменены в соответствии с потребностями управляющего отеля. От этого зависит и стоимость разработки. Она включает в себя:
1. Бронирование.
Система управления бронированием отеля включает в себя подтверждение, аннуляцию, листы ожидания, управление депозитами.
2. Управление номерным фондом.
Автоматическое распределение заданий для горничных. Контроль наличия свободных номеров, их оснащения, уборки и своевременности ремонта.
3. Карта гостя.
Личные данные каждого постояльца: адрес, номер телефона, предпочтения по проживанию в гостинице, посещение ресторана, бассейна и другой инфраструктуры отеля.
4. Отчеты.
Возможность индивидуальной настройки с помощью встроенного генератора. Также можно воспользоваться стандартными отчетами (более 300 форм).
5. Управление тарифами.
Установка квот, анализ и управление доходами, настройка тарифов и многое другое.
6. Служба приема, размещения.
Размещение гостей по одному и группами, с бронированием и без него. Ведение служебных заметок и управление гостевыми сообщениями.
Система управления отелем Opera PMS затрагивает большинство деловых процессов заведения, осуществляет взаимодействие с различными интерфейсами: телефоны, телевидение, электронные замки, планшеты.
Fidelio
Система управления отелем Fidelio – продукт немецкого производства. Все заведения с этой разработкой автоматически вносятся в глобальные электронные списки бронирования.
В России Fidelio представляет компания Hotel and Restaurant systems (HRS). Она занимается реализацией и настройкой продуктов данной фирмы, помогает клиентам в освоении системы, оказывает техническую поддержку и проводит периодическое обновление.
Система управления гостиницей Fidelio не требует особых аппаратных характеристик компьютера и тоже очень популярна.
Особенности:
- цена зависит от количества номеров и от набора модулей, который вы выберите;
- в стоимость входит установка, настройка, обучение клиентов, поддержка при неполадках;
- не всегда хорошо взаимодействует со струйными и лазерными принтерами.
Fidelio производит:
- Начисление средств за проживание.
- Бронирование и заселение.
- Выставление счетов для клиентов.
- Получение статистических отчетов.
- Объединение данных о неоплаченных счетах постояльцев с различных точек продаж.
Эта программа содержит много модулей, один из самых важных – модуль кассира. Он ответственен за:
- ведение главной кассы;
- переселение постояльцев;
- операции обменного пункта;
- промежуточные счета;
- прием оплат;
- исправление брони;
- начисления вручную.
Судя по отзывам, большим плюсом этой системы является возможность взаимодействия с другими внешними устройствами и системами.
Hospitality Management System (HMS)
Компания "Либра" занимается разработкой программ для гостиничной индустрии с 1998 года.
Система управления отелем ("Либра" является создателем и разработчиком данной программы) Logus HMS имеет более 500 внедрений по всему миру. Она отличается от других программ, так как представляет собой приложение, которое устанавливается на сервер отеля. У такой системы есть преимущества перед обычным облаком:
- может выполнять работу в автономном режиме (то есть без доступа к интернету и независимо от его скорости);
- более скоростная обработка данных;
- легко взаимодействует с любой удаленной системой;
- прекрасно подходит для продажи как комнат, так и койкомест в отеле;
- весь функционал направлен на управление продажами для получения прибыли;
- прогнозирование начисления и оказания услуг;
- детализация всех транзакций;
- интерфейсы интегрированы в систему CRM (это программное обеспечение, предназначенное для работы с клиентами), что обеспечивает эффективную организацию рабочего процесса;
- простота навигации;
- гибкость тарифов;
- универсальность;
- возможность разделения счетов постояльцев, даже если они проживают в одном номере и имеют разные пакеты услуг (особенно это актуально для санаториев и домов отдыха, где предусмотрены лечебные процедуры).
Это удобная программа, адаптированная для российского гостиничного бизнеса. Может применяться во всех видах заведений.
Позволяет значительно ускорить выполнение многих повседневных задач, автоматизируя их. К примеру:
- Импорт и экспорт информации из бухгалтерской программы.
- Внесение сведений паспортных данных гостей при помощи сканирования.
Также система управления "Либра" имеет компонент для оказания услуг на более высоком уровне и увеличения продаж.
Фирма разработала специальный модуль поощрения гостей, в котором можно настроить любую программу лояльности.
Стандартный пакет включает 4 приложения:
- Инженерная служба.
- Работа горничных.
- Приложение для хостес (контроль доступа постояльцев в пункты питания).
- Консоль для руководителя.
Судя по отзывам, в целом хороший вариант для заведения любого размера. Другой вопрос, что для небольшого хостела или отеля может выйти дороговато.
"Эдельвейс"
Это программа разработана в России и находится на рынке с 2000 года. Насчитывает более 400 установок за все время обслуживания.
Основные характеристики системы управления отелем "Эдельвейс":
- Проста в освоении и удобна в эксплуатации.
- Богатый набор готовых интерфейсов.
- Импортирует данные в бухгалтерию и УФМС.
- Сокращает время обслуживания клиентов.
- Предусматривает возможность использования дисконтных карт и бонусов в работе с посетителями.
- Гарантирует контроль продажи номерного фонда через интернет.
- Организует единое платежное пространство (при разных способах оплаты).
- Ведет учет аренды конференц-зала, организации мероприятий и других услуг гостиницы.
По отзывам, система управления отелем "Эдельвейс" обладает мощной и интуитивно понятной шахматкой с четкой визуализацией и дополнительным контролем ранних выездов и поздних заездов.
OtelMS
Профессиональная программа управления отелем. Как и другие системы, в первую очередь направлена на автоматизацию всех бизнес-процессов в отеле или гостинице с целью оптимизации всей деятельности и, соответственно, большего получения прибыли.
