Почтовое отправление до сих пор является наиболее популярным видом связи. Проигрывая телефону, факсу, скайпу в скорости доставки сведений, письмо выгодно отличается от них точностью передачи информации, представительностью, невысокой ценой. При рассылке коммерческих предложений письмо просто незаменимо, только оно поможет создать о вас и вашей деятельности самое благоприятное впечатление при первых безличных контактах с иностранными партнёрами. Юридически грамотно оформленное, написанное хорошим деловым языком на фирменном бланке, письмо является залогом большого успеха и последующего процветания международного бизнеса.
В последнее время базовым языком международного общения среди деловых людей стал английский язык. Деловая переписка на английском языке сегодня будет понятна любому бизнесмену в любой точке земного шара, поэтому каждый деловой человек обязан знать основные правила написания делового письма. Перед началом ведения деловой переписки необходимо определить для себя следующие моменты:
1. Вид письма:
o письмо-заказ,
o письмо-запрос,
o письмо-предложение,
o письмо-претензия,
o письмо-благодарность,
o регулирующее письмо,
o сопроводительное письмо,
o резюме,
o выставление счёта,
o извинение,
o ответ на запрос,
o приглашение к сотрудничеству,
o личное письмо).
2. Предполагается ли ответное письмо (существует ряд случаев, когда ответное письмо не предполагается, например, в рекламной рассылке).
3. Будет ли адресату понятно содержание письма, не оставит ли оно каких-либо неясностей, касающихся вопроса переписки.
Деловая переписка на английском языке достаточно отличается от разговорного английского языка, и в первую очередь, конечно же, сдержанным и серьёзным официальным стилем. Для того чтобы вести переписку на английском языке необходимо усвоить правила написания официальных писем и составления английской документации. Деловая переписка на английском языке – это визитная карточка предприятия, с помощью которой можно произвести на иностранных бизнес-партнёров, особенно при первом контакте. Именно первое впечатление от прочтения письма сыграет основную роль в ваших последующих отношениях, от которых зависит процветание вашего бизнеса, а это означает, что данный вопрос заслуживает отдельного внимания.
Деловая переписка на английском языке должна вестись в логической последовательности, чтобы у читающего возникала первая мысль о необходимости принятия немедленного решения по данному вопросу. Независимо от цели письма, тон переписки должен быть спокойным и корректным, а сочетание простоты изложения и правильной лексики обеспечат понимание и исключат последующую переписку с объяснениями и дополнениями. Ведение деловой переписки недопустимо с использованием фамильярностей и профессионального сленга, даже если это кажется уместным для решения данного вопроса. При ведении деловой переписки следует избегать двусмысленности, неточностей и ненужных сокращений.
Деловая переписка на английском языке должна быть безукоризненной во всех отношениях, даже незначительное отклонение от правил может сделать его юридически неполноценным. Этот факт стоит учитывать, ведь за рубежом не принято ставить печать на важные коммерческие документы, достаточно одной подписи должностного лица. Естественно, все факты, упоминаемые в письме, должны быть тщательно проверены и завизированы исполнителем. Деловая переписка на английском языке – одна из важных составляющих международной бизнес-деятельности. Профессионализм сотрудника любой крупной компании во многом определяет его умение правильно составить на английском языке деловое письмо.
