Кадровый аудит – это проверка эффективности работы персонала, выполняемая специально выделенными для этого сотрудниками или сторонней организацией. В отличие от классического аудита, используемого в бухгалтерском учете, кадровый аудит не является обязательным и не регулируется специальными законами и юридическими актами РФ. Его проводят по инициативе руководителя предприятия для решения определенных задач. Основная цель такой проверки, чаще всего, выявить состояние кадрового состава компании. Также его используют для поиска путей повышения производительности труда и снижения производственных расходов.
Как классифицируют
Проверки соотносят к тому или иному виду кадрового аудита по таким параметрам, как:
- Период используемых данных: краткосрочный, долгосрочный и краткосрочный.
- Способ получения информации: устный или документарный
- Характер проверяемой информации: правовой, квалификационный или смешанный;
- Лицам, проводящим проверку: внутренний и внешний.
Кадровый аудит проводят в двух направлениях: выявление правовых нарушений и выявление нарушений трудовой дисциплины - поиск необоснованного перерасхода средств, выявление причин простое, брака и пр. Поэтому кадровый аудит по направлению деятельности в основном подразделяют на правовой, квалификационный и смешанный.
Правовой кадровый аудит
Во время проведения правового кадрового аудита проводят проверку документации отдела кадров, табельного расписания цехов, сверяют накладные и квитанции с имеющимися в наличии материалами и инструментами. Проверяют правильность заполнения трудовых договоров, трудовых книжек, указов руководителей. Проводят проверку на соблюдение работниками должностных инструкций. Совершают опросы и проводят анкетирование на факт выявления нарушений трудового законодательства РФ, а также правил и стандартов, принятых в той или иной сфере деятельности, которые работники должны соблюдать. Например, требования санитарных норм в пищевой промышленности, ГОСТов, стандартов качества и соответствия нормативам.
Основная задача правового кадрового аудита – это выявить нарушения до того, как их выявит специальная комиссия во время проверки. Это поможет избежать проблем с законом и повысить качество производимой продукции и услуг.
Квалификационный кадровый аудит
Квалификационный кадровый аудит организации проводят с целью выявить недостатки в работе персонала и определить способы их устранения. Также он дает возможность выявить наличие недостаточной квалификации того или иного рабочего или наоборот, выявить наиболее ценные кадры, которые необходимо повысить в должности или увеличить зарплату, чтобы они работали еще лучше и делали больше.
Квалификационный кадровый аудит наиболее актуален в тех областях деятельности, где успех предприятия полностью зависит от профессиональных качеств сотрудника. Например, в торговле. Если продавец неправильно обращается с покупателями, по незнанию или по неумению, то это напрямую отражается на финансовом результате работы предприятия – снижается выручка, растут объемы просроченной продукции. При этом выявить, действительно ли причина снижения выручки низкая квалификация сотрудника, а не какой-либо иной фактор, может только проверка. В этом примере кадровый аудит помог бы выявить недобросовестного сотрудника и вовремя его заменить, пока торговое предприятие не оказалось на грани банкротства.
Комплексный кадровый аудит
Комплексный кадровый аудит подразумевает использование как правового, так и квалификационного аудита, а также всех имеющихся методов оценки и анализа информации. Такая проверка дает возможность оценить состояние кадров и выявить кадровый потенциал компании, выявить имеющиеся правовые нарушения на предприятии и убрать их до того, как это приведет к нежелательным финансовым и кадровым потерям.
Такой способ проведения кадрового аудита имеет помимо перечисленных преимуществ два недостатка – он обойдется дороже и займет больше времени, так как будет задействовано большее число участников, чтобы проверить большой объем данных. Поэтому его имеет смысл проводить только в чрезвычайных случаях: в случае угрозы банкротства или во время финансового кризиса, когда рынок сужается и обостряется конкуренция.
Кто может проводить проверку
Аудит кадровой системы могут проводить как сотрудники компании, так и сторонние организации. При этом проблема возникает с определением уровня компетенции проверяющего, так как в юридической практике не зафиксировано понятие кадрового аудита, а те инструкции, стандарты и правила, которые существуют, предназначены для аудита в бухгалтерской деятельности. А ведь от того насколько полной и достоверной будет получена информация и как она будет проанализирована и оценена зависит то, какие шаги предпримет руководитель предприятия, чтобы улучшить ситуацию с кадрами.
