Организация как единица экономики, на которую направлено управленческое воздействие, заслуживает пристального внимания. Давайте разберемся, как устроена организация, чтобы эффективно ею управлять.
1. Организация как система
Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами и структурой, имеющее целый набор взаимосвязанных целей. Любая организация является открытой системой, так как активно взаимодействует с внешней средой. В ней реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов извне, производство продукции или услуг и выпуск результата деятельности во внешнюю среду.
В организации как системе координации поведения людей осуществляется процесс достижения поставленных целей. Для обеспечения эффективной совместной работы применяются такие инструменты, как мотивация, власть, лидерство, управление конфликтами, организационная культура.
2. Общие характеристики организаций
Все организации, независимо от сферы деятельности, обладают рядом общих характеристик:
- Используют различные ресурсы - человеческие, финансовые, материальные, информационные.
- Зависят от внешней среды, которая поставляет ресурсы и потребляет результаты деятельности.
- Осуществляют горизонтальное разделение труда между подразделениями.
- Состоят из отдельных структурных подразделений со специфическими задачами.
- Имеют иерархию управления и вертикальное разделение полномочий.
- Нуждаются в управлении для координации совместной работы.
Рассмотрим некоторые характеристики организаций более подробно.
Ресурсы. Любая организация использует определенный набор ресурсов. Ключевым ресурсом являются люди - человеческие ресурсы организации. Также необходимы финансовые ресурсы в виде капитала и денежных средств. Для производства требуются материальные ресурсы: сырье, материалы, оборудование. И, наконец, важнейшим ресурсом в современном мире является информация.
Организация как объект менеджмента представляет собой открытую систему, которая может эффективно функционировать только при условии обмена ресурсами с внешней средой.
Зависимость от внешней среды.
Ни одна организация не является замкнутой системой, изолированной от окружения. Организация как объект менеджмента находится в тесной взаимосвязи как с поставщиками ресурсов, так и с потребителями результатов ее деятельности. Происходящие изменения во внешней среде напрямую влияют на внутренние процессы в организации.
Горизонтальное разделение труда.
Разделение всей работы организации на отдельные виды деятельности между подразделениями называется горизонтальным разделением труда. Оно позволяет разграничить функции, например, между производственными, маркетинговыми, финансовыми подразделениями.
Подразделения.
Любая крупная организация состоит из отдельных структурных подразделений - отделов или служб, которые выполняют специфические задачи и добиваются конкретных целей в рамках общей деятельности.
Вертикальное разделение труда.
Для координации совместной работы создается иерархия управления с распределением полномочий и ответственности между уровнями. Это называется вертикальным разделением труда и является основой управления организацией.
3. Внешняя среда организации
Любая организация функционирует в рамках определенной внешней среды, оказывающей значительное влияние на ее деятельность. Внешнюю среду можно разделить на две составляющие:
- Деловая среда - элементы, непосредственно взаимодействующие с организацией.
- Макроокружение - общие условия функционирования организации.
Элементами деловой среды являются потребители, поставщики, конкуренты, инфраструктурные организации, государственные структуры, международные партнеры.
Макроокружение включает экономические, политические, правовые, технологические, социокультурные, географические и другие факторы.
Организация, деловая среда и макроокружение образуют единую систему и оказывают взаимное влияние друг на друга. Организация как объект менеджмента должна постоянно отслеживать изменения во внешней среде и своевременно адаптироваться к ним, чтобы сохранять эффективность.
Внешняя среда характеризуется определенной степенью неопределенности, которая зависит от множества факторов. Чем выше неопределенность, тем сложнее прогнозировать развитие событий и принимать обоснованные управленческие решения.
Для снижения неопределенности внешней среды организации необходимо развивать способность быстро реагировать на происходящие изменения, то есть повышать свою адаптивность. Гибкие и адаптивные компании имеют больше шансов эффективно функционировать в меняющихся условиях окружающей среды.
4. Сущность управления
Управление организацией представляет собой целенаправленный процесс, включающий постановку целей, сбор и анализ информации, принятие решений и их реализацию. Важнейшим элементом управления является наличие обратной связи между управляющей и управляемой системами.
Обратная связь позволяет корректировать управленческие воздействия на основе информации о реакции объекта управления. Различают положительную и отрицательную обратную связь. Последняя играет ключевую роль в стабилизации систем.
С точки зрения кибернетики, организация объект менеджмента представляет собой управляемую систему, на которую оказывается целенаправленное информационно-организационное воздействие субъектом управления при наличии обратной связи.
5. Функциональные области в организации
Организация имеет ряд ключевых функциональных областей, обеспечивающих ее деятельность. Это производство, маркетинг, финансы, управление человеческими ресурсами. Также выделяют вспомогательные функции: бухгалтерский учет, юридическое обеспечение, служба безопасности.
