Руководитель компании может самостоятельно управлять отделом продаж, техническим обслуживанием фирмы, лично общаться с клиентами. Правда, тогда его эффективность, как начальника, будет стремиться к нулю. Почему? Потому что невозможно быть лучшим во всем, а задача грамотного руководителя – правильно делегировать полномочия. Что это означает? Как правильно делегировать? Об этом далее в статье.
Объяснение понятия
Делегировать – значит передавать часть полномочий, которыми наделен руководитель, своим подчиненным для того, чтобы последние выполнили необходимую задачу.
По факту это предоставление части функций людям, которые ими изначально не были наделены, для достижения определенной цели. Чем руководствуются грамотные руководители при делегировании прав? Разумеется, должностной инструкцией.
Руководителю необходимо делегировать полномочия, прежде всего для того, чтобы справляться с другими, более насущными задачами. При этом важно отметить, что отдавать часть функций подчиненным в небольшой компании бывает нецелесообразно, а вот на крупном предприятии – просто необходимо, иначе эффективно управлять объектом не получится. Каждый руководитель обязан понимать, когда делегирование прав имеет место, а когда лучше сделать все самостоятельно.
Примером делегирования полномочий служит существование отдела по выдаче кредитов в банке. Кредиты – это деньги, которые принадлежат банку и его владельцам. Владельцы отдают часть полномочий (возможность распоряжаться своими деньгами наиболее выгодным образом) кредитному отделу. Специалисты последнего сами определяют, кому выдавать деньги под процент. У руководителей банка появляется больше свободного времени, чтобы продумать концепцию развития, а не заниматься рутинными делами.
Делегирование прав необходимо, чтобы каждый сотрудник мог выполнять свою задачу, тем самым достигая нужных для развития компании целей в итоге.
Виды полномочий
В теории делегирования выделяют несколько видов полномочий. Чтобы усвоить данное понятие, необходимо ознакомиться с этими видами.
- Линейные. Это полномочия, которыми руководитель наделяет своих подчиненных.
- Штабные. Если линейные полномочия – это, проще говоря, вертикаль подчинения, то штабные – горизонталь. Последние подразумевают получение рекомендаций от более опытных управляющих для контроля линейных полномочий.
В зависимости от объема полномочий, который руководство делегирует своим сотрудникам, выделяют два типа правления:
- Централизованный. Цели и пути их достижения определяются вышестоящим руководством.
- Децентрализованный. Цели определяются начальством, пути достижения сотрудники выбирают сами. Здесь возможность использовать делегированные полномочия раскрывается полностью.
Логично, что централизованный подход используется там, где креатив требуется в меньшей степени, противоположная ситуация актуальна для децентрализованного метода управления.
Зачем нужно делегирование в частности?
У делегирования прав есть, как минимум, три важнейшие цели:
- Снятие неэффективной нагрузки с руководителей. Бизнес – отчасти, творчество. Чем меньше рутинной работы выполняет руководство, тем больше времени оно может уделять задачам, требующим оригинального подхода.
- Повышение эффективности работы отделов компании в целом.
- Повышение мотивации сотрудника: благодаря делегированию каждый работник заинтересован в реализации поставленной задачи. От этого зависит его заработная плата и карьерный рост.
Несмотря на различие выше описанных целей, достижение каждой из них очень важно для успешного развития фирмы. Намного проще руководить ситуацией в целом, если в это же время нет необходимости выполнять какие-то мелкие задачи.
Важнейшее правило, которого абсолютно всегда придерживаются эффективные менеджеры – управляющий не может принимать непосредственное участие в производстве, иначе из управляющего он превращается в рабочего.
Именно благодаря этому положению и существуют разделение на сегмент управления и рабочий сегмент. В этом нет ничего зазорного или оскорбительного, каждый лишь занимается своим делом.
Типичный пример передачи части функций от руководства подчиненным – делегирование прав по документообороту: оформление бумаг, подпись, передача их другим лицам.
Стоит сказать несколько слов о третьей цели, описанной выше. Если у сотрудника появляются дополнительные полномочия для выполнения той или иной задачи, то он тоже начинает чувствовать себя руководителем, пусть небольшим, но все же.
Многим людям нравится чувствовать ответственность за что-то (делегировать полномочия нужно именно таким личностям в большей степени). От этого возрастает заинтересованность человека в достижении цели, применяется творческий подход, повышается эффективность работы.
Принципы делегирования
Делегирование прав и обязанностей – часть менеджмента, а каждая составляющая этой науки об управлении имеет свои принципы реализации. Соответственно, у делегирования тоже есть несколько практических особенностей, которые помогут осуществить этот процесс так, чтобы повысить эффективность работы фирмы на 30 % или даже 40 %. Они будут описаны далее.
Важно отметить, что соблюдение всех далее описанных принципов позволит избежать многих организационных проблем, для решения которых понадобится затратить много сил и времени.
Единоначалие
Суть данного принципа состоит в том, что у каждого подчиненного должен быть только один непосредственный руководитель. Таким образом, все работники будут трудиться для достижения только той цели, которую перед ними поставило их прямое начальство. Сложно сказать что-то хорошее про отдел, в котором обязанности одному человеку могут поручать сразу несколько людей. Чья задача приоритетная? Где найти время на выполнение их всех? Найти ответы на эти вопросы не так просто.
Ограничение. Права и обязанности
Этот принцип вытекает из принципа единоначалия. Он гласит, что у каждого начальника в подчинении находится строго ограниченное количество сотрудников, которым он может отдавать распоряжения. Так исключается ситуация, когда руководитель может прерывать работу сотрудников других отделов для того, чтобы они на время переходили в его подчинение.
Эффективный управляющий, при передаче части полномочий своему сотруднику, не будет поручать ему задач больше, чем того требует должностная инструкция, о которой шла речь выше.