Однако выход был найден. Так в качестве базовых инструкций и правил для организации кадрового аудита на предприятии могут быть взяты основы финансового аудита, а в частности такие требования к получаемой и предоставляемой информации, как:
- объективность;
- достоверность;
- своевременность;
- честность;
- полнота.
Соответственно аудитор должен соблюдать не только правила профессиональной этики, быть честным и объективным, но и придерживаться определенных правил при сборе и обработке информации, а также подготовки аудиторского заключения. При этом ему нет необходимости иметь при себе какое-либо особое удостоверение для занятия таким видом деятельности, как кадровый аудит. Но это не означает, что его может проводить любой сотрудник. Для того чтобы решить задачи кадрового аудита, проверяющий должен обладать определенным уровнем знаний и квалификацией.
Выполнить аудиторскую проверку кадров может либо сотрудник специализированной компании, либо кто-то из персонала предприятия, обладающий достаточным уровнем образования и компетенции. Чаще всего это руководители отделов, бухгалтеры и пр. высококвалифицированные специалисты. И тут перед руководителем предприятия возникает дилемма: Что лучше, нанять специализирующуюся организацию или провести аудит своими силами? Ответ на этот вопрос зависит от таких факторов, как:
- Стоимость работы высококвалифицированного персонала, привлечено к проведению кадрового аудита и стоимость услуг аудиторской компании;
- Объемы информации, требующей обработки и допустимые сроки на ее обработку.
Обычно считается, что кадровый аудит, выполненный сотрудниками предприятия, обходится дешевле, что не всегда является правдой. Привлечение внешних специалистов нередко оказывается значительно выгоднее, если необходимо провести проверку на большом предприятии, где объем информации очень велик. Фирмы, предоставляющие услуги аудита имеют больше опыта, их сотрудники более квалифицированны, по крайней мере, в области кадрового аудита, то проверка обойдется дешевле и качественнее, и займет меньше времени.
Кадровый аудит своими силами, как провести
Если руководитель предприятия все-таки решился провести проверку с помощью своих сотрудников, ему необходимо знать некоторые особенности. Обычно цель кадрового аудита в таком случае заключается в исследовании работы не предприятия в целом, а какого-нибудь отдельного отдела, при этом необходимо обеспечить максимальный уровень конфиденциальности информации.
Для начала руководителю придется создать рабочую группу, обычно в нее входит 4-5 человек, и определить лицо, ответственное за проведение аудита и составление аудиторского заключения. Весь процесс подготовки и проведения можно разбить не следующие этапы кадрового аудита:
- Разработка плана мероприятий.
- Определение размера выборки: числа опрашиваемых сотрудников, объем и вид проверяемых документов. Чем больше выборка, тем точнее будет результат, но тем больше времени займет процедура проверки.
- Разработка бланков анкет, подготовка вопросов.
- Проверка документации отдела кадров, а также документов на проверяемом участке.
- Опрос и анкетирование сотрудников предприятия.
- Анализ собранной информации, в том числе с применением компьютерной техники и специальных программ.
- Составление, на основании полученной в ходе проверки информации, аудиторского заключения, в котором лицо, ответственное за реализацию кадрового аудита на предприятии, выражает свое мнение о состоянии кадров, их квалификации и удовлетворенности условиями труда.
Аудиторское заключение составляется в письменном виде, к нему прилагаются доказательства в виде отчета о проделанной работе. Все страницы отчета должны быть пронумерованы и подшиты в папку. Вообще каких-либо жестких правил составления заключения, как и проведения не существует, так как цель кадрового аудита – это получение информации для внутренних пользователей, поэтому данные, полученные в результате такой проверки, нигде не публикуются, а чаще всего носят строго конфиденциальных характер и их разглашение недопустимо. Причем конфиденциальность информации должна быть обеспечена, как на этапе планирования, так и результатов проверки. Желательно, чтобы работники предприятия не знали о предстоящей проверке. Это поможет избежать сговора между ними, а значит, даст возможность повысить объективность и достоверность полученной информации.
Методы сбора и обработки информации
Методы кадрового аудита ничем не отличаются от тех, которые применяются при проведении бухгалтерского аудита, только добывается информация другого характера и предназначения. В основном используют заранее подготовленные бланки анкет и списки вопросов. Полученную в ходе проверки информацию о работниках предприятия сравнивают с базовыми требованиями, прописанными в специализированных руководствах, должностных инструкциях и стандартах качества работы.
Полученную в ходе проверки информацию в виде анкет и записей ответов на вопросы и прочих документов, которые были получены в ходе проверки, собирают, сортируют и сравнивают по времени и месту, когда был проведен кадровый аудит. Отчет, составленный по результатам проверки, должен содержать если не все документы, то наиболее важные из них.