Каждая функциональная область реализуется соответствующими структурными подразделениями. Между ними должны быть налажены тесные горизонтальные связи для обеспечения слаженной работы всей организации.
6. Ресурсы организации
Любая организация использует разнообразные ресурсы для своего функционирования:
- Человеческие ресурсы - персонал организации различной квалификации.
- Финансовые ресурсы - капитал и денежные средства, обеспечивающие деятельность.
- Материальные ресурсы - сырье, оборудование, материалы, здания, сооружения.
- Информационные ресурсы - данные, знания, накопленный опыт.
Менеджмент должен обеспечивать организацию всеми необходимыми ресурсами в нужном объеме и качестве. Кроме того, важно рационально и эффективно использовать имеющиеся ресурсы.
7. Управление организацией
Эффективное управление организацией включает:
- Постановку стратегических и тактических целей.
- Распределение задач и полномочий между подразделениями и работниками.
- Налаживание коммуникаций и бизнес-процессов.
- Мотивирование и стимулирование персонала.
- Организацию производства и сбыта.
- Контроль результатов на всех уровнях.
Важно оперативно реагировать на изменения внешней и внутренней среды путем корректировки целей, стратегии, организационной структуры, технологий и процессов.
8. Эффективность организации
Эффективность организации определяется соотношением полученного результата и использованных ресурсов. Для оценки эффективности применяются как финансовые показатели (прибыль, рентабельность), так и нефинансовые (качество продукции, удовлетворенность клиентов).
Существуют различные методы анализа эффективности: сравнение плановых и фактических показателей, сравнение с показателями конкурентов, оценка динамики за период и другие.
Повышение эффективности достигается за счет оптимизации бизнес-процессов, снижения издержек, повышения производительности, качества продукции, мотивации персонала.
9. Конкурентоспособность организации
Конкурентоспособность определяет положение организации на рынке относительно конкурентов. Она зависит от качества продукции, уровня сервиса, эффективности бизнес-процессов, квалификации персонала.
Для повышения конкурентоспособности проводится анализ сильных и слабых сторон организации, разрабатывается конкурентная стратегия, оптимизируются бизнес-процессы, повышается качество продукции, внедряются инновации.
10. Инновации в организации
Инновации играют ключевую роль в развитии и повышении конкурентоспособности организации. Различают продуктовые, технологические, маркетинговые и организационные инновации.
Внедрение инноваций предполагает генерацию идей, отбор перспективных разработок, опытное внедрение, анализ результатов и широкое распространение эффективных нововведений.
Для активизации инновационных процессов необходимо формирование творческой атмосферы в коллективе, мотивация персонала к инновациям, поддержка перспективных разработок.
11. Организационная культура
Организационная культура представляет собой систему ценностей, убеждений, обычаев, традиций, принятых в организации. Она влияет на мотивацию персонала, взаимодействие между сотрудниками, отношение к работе.
Сильная корпоративная культура повышает лояльность персонала, способствует достижению целей организации. Ее формирование и поддержание является важной задачей менеджмента.
12. Организационные изменения
Любая организация периодически нуждается в осуществлении изменений для повышения эффективности и конкурентоспособности. Причины изменений могут быть как внутренними, так и внешними.
Проведение изменений предполагает диагностику проблем, разработку плана реорганизации, преодоление сопротивления персонала, внедрение и закрепление изменений.
Одним из распространенных видов организационных изменений является реинжиниринг бизнес-процессов - радикальное перепроектирование деятельности для достижения существенных улучшений.
13. Развитие организации
Развитие организации проходит определенные этапы жизненного цикла: становление, рост, зрелость, спад или обновление. На каждом этапе требуется адаптация системы управления.
Для устойчивого долгосрочного развития организация должна обладать ключевыми компетенциями, дающими конкурентные преимущества, а также быть способной к обучению и генерации инноваций.
Важную роль в эволюции организации играет антикризисное управление, помогающее минимизировать негативные последствия кризисов и сохранить бизнес.
14. Социальная ответственность
Помимо экономических целей, современная организация должна преследовать и социальные цели, такие как благополучие общества, охрана окружающей среды, соблюдение прав человека.
Концепция социальной ответственности предполагает этичное ведение бизнеса, участие в решении общественных проблем, ответственное отношение к сотрудникам и партнерам.
Реализация принципов социальной ответственности повышает имидж и репутацию компании, укрепляет ее бренд, привлекает клиентов и партнеров.
15. Будущее организаций
Под влиянием технологических и социальных факторов организации будущего претерпят существенные изменения. Это коснется структуры, бизнес-моделей, корпоративной культуры.
Вероятно, будут распространены сетевые структуры, удаленная занятость, искусственный интеллект в управлении, непрерывное обучение персонала, гибкие горизонтальные связи.
Однако в любых условиях ключевым фактором успеха останется человек с его знаниями, компетенциями, творчеством.