Состоит из 3 модулей:
1. OtelMS HMS.
Выполняет следующие функции:
- хранение историй клиентов;
- бронирование;
- управление тарифами;
- составление документации;
- портье;
- организация работы с номерным фондом.
2. Модуль бронирования.
Он подойдет для любого вида сайта и социальной сети. Позволит взаимодействовать с самыми раскрученными системами бронирования. Достоинства:
- без комиссии;
- простая установка;
- работа на любом устройстве;
- постоянное обновление.
3. Channel manager OtelMS.
Поможет эффективно организовать работу по бронированию на сайтах и через туристические агентства. Гарантирует:
- Увеличение продаж на 20 % в течение полугода.
- Все свободные номера всегда в продаже.
- Оперативность и легкость в работе.
- Синхронизация с ведущими каналами продаж.
Эта система управления имеет свои плюсы:
- уменьшает себестоимость предоставления услуг (так как они становятся автоматизированными);
- гибкий инструментарий для составления отчетности;
- полноценное формирование базы постояльцев;
- обновление и поддержка системы входят в стоимость;
- модуль бронирования подойдет для любого сайта.
Отзывы о системе управления отелем OtelMS чаще всего положительные. Например:
- Отличное соотношение цены и качества.
- Редкие зависания.
- Оперативная работа службы поддержки.
- Удобная подготовка документов.
- Наглядная шахматка.
Из минусов называют:
- Абонентскую плату.
- Не подходит для материального учета торгового оборота гостиницы.
- Мало каналов продвижения.
- Отсутствие некоторых инструментов маркетинговой аналитики.
Статистика
Данные об использовании систем управления отелем:
- Opera – самая популярная программа, имеет более 13 тысяч установок.
- "Эдельвейс" – применяется в 80 странах, более 400 установок.
- "Либра Hospitality Management System" известна по всему миру, более 500 покупок.
- Fidelio тоже очень популярна, но имеет высокую стоимость. Хотя это зависит от количества выбранных модулей.
- Channel manager OtelMS. Не особо популярна, но имеет богатый функционал, состоит из 3 модулей.
Для выбора системы владелец или управляющий должен оценить целый ряд факторов:
- интерфейсы и гибкость расширения;
- качество функционирования;
- разнообразие возможностей;
- уровень сопровождения проекта;
- надежность;
- стоимость программы.
- хорошая работа компании-интегратора (это фирма, которая занимается созданием программ доступа и центров обработки данных: в нашем случае систем управления отелем).
Майнинг отель
А теперь немного поговорим о совершенно новом направлении в гостиничном деле - майнинг отелях.
В последнее время происходит быстрое распространение майнинга, это связано с резким скачком криптовалюты. Поэтому предприниматели стали открывать заведения нового типа. Попробуем разобраться, как работает этот бизнес.
Майнинг (с англ. «добыча полезных ископаемых») – получение криптовалюты. Он осуществляется при помощи математических расчетов. Происходит это на компьютере или специализированном оборудовании ASIC. Это особые интегральные схемы. Имеют корпус с системой охлаждения и модуль для подключения к сети. Направлены решать единственную задачу - добывать биткоины.
Всего несколько лет назад такое оборудование было совсем не распространено. Любители занимались майнингом дома на обычных компьютерах с хорошей видеокартой.
Со временем мощности домашних и офисных компьютеров стало не хватать, к ним стали добавлять дополнительные комплектующие: видеокарты (4-8 штук), материнские платы, блоки питания. Так появились майнинговые фермы.
Теперь математические решения в сети сильно усложнились, поэтому затраты на электроэнергию постоянно увеличиваются. Кроме того, проводка в многоэтажных домах не справляется с нагрузкой, компьютеры в невентилируемых помещениях перегреваются и отключаются.
Криптофермеры стали объединяться в группы, потому что в одиночку справиться с такими задачами трудно, потеря времени означает меньшую прибыль. Соответственно, нужно место также и для всех участников процесса.
Специализированное оборудование потребляет гораздо меньше энергии, к тому же имеет большую мощность. Но оно занимает много места, дома или в гараже его в большом количестве разместить трудно. А это, естественно, ограничивает получение прибыли. Поэтому майнить в домашних условиях стало просто невыгодно.
Это повлекло за собой создание инфраструктуры для майнеров, переросших квартирные фермы, но не имеющих пока средств на самостоятельную аренду помещения.
Так появилась система управление майнерами - ЦОД (майнинг отель).
Такие заведения представляют собой площадку с необходимым оборудованием: производственные кондиционеры, которые помогут избежать перегревания, стеллажи для хранения майнинг ферм, доступ в интернет. Владельцы таких отелей берут плату за «койкоместо» и электроэнергию. Пока таких заведений немного, есть несколько отелей в Москве, Подмосковье и Татарстане. Но перспективы развития этой сферы бизнеса огромны.
PMS - основа организации гостиничного бизнеса
Стоимость системы управления отелем достаточно высока, но несмотря на это, имеет большое преимущество перед рукописным учетом. Система обеспечивает безопасность, прозрачность и оптимизацию всех текущих процессов, исключает ошибки в расчетах.
Выбирая программу, оцените размеры гостиничного бизнеса, чтобы не платить лишние деньги за функционал, который не пригодится.
Одним из главных критериев выбора является интеграция (способность к взаимодействию) с другими решениями и продуктами от различных производителей.
Таким образом, правильно подобранная система управления поможет организовать работу отеля и гостиницы качественно и эффективно. Такая программа – основа всей деятельности отеля, поэтому к ее выбору нужно подойти серьезно и взвешенно.
