Бланки документов являются неотъемлемой частью делопроизводства в любой компании или организации. Их использование позволяет упростить и ускорить создание типовых документов, а также повысить имидж организации за счет качественного и единообразного оформления. Давайте разберемся, какие бывают виды бланков, требования к их оформлению и порядок применения.
Понятие бланка документа
Бланк документа - это стандартный лист бумаги или электронный шаблон с предварительно нанесенными реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Основное предназначение бланков документов:
- Ускорение и упрощение создания однотипных документов
- Повышение культуры делопроизводства в организации
- Повышение имиджа организации за счет единообразия оформления документов
К преимуществам использования бланков документов можно отнести:
- Экономия времени при заполнении типовых документов
- Уменьшение количества ошибок при оформлении реквизитов
- Возможность изготовления бланков с различной степенью защиты от подделок
Виды бланков документов
Существует несколько основных видов бланков документов:
- Общий бланк
- Бланк письма
- Бланк конкретного вида документа
- Бланк структурного подразделения
- Бланк должностного лица
Общий бланк используется для изготовления различных видов документов, кроме писем. Он содержит реквизиты, идентифицирующие организацию в целом.
Бланк письма предназначен для оформления деловой переписки. Помимо реквизитов организации он может содержать реквизиты структурного подразделения или должностного лица.
Бланк конкретного вида документа используется для создания определенных типов документов, например, приказов, распоряжений, актов, протоколов.
Бланк структурного подразделения содержит реквизиты конкретного подразделения организации. Применяется для внутренних документов отдела или службы.
Бланк должностного лица используется для оформления документов от имени конкретного сотрудника. Содержит реквизиты и подпись должностного лица.
Также могут применяться различные виды специализированных бланков, например, бланки статистической отчетности, бланки для бухгалтерии, бланки дипломов и сертификатов. Выбор видов бланков зависит от специфики деятельности и документооборота конкретной организации.
Требования к оформлению бланков
К оформлению бланков документов предъявляются следующие основные требования:
- Формат бумаги - А4 или А5.
- Соблюдение размеров полей.
- Стандартное расположение реквизитов - угловое или продольное.
- Единый стиль оформления текста.
- Использование защитных элементов (нумерация, водяные знаки и др.) для важных видов бланков.
Размеры полей документа:
- Левое - 20 мм (30 мм для документов свыше 10 лет хранения)
- Правое - 10 мм
- Верхнее - 20 мм
- Нижнее - 20 мм
Для оформления текста бланков рекомендуется использовать стандартные беззасечные шрифты (Arial, Times New Roman, Calibri). Размер шрифта - 10-14 пунктов.
Для повышения степени защиты наиболее важных бланков применяются специальная нумерация, водяные знаки, микротекст, защитные волокна, тиснение и другие элементы, затрудняющие подделку документов.
Порядок применения бланков
При применении бланков документов следует придерживаться определенных правил:
- Бланки заполняются в соответствии с образцами и правилами оформления документов.
- Не допускаются исправления ошибок в реквизитах бланка.
- Для электронных бланков устанавливаются права доступа, предотвращающие несанкционированное изменение.
- Использование номерных бланков фиксируется в специальных регистрационных журналах.
- Испорченные бланки уничтожаются в установленном порядке.
Таким образом, правильный подбор бланков и соблюдение порядка их применения позволяют оптимизировать документооборот и придать делопроизводству профессиональный вид.
Разработка бланков для организации
Для внедрения бланков в делопроизводство организации необходимо выполнить следующие действия:
- Анализ потребности в различных видах бланков.
- Выбор требуемых видов и количества бланков.
- Разработка макетов бланков.
- Согласование и утверждение макетов руководством.
- Печать бланков в типографии или на собственном полиграфическом оборудовании.
При анализе потребностей определяют наиболее часто используемые виды документов и количество их экземпляров в год. Целесообразно разрабатывать бланки, если один вид документа создается более 200 раз в год.
Разработка макета бланка ведется на основе технических требований к оформлению с учетом особенностей конкретной организации. Рекомендуется предусмотреть несколько вариантов макета.
После утверждения макетов производится печать тиража бланков. Для наиболее ответственных документов рекомендуется типографская печать с использованием защитных элементов.
Заполнение и обращение бланков
При работе с бланками документов следует придерживаться следующих правил:
- Использовать бланки строго по назначению.
- Соблюдать образцы заполнения реквизитов.
- Применять пишущие средства, печати и подписи установленных цветов.
- Не допускать помарок и неоговоренных исправлений.
- Регистрировать выдачу и возврат номерных бланков.
Образцы заполнения для различных бланков разрабатываются юридической службой организации. Они используются при обучении персонала работе с документами.
Хранение бланков
Для хранения бланков документов рекомендуется выделить специальное помещение ограниченного доступа, оборудованное надежными запирающими устройствами.
Бланки хранятся в шкафах, сейфах, металлических шкафах. Допускается распределенное хранение по подразделениям в несгораемых шкафах.
Должен вестись поэкземплярный учет бланков с фиксацией дат выдачи и возврата. Номерные бланки регистрируются в специальном журнале.
Сроки хранения бланков устанавливаются номенклатурой дел организации.
Уничтожение испорченных бланков
Бланки документов, испорченные при заполнении или по истечении срока хранения, подлежат уничтожению.
Уничтожение проводится комиссией организации путем измельчения или сжигания с составлением акта. Номерные бланки должны уничтожаться с сохранением номеров и фиксацией данного факта в журнале учета.
Таким образом, правильный порядок хранения, учета и уничтожения бланков обеспечивает конфиденциальность и сохранность документации компании.
Особенности бланков бухгалтерской отчетности
Для бухгалтерской отчетности применяются специализированные унифицированные формы бланков, утвержденные нормативными актами.
Формы бланков отчетности разрабатываются Министерством финансов РФ. Они имеют определенную структуру таблиц и реквизитов.
Реквизиты бланка бухгалтерской отчетности:
- Наименование отчета.
- Отчетный период.
- Единица измерения.
- Организационно-правовая форма организации.
- Вид экономической деятельности.
- Орган управления.
Заполнение бланков бухгалтерской отчетности производится в соответствии с указаниями по заполнению, которые также утверждаются Минфином.
Подготовка бланков для сдачи отчетности
Перед сдачей отчетности бланки должны пройти следующую подготовку:
- Проверка правильности заполнения всех форм.
- Внесение исправлений в случае ошибок.
- Подписание бланков руководителем.
- Скрепление печатью организации.
- Нумерация страниц.
- Формирование комплекта для сдачи.
Особое внимание следует уделить проверке итоговых сумм, значений в графах, написанию полного наименования организации в точном соответствии с уставом.
Электронная отчетность
Помимо бумажных бланков, отчетность может сдаваться в электронном виде через специализированные операторы электронного документооборота.
При этом используются специальные форматы электронных документов: xml, xbrl. Электронная отчетность заверяется электронной подписью.
Преимущества электронной отчетности:
- Быстрая обработка данных.
- Уменьшение ошибок.
- Экономия времени и средств.
Однако электронные бланки требуют наличия специализированных программных продуктов.
Актуальные изменения в бланках отчетности
Формы бухгалтерской отчетности могут меняться в соответствии с реформами в сфере бухучета. Например, в 2018 году были введены новые формы бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах.
Чтобы иметь актуальные формы бланков, бухгалтерия должна следить за изменениями нормативных актов Минфина России, регулирующих порядок заполнения отчетности.
Таким образом, бланки бухгалтерской отчетности имеют строго регламентированные формы, обязательные к применению. Их актуализация требует постоянного мониторинга законодательства.