Ответственность
Во-первых, каждый руководитель, даже если он отдал часть своих функций работникам, все равно несет ответственность за действия подчиненных. Делегирование прав и полномочий ответственности руководителя не исключает.
Во-вторых, передавать полномочия нужно только тем личностям, которые точно справятся (с большей вероятностью, чем остальные) с поставленной задачей. Естественно, никто не дает абсолютную гарантию положительного результата, но стремиться к этому нужно.
Отчетность
Все сотрудники, получившие доступ к функциям, которые им изначально не полагались, должны отчитываться перед непосредственным начальником об отклонениях в выполнении поставленной задачи. Так руководитель сможет принимать корректирующие решения в процессе достижения цели, и работа не будет останавливаться.
Как грамотно делегировать и что нельзя доверять подчиненным?
Для того чтобы грамотно произвести делегирование прав и полномочий, стоит придерживаться следующих советов:
- нельзя концентрировать власть в одном месте, нужно делегировать, но знать меру. Работа фирмы становится эффективнее, если грамотные сотрудники получают часть необходимых функций дополнительно;
- не надо делегировать только затем, чтобы разгрузить руководителя, если это не принесет пользы фирме, а даст лишь пару часов свободного времени начальнику;
- не стоит дополнительно нагружать сотрудника, который и так слишком занят работой. В итоге он может не справиться и с основными, и с дополнительными обязанностями;
- при делегировании полномочий всегда стоит учитывать, что поставленная задача может быть не выполнена, и иметь для этого запасной план действий, который исправит ситуацию.
Еще раз нужно напомнить про делегирование прав и ответственность за это: за действия сотрудника, которому делегировали полномочия, всегда ответственен его непосредственный руководитель. Если первый допустит ошибку, вышестоящее руководство будет спрашивать с последнего.
Также существует список задач, которые лучше не делегировать подчиненным, чтобы не приобрести больше проблем. В него входят:
- определение генеральной цели компании;
- принятие решений, которые могут в корне повлиять на развитие фирмы;
- контроль общих результатов;
- задачи, связанные с огромным риском для дальнейшего функционирования компании;
- срочные задачи, результат которых нельзя исправить в короткие сроки.
Почему нельзя доверять контроль результатов подчиненным? Потому что это и есть основная задача начальника. Конечно, речь идет об общем контроле, частный контроль и без того осуществляется на местах самими работниками, которые ответственно подходят к выполнению поставленной задачи.
Несколько слов нужно сказать про выполнение задач, которые связаны с большим риском для компании. Такие цели, конечно, можно ставить перед подчиненными, но тогда нужно иметь уверенность относительно этих людей, знать, что они точно не подведут. Как правило, наличие таких работников в штате – большая редкость и удача, а на удачу в бизнесе полагаться нельзя.
По факту срочные задачи – это и есть задачи, связанные с большим риском. Конечно, их невыполнение, может, и не парализует работу фирмы, но точно доставит множество проблем всему персоналу компании, так как на устранение вызванных неполадок понадобится потратить все имеющиеся ресурсы.
Подпись документов
Что касается делегирования права подписи документов? Важный вопрос, который актуален для большинства руководителей: «Могут ли подчиненные за начальника подписывать документы и стоит ли делегировать это полномочие им?»
Стоит подробнее разобраться с делегированием права подписи.
Опять же, все зависит от ситуации: когда объем документации, которую нужно постоянно подписывать, слишком велик, можно доверить эту работу своим подчиненным. Главное, чтобы они не злоупотребляли этой возможностью и не подписали какой-то лишний документ, который может доставить начальнику много проблем.
Чтобы сотрудник мог ставить подпись за своего начальника, нужно издать соответствующий приказ о делегировании права подписи. Только в этом случае можно без проблем с законом поручить подпись документов сотрудникам.
Образец приказа о делегировании права подписи содержит наименование организации, в которой выпускается приказ, внутренний номер документа, дату, название, текст (обязательно содержит слово «ПРИКАЗЫВАЮ») с описанием предоставляемых полномочий, подпись и расшифровку должностного лица, а также сотрудника, которому он предназначается.
На самом деле данный документ имеет стандартную форму, которую можно найти в Сети.
Итог
Стоит тезисами обозначить все положения, описанные в данной статье, касающиеся делегирования полномочий:
- делегирование – это передача прав и определенных обязанностей другим лицам для достижения поставленной цели;
- делегирование полномочий может быть линейное (от начальника сотруднику) и штатное (от одного начальника другому);
- есть два типа управления: централизованный (не требует творческого подхода и широкого делегирования полномочий) и децентрализованный (противоположность первому);
- делегирование нужно, чтобы снять лишнюю нагрузку с руководства, повысить эффективность функционирования отдельных структур фирмы, повысить заинтересованность сотрудников в достижении общей цели фирмы;
- делегирование строится на пяти принципах: единоначалие, ограничение, права и обязанности, ответственность, отчетность;
- образец приказа о делегировании права подписи имеет стандартную форму, которая находится в свободном доступе в Сети;
- делегировать нужно с умом, для этого в статье выделены несколько рекомендаций.
Всегда нужно помнить, что хороший управляющий никогда не будет делегировать полномочия своим подчиненным только из-за желания поскорее избавиться от большого количества задач. Торопиться в вопросе делегирования нельзя. Как и нельзя наделять функциями сотрудников, если это не принесет никакой пользы фирме.
Любое действие (не только делегирование полномочий), которое совершает каждый сотрудник, в том числе и управляющий компании, и руководитель какого-либо отдела, должно быть направлено на пользу организации: на повышение эффективности работы или получаемой прибыли, например. Компания, в которой сотрудники усвоили это правило, будет успешно развиваться.
