Офис-менеджер - одна из ключевых должностей в любой компании. От того, насколько слаженно работает офис, зависит продуктивность всего коллектива. В этой статье мы подробно разберем, какие обязанности ложатся на плечи офис-менеджера и как ему успешно с ними справляться.
Общие требования к должности офис-менеджера
Чтобы стать успешным офис-менеджером, нужно обладать определенными знаниями, навыками и личными качествами. Давайте разберемся, какие требования обычно предъявляют к этой должности.
Какое образование нужно офис-менеджеру
Формально для работы офис-менеджером достаточно иметь среднее профессиональное образование по специальностям:
- Документационное обеспечение управления и архивоведение
- Сервис домашнего и коммунального хозяйства
- Гостиничное дело
Однако на практике работодатели часто отдают предпочтение кандидатам с высшим образованием в области менеджмента, управления персоналом или делопроизводства.
Требуемые навыки и опыт работы
Хороший офис-менеджер должен обладать следующими профессиональными навыками:
- Организаторские способности
- Управление документооборотом
- Работа с офисной техникой
- Знание принципов офисного делопроизводства
- Базовые навыки бухгалтерского учета
- Коммуникативные навыки
Опыт работы в должности офис-менеджера или администратора приветствуется, но не является обязательным.
Личные качества, важные для этой профессии
Помимо профессиональных знаний и умений, офис-менеджеру необходимо обладать определенными личностными качествами:
- Стрессоустойчивость
- Ответственность
- Внимательность к деталям
- Навыки межличностного общения
- Умение решать конфликты
Работа требует высокой организованности, умения планировать свое время и расставлять приоритеты. Офис-менеджер должен легко взаимодействовать с самыми разными людьми и уметь находить подход к каждому.
Плюсы и минусы работы офис-менеджером
Эта профессия имеет как достоинства, так и недостатки:
Плюсы:
- Разнообразие задач
- Возможность карьерного роста
- Комфортные условия труда
Минусы:
- Высокая загруженность
- Невысокая зарплата на старте карьеры
- Напряженный график и сверхурочная работа
Подходит далеко не всем. Но тем, кто готов взвалить на себя заботу об офисном хозяйстве, эта профессия может дать много возможностей для роста и развития.
Обязанности офис-менеджера: поддержание рабочего пространства
Одна из ключевых задач офис-менеджера - поддерживать рабочее пространство компании в идеальном состоянии. Что для этого нужно делать?
Следить за чистотой и порядком в офисе
В обязанности офис-менеджера входит контроль уборки помещений. Нужно следить за качеством работы уборщиков, своевременной сменой консумабелей в туалетах и кухнях.
Также важно поддерживать порядок в рабочих кабинетах и общих зонах - убирать мусор, следить за наличием свободных столов для переговоров, проветривать помещения.
Обеспечивать офис расходными материалами
Офис-менеджер регулярно делает инвентаризацию и закупает все необходимое:
- Канцелярские принадлежности
- Расходные материалы для оргтехники
- Средства для уборки и содержания помещений
- Кофе, чай, снеки
При выборе поставщиков нужно ориентироваться на соотношение цены и качества.
Контролировать исправность оргтехники и мебели
Неработающий принтер или сломанный стул могут испортить рабочий настрой сотрудников. Офис-менеджер должен регулярно проверять состояние техники и мебели, заказывать ремонт или замену при необходимости.
Организовывать уборку и ремонт помещений
Помимо повседневного обслуживания офиса, офис-менеджер отвечает за периодическую генеральную уборку, а также организацию ремонтных работ при необходимости.
Нужно подбирать проверенных подрядчиков, контролировать ход работ и качество исполнения, оперативно решать возникающие вопросы.
Таким образом, поддержание рабочего пространства в идеальном состоянии - одна из важнейших обязанностей офис менеджера .
Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками
Офис-менеджер регулярно сталкивается с необходимостью работать с подрядчиками и поставщиками услуг для офиса. Как правильно выстроить эти отношения?
Выбор поставщиков расходных материалов и услуг
Прежде всего, нужно найти надежных партнеров. Варианты поиска:
- Рекомендации от коллег и знакомых
- Отзывы в интернете
- Деловые выставки и конференции
Стоит составить список потенциальных контрагентов, сравнить условия сотрудничества, протестировать образцы товаров или услуг.
Ведение договорной документации
С поставщиками нужно заключать договоры. Офис-менеджер готовит тексты договоров, согласовывает условия, контролирует подписание со стороны компании.
Также в его обязанности входит ведение базы договоров, отслеживание сроков их действия, пролонгация или заключение новых договоров.
Контроль исполнения обязательств подрядчиками
После заключения договора офис-менеджер курирует его исполнение. Особенно тщательно нужно следить за соблюдением сроков, объемов, качества товаров и услуг в соответствии с оговоренными условиями.
