Выписка из приказа - это важный документ, который часто требуется сотрудникам и организациям. От правильности ее оформления зависит юридическая сила выписки и возможность использовать ее для подтверждения различных фактов. В статье мы разберем, как грамотно составить выписку из приказа с учетом всех требований - от нормативного регулирования до практических советов по заполнению реквизитов. Рассмотрим типичные ошибки при составлении выписки и как их избежать. Проанализируем юридическое значение выписки из приказа и ответственность за неправильное оформление. В заключение дадим практические рекомендации по использованию выписок из приказов.
Понятие выписки из приказа
Выписка из приказа - это копия части документа, заверенная в установленном порядке. Основное отличие от копии в том, что выписка содержит не весь документ, а только необходимые сведения.
Выписки из приказов нужны в следующих ситуациях:
- Для предоставления информации в госорганы
- Подтверждения факта работы в организации
- Подтверждения стажа при утере трудовой книжки
- Для совместителей и временных работников
Таким образом, выписка позволяет подтвердить отдельные сведения из приказа, не раскрывая лишней информации.
Нормативное регулирование оформления выписки из приказа
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан по запросу работника не позднее 3 дней выдать выписку из приказа (ст.62).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления выписки:
- Указывается, что это выписка из конкретного документа
- Проставляется дата и место составления выписки
- Ставится подпись ответственного лица и печать организации
Выписку может заверять руководитель организации или иное уполномоченное лицо. Подпись скрепляется печатью, если она предусмотрена уставом организации.
Порядок составления выписки из приказа
Чтобы получить выписку из приказа, сотрудник пишет заявление на имя руководителя с указанием необходимых сведений. Затем выписка готовится в течение 3 дней.
Основные реквизиты выписки:
- Наименование организации
- Номер и дата приказа
- ФИО и должность лица, составившего выписку
- Дата составления выписки
- Подпись и печать
Текст выписки должен точно соответствовать содержанию приказа. Изменения недопустимы.
Образцы выписок из различных приказов
Выписка из приказа о приеме на работу:
ПРИКАЗ No 145 от 03.05.2022
О приеме на работу Иванова Ивана Ивановича ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Принять ИВАНОВА Ивана Ивановича на должность менеджера отдела продаж с 03 мая 2022 года.Директор ООО "Рога и копыта" И.И. Иванов
Верно:
И далее примеры выписок из других видов приказов с разными форматами контента - списки, таблицы, цитаты.
Типичные ошибки при составлении выписки из приказа
Основные ошибки, допускаемые при оформлении выписки:
- Неполное копирование информации из приказа
- Отсутствие подписи ответственного лица
- Несоответствие выписки оригиналу приказа
- Отсутствие печати организации при необходимости ее проставления
- Некорректное оформление реквизитов
Все это может привести к потере юридической силы выписки и невозможности ее использования.
Особые случаи выдачи выписок из приказов
Рассмотрим некоторые особенности выдачи выписок:
- Уволенным сотрудникам выдают выписки из приказов для подтверждения стажа
- Для госорганов готовят выписки по специальным запросам
- Совместителям нужны выписки о работе по совместительству
- Для архива выписывают кадровые приказы
В каждом случае есть свои нюансы оформления.
Юридическое значение выписки из приказа
Выписка из приказа имеет такую же юридическую силу, как и подлинник приказа. При обнаружении несоответствий сотрудник может обжаловать выписку.
Организация несет ответственность за достоверность информации, указанной в выписке. При некорректном оформлении выписка может быть оспорена в суде.
Таким образом, правильное оформление выписки - залог ее юридической силы и возможности использования для подтверждения прав работника.
Рекомендации по составлению выписки для совместителей
Совместителям часто требуются выписки из приказов, подтверждающие работу по внутреннему или внешнему совместительству. При их составлении стоит учесть:
- Указать, что работник принят по совместительству
- Внести данные об основном месте работы совместителя
- Отразить объем рабочего времени по совместительству
- Указать размер оплаты труда
Такая выписка будет содержать всю необходимую информацию для подтверждения трудовой деятельности по совместительству.
Особенности выписки для подтверждения трудового стажа
При утере трудовой книжки бывшие сотрудники могут запросить выписки из кадровых приказов, чтобы восстановить свой трудовой стаж. В таких выписках указывают:
- Даты приема и увольнения
- Наименование должностей
- Структурные подразделения
- Основания приказов (номер трудового договора)
Образцы выписки из приказа для подтверждения стажа должны охватывать весь период работы в организации.
Выдача выписок уволенным сотрудникам
Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в день увольнения. Но на практике часто выдают выписки из соответствующих приказов:
- О приеме на работу
- О переводах на другие должности
- О предоставлении отпусков
- О поощрениях
- Об увольнении
Такие выписки позволяют уволенному сотруднику подтвердить свой стаж в этой организации.
Выдача выписок из приказов по запросам госорганов
Государственные органы могут запрашивать выписки из кадровых приказов. Например:
- Налоговые органы - о премировании и стимулирующих выплатах
- Пенсионный фонд - о стаже и заработке
- Суды - в рамках судебных разбирательств
При составлении таких выписок важно точно следовать запросу госоргана и не разглашать лишнюю информацию.
Оформление выписок для нужд архива организации
В архив организации передаются выписки из кадровых приказов, касающихся приема, переводов и увольнения работников. Это необходимо для подтверждения трудового стажа сотрудников.
При подготовке выписок для архива важно:
- Включить все кадровые изменения за период работы сотрудника
- Указать полные реквизиты приказов
- Оформить выписки надлежащим образом с подписью и печатью
Выписки для архива готовятся в момент увольнения сотрудника и помещаются в его личное дело.
Порядок учета выписок из приказов
Хотя учет выданных выписок не является обязательным, рекомендуется вести журнал учета выписок. В него заносят:
- Дату выдачи выписки
- Номер и дату приказа
- Кому выдана выписка
- Цель выдачи выписки
- Подпись лица, получившего выписку
Такой учет позволит контролировать выдачу выписок и при необходимости найти нужные сведения.
Ответственность организации за выдачу выписок из приказов
Организация несет ответственность за достоверность сведений, указанных в выписках из приказов. Если выписка не соответствует оригиналу приказа, ее можно обжаловать.
Кроме того, за необоснованный отказ в выдаче выписки организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Поэтому компаниям следует уделять пристальное внимание правильному оформлению выписок в соответствии с нормативными требованиями.
Актуализация внутренних регламентов по работе с выписками
Чтобы исключить ошибки при выдаче выписок из приказов, организации необходимо:
- Разработать регламент оформления выписок
- Определить ответственных сотрудников
- Установить сроки исполнения запросов
- Ввести журнал учета выданных выписок
Регулярный аудит соблюдения регламента позволит минимизировать ошибки и нарушения при работе с выписками из кадровых приказов.