Какие задачи дает возможность решить кадровый аудит
Аудит кадровой системы помогает лучше оценить потенциал компании и квалификацию персонала. Это дает возможность выявить наиболее ценных сотрудников из рабочего коллектива и предоставить им работу и заработную, которая более соответствует их уровню.
Как показывает опыт, выгоднее для руководителя поднимать по карьерной лестнице тех, кто уже работает на предприятии, чем нанимать нового. Это с одной стороны повысит отдачу от других работников, так как те будут видеть перспективы карьерного роста, с другой – новый сотрудник может не прижиться в коллективе, а это повышает текучесть кадров, что негативно может сказаться на результатах деятельности предприятия. Текучесть кадров может быть также следствием неправильной кадровой политики. Например, если трудоемкость работы или уровень ответственности и уровень оплаты не совпадают. Это может выявить только аудит кадровой работы.
Такая проверка помогает не только выявить наиболее ценных сотрудников или избавиться от наименее ценных, но и решить проблемы, которые связаны непосредственно с тем, если на предприятии неправильно проведена организация труда. Например, во время проверки, в одном из цехов было выявлено, что из-за неправильного размещения материалов, рабочие тратили до двух часов в день на то, чтобы только доставить их в места обработки, так как они хранились на дальнем складе. В результате время и силы тратились впустую. Рабочие уставали быстрее и теряли концентрацию. Это сказывалось на качестве и объемах производимой продукции. Без проведения кадрового аудита, эта системная ошибка производства не была бы исправлена, а значит, ресурсы тратились бы впустую.
Ответственность аудиторов
Аудитор несет ответственность только за свое мнение, изложенное в аудиторском заключении. В конце концов, решение о кадровых перестановках принимает руководитель предприятия, а задача аудитора только донести до него о том, в каком состоянии находятся кадры предприятия, каков уровень их квалификации, имеются ли нарушения законодательства, трудовой дисциплины, техники безопасности, имеются ли на предприятии действительно высококвалифицированные специалисты. Указать на факторы, которые негативно или позитивно сказываются на работе персонала и рационального использования теми рабочего времени.
В результате аудитор составляет аудиторское заключение, в котором указывает:
- какие мероприятия были проведены;
- какой объем работ был выполнен;
- с какими проблемами и рисками он столкнулся в ходе своей работы;
- что нужно сделать, чтобы исправить ситуацию, если состояние кадров или кадровая политика является негативной;
- возможные последствия, если нарушения не будут исправлены.
Сама по себе проверка не решает проблемы неправильно подобранного персонала или неправильных действий сотрудников предприятия, нарушения ими правил техники безопасности или несоблюдения инструкций и технического регламента. Цель кадрового аудита – это выявить слабые и сильные стороны имеющейся на предприятии кадровой системы и дать рекомендации по устранению недочетов и улучшению этой системы. Аудитор не несет ответственности за состояние кадровой политики и решения, которые примет руководитель по результатам проверки.
Где и как нанять аудиторов для проверки кадров
Такого рода услуги в основном предоставляют консалтинговые компании и кадровые агентства, которые специализируются на консультациях и подборе кадров для других предприятий. Такие организации есть почти в каждом крупном городе. Объявления о своих услугах они чаще всего размещают в местных рекламных газетах и журналах или на специальных рекламных стенах в интернете. Некоторые имеют официальный сайт компании.
При найме между предприятием и компанией, предоставляющей услуги кадрового аудита, составляется договор, в котором должны прописываться права и обязанности сторон и производится оплата услуги. Обычно договаривающиеся стороны встречаются несколько раз до составления договора, обсуждают нюансы и возможные риски. Какие мероприятия будут проведены. Оговаривается приблизительный план работ (консалтинговая компания может даже представить проспект плана кадрового аудита).
Основным преимуществом привлечения сторонней специализирующейся организации для организации кадрового аудита – это независимость проверки. Если работник предприятия, так или иначе, зависит и от руководителя и от трудового коллектива, то внешний аудитор обладает практически полной независимостью. Его мнение основывается только на наблюдаемых фактах.
Кадровый аудит – это один из наиболее простых и доступных способов проверить кадровую систему организации и определить имеющийся у предприятия кадровый потенциал. Такой способ проверки является неотъемлемой частью управленческого учета фирмы и должен проводиться регулярно, независимо от финансового результата ее деятельности.