Урегулирование претензий по договорам
Если подрядчик нарушил условия договора, офис-менеджер должен оперативно отреагировать: подготовить претензионное письмо, потребовать исправления нарушения, при необходимости инициировать расторжение договора.
Обязанности офис-менеджера: документооборот
Работа с документами - еще одно важное направление деятельности офис-менеджера.
Прием и распределение входящей корреспонденции
Офис-менеджер принимает и регистрирует всю входящую почту и документы, поступающие в компанию. Затем по резолюции руководства распределяет документы исполнителям.
Обработка и отправка исходящей корреспонденции
Также офис-менеджер оформляет и отправляет исходящие письма от имени компании по указанию руководства.
Ведение баз данных и архива документов
В обязанности офис-менеджера входит систематизация и хранение документации компании в бумажном и электронном виде в соответствии с требованиями законодательства и документооборота.
Обеспечение информационной безопасности
Офис-менеджер следит за соблюдением режима доступа к документам, выдачей ключей от сейфов и шкафов, архивом электронной переписки.
Организация командировок и корпоративных мероприятий
Еще одна важная должностная обязанность офис менеджера - организационно-административная поддержка мероприятий компании.
Взаимодействие с сотрудниками компании
Офис-менеджер постоянно взаимодействует с сотрудниками компании. Как выстроить эти отношения максимально эффективно?
Прием посетителей и гостей офиса
На офис-менеджера возлагается обязанность встречать и регистрировать всех гостей компании. Нужно радушно принимать посетителей, выяснять цель визита, сопровождать к месту переговоров или кабинетам сотрудников.
Выполнение поручений руководства и коллег
Офис-менеджер часто выступает в роли курьера, выполняя различные поручения по офису. Может потребоваться доставить документы, передать сообщение, сходить за необходимыми вещами.
Обеспечение руководства необходимыми материалами
Офис-менеджер следит за тем, чтобы у руководителей компании всегда были под рукой нужные документы, канцелярские принадлежности, напитки и закуски во время длительных совещаний.
Поддержание комфортной атмосферы в коллективе
Офис-менеджер должен уметь разрядить обстановку в коллективе, предотвратить или погасить возникающие конфликты между сотрудниками.
Ведение бюджета и отчетности
Финансовая составляющая тоже входит в обязанности офис-менеджера.
Составление сметы расходов на содержание офиса
В начале периода (месяца, квартала, года) офис-менеджер составляет подробную смету предстоящих расходов на нужды офиса.
Мониторинг расходования средств
В процессе офис-менеджер контролирует движение средств, чтобы не выйти за рамки утвержденного бюджета.
Формирование отчетов об использовании бюджета
По итогам периода офис-менеджер анализирует расходы, формирует и предоставляет отчеты о потраченных суммах.
Выявление возможностей оптимизации расходов
На основе отчетности офис-менеджер вырабатывает меры по экономии средств на нужды офиса.
Обязанности офис-менеджера: техническая поддержка
Большая часть работы в современном офисе связана с использованием различной техники. Какие задачи в этой сфере ложатся на офис-менеджера?
Обеспечение бесперебойной работы оргтехники
Офис-менеджер следит за исправностью оргтехники, своевременно обеспечивает расходными материалами, устраняет мелкие неполадки.
Заказ технического обслуживания и ремонта
При возникновении более серьезных проблем офис-менеджер вызывает специалистов, контролирует сроки и качество ремонта.
Контроль выполнения работ подрядчиками
При проведении работ сторонними специалистами офис-менеджер следит за соблюдением сроков, объемов и условий выполнения работ.
Обучение сотрудников правилам использования техники
Офис-менеджер инструктирует коллег по правилам эксплуатации оргтехники, программного обеспечения, отвечает на возникающие вопросы.
Администрирование информационных систем компании
Еще один важный аспект работы офис-менеджера - настройка и сопровождение ИТ-инфраструктуры компании.
Регистрация учетных записей для сотрудников
Офис-менеджер занимается созданием и предоставлением доступа к корпоративной электронной почте, профилям во внутренних системах и программах.
Контроль доступа к корпоративным информационным ресурсам
Офис-менеджер осуществляет администрирование прав доступа, регулярно проверяет корректность настроек.
Обучение сотрудников работе в программах и сервисах
При внедрении новых информационных систем офис-менеджер проводит обучение коллег основам работы с ними.
Организация IT-поддержки пользователей
Офис-менеджер выступает связующим звеном между пользователями и IT-специалистами, помогая решать возникающие вопросы.
Обязанности офис-менеджера в сфере HRM
Офис-менеджер часто принимает участие в кадровом администрировании:
Ведение кадрового делопроизводства
Оформление личных дел, трудовых книжек, кадровой документации.
Оформление документов по найму и увольнению
Подготовка приказов, трудовых договоров, актов и других кадровых документов.
