Приказы по основной деятельности - важнейшие документы для управления компанией. От правильности их оформления зависит законность принимаемых решений. В этой статье мы подробно разберем, какие бывают приказы по основной деятельности, как их правильно составить и оформить.
Виды приказов по основной деятельности
Приказы по основной деятельности - это распорядительные документы, издаваемые руководителем организации для решения текущих задач в сфере производственно-хозяйственной деятельности.
Существует несколько видов приказов по основной деятельности:
- Организационные приказы - об утверждении структуры организации, штатного расписания, должностных инструкций.
- Распорядительные приказы - о создании комиссий, рабочих групп, назначении ответственных лиц.
- Информационные приказы - об итогах инвентаризации, ревизии, проверки.
- Финансовые приказы - об установлении тарифов, норм расхода.
Приказы по основной деятельности отличаются от приказов по личному составу, которые регулируют трудовые отношения с конкретными работниками.
Требования к оформлению приказов по основной деятельности
Оформление приказов по основной деятельности регламентируется общими правилами делопроизводства и ГОСТом. Приказ должен содержать определенные реквизиты и структурные элементы.
Структура и реквизиты приказа:
- Наименование организации
- Наименование вида документа
- Дата и номер приказа
- Заголовок к тексту
- Текст (констатирующая и распорядительная части)
- Подпись
- Отметка об исполнителе
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей. В констатирующей части излагаются причины и основания для издания приказа. Распорядительная часть начинается словами "приказываю", после чего перечисляются конкретные действия.
Если к приказу прилагаются дополнительные документы, это оговаривается в тексте. Приложения оформляются на отдельных листах и содержат отметку о приложении к конкретному приказу.
Регистрация и учет приказов по основной деятельности
Все приказы по основной деятельности подлежат обязательной регистрации в специальных журналах или книгах.
Регистрация предполагает присвоение приказу номера и занесение основных реквизитов в регистрационную форму.
Для приказов по ОД часто используется сквозная нумерация в пределах календарного года. В крупных компаниях применяются более сложные системы нумерации с различными индексами.
Рекомендуется вести отдельные журналы учета для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу в связи с разными сроками их хранения.
Образцы приказов по основной деятельности
Рассмотрим на конкретных примерах, как правильно оформлять разные виды приказов по ОД.
Пример приказа о создании комиссии
ПРИКАЗ
05.02.2021 No 28/1 О создании комиссии В целях _______________ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе: Председатель комиссии - Иванов И.И. Члены комиссии: Петров П.П. Сидоров С.С.
Пример приказа об утверждении положения
ПРИКАЗ 10.03.2021 No 64/2 Об утверждении Положения ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить Положение о премировании (прилагается). Приложение: Положение о премировании на 5 л. в 1 экз.
Ошибки при составлении приказов по ОД
При подготовке приказов по основной деятельности часто допускаются различные ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
- Нарушение требований к оформлению реквизитов (отсутствие даты, номера, подписи и т.д.).
- Некорректное изложение в тексте приказа, противоречащее действующему законодательству.
- Нарушение порядка регистрации и учета приказов.
Подобные ошибки могут привести к отмене приказа, а также нанести ущерб интересам компании.
Составление проектов приказов по ОД
Перед изданием приказ готовится в виде проекта, который проходит согласование и утверждение.
Порядок подготовки проекта приказа:
- Составление проекта ответственным лицом или комиссией.
- Визирование проекта заинтересованными подразделениями.
- Проверка проекта юристом на соответствие законодательству.
- Доработка проекта по результатам согласования.
- Утверждение проекта руководителем.
Правильно подготовленный проект - залог качества и законности приказа.
Хранение приказов по основной деятельности
Срок хранения подлинников приказов по основной деятельности составляет постоянно, то есть они не подлежат уничтожению.
Для обеспечения сохранности рекомендуется формировать приказы в отдельные дела в хронологическом порядке.
В архиве приказы должны храниться в специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу и утрату. Доступ к ним должен быть ограничен.
Автоматизация работы с приказами
Для оптимизации работы с приказами целесообразно внедрять электронный документооборот.
Это позволяет:
- Хранить приказы в электронном виде, обеспечив их сохранность.
- Автоматизировать процесс согласования и утверждения приказов.
- Ускорить поиск нужных приказов по реквизитам.
Однако при внедрении электронного документооборота важно грамотно организовать работу с электронной подписью и регламентами доступа, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных приказов.
Автоматизация работы с приказами
Для оптимизации работы с приказами целесообразно внедрять электронный документооборот.
Это позволяет:
- Хранить приказы в электронном виде, обеспечив их сохранность.
- Автоматизировать процесс согласования и утверждения приказов.
- Ускорить поиск нужных приказов по реквизитам.
Однако при внедрении электронного документооборота важно грамотно организовать работу с электронной подписью и регламентами доступа, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных приказов.
Рекомендации по составлению приказов
Чтобы избежать ошибок при подготовке приказов по основной деятельности, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Тщательно проверять оформление всех обязательных реквизитов.
- Соблюдать логическую структуру текста приказа.
- Не допускать противоречий действующему законодательству.
- Четко регламентировать процедуру согласования и утверждения.
- Правильно организовать регистрацию и учет приказов.
Поиск нужных образцов приказов
Чтобы найти подходящий образец приказа для конкретной ситуации, рекомендуется воспользоваться специализированными информационными системами, содержащими каталоги образцов документов.
Например, в системе КонсультантПлюс представлены образцы приказов по различным направлениям деятельности организации. Подбор осуществляется по тематическим подборкам или с помощью интеллектуального поиска.
Также полезным подспорьем при подготовке приказов могут стать образцы и макеты приказов по основной деятельности, представленные в специальной литературе и на профильных интернет-ресурсах.
Распорядительные документы
Помимо приказов, к распорядительным документам относятся также распоряжения по основной деятельности.
Распоряжения имеют более узкую сферу применения и используются для решения оперативных текущих задач.
Оформление распоряжения по основной деятельности аналогично оформлению приказа. Главное отличие - распоряжение может быть подписано не только руководителем организации, но и его заместителями в пределах своих полномочий.
Юридическая экспертиза
Во избежание ошибок и нарушений приказ по основной деятельности должен пройти юридическую экспертизу перед утверждением и подписанием руководителем.
Юрист проверяет проект приказа на:
- Соответствие законодательству.
- Правильность оформления реквизитов и текста.
- Наличие необходимых согласований.
- Соответствие локальным нормативным актам организации.
Юридическая экспертиза - обязательная процедура, гарантирующая законность выпускаемых приказов.
