Перечень - распространенное понятие, которое часто употребляется в деловой и официальной речи. Разберемся, что такое перечень, в чем его особенности и как правильно составлять перечни документов и других объектов.
Определение понятия
Перечень это - список, последовательное перечисление чего-либо. Как правило, элементы перечня располагаются согласно определенному порядку или структуре. Например, перечень документов, необходимых для регистрации фирмы, перечень товаров в наличии, перечень этапов технологического процесса.
Перечень - это упорядоченный список элементов, объединенных общей темой или назначением.
Отличие перечня от простого списка заключается в том, что перечень предполагает:
- Наличие заголовка или темы
- Определенную последовательность элементов
- Логическую или хронологическую связь между элементами
Если в списке просто перечислены разрозненные объекты без видимой взаимосвязи и порядка, то такой список нельзя назвать перечнем.
Виды и формы перечней
Перечень это может принимать различные формы в зависимости от содержания и назначения:
- Перечень документов
- Перечень требований или условий
- Перечень продукции или услуг
- Перечень этапов работ
- Перечень сотрудников организации
Перечень документов, как правило, нумеруется и упорядочивается в соответствии с важностью или последовательностью предоставления документов. Например:
- Заявление на регистрацию ИП
- Копия паспорта
- Квитанция об оплате госпошлины
Перечень требований или условий может быть как нумерованным, так и ненумерованным:
- Возраст от 18 лет
- Наличие водительского удостоверения категории В
- Опыт работы от 3х лет
Перечень продукции обычно представляют в виде таблицы, с указанием характеристик и свойств товаров или услуг:
| Наименование | Цена | Количество |
| Товар 1 | 100 руб. | 5 шт |
| Товар 2 | 500 руб. | 12 шт |
Таким образом, перечень это универсальный способ структурирования и систематизации различного вида информации.
Правила составления перечней
Чтобы перечень выполнял свои функции и был удобен в использовании, при его подготовке следует придерживаться определенных правил:
- Логичность - элементы должны располагаться в определенной логической последовательности
- Связность - между элементами должна прослеживаться смысловая и логическая связь
- Краткость формулировок - формулировки элементов должны быть максимально краткими и понятными
- Одинаковый уровень детализации - желательно избегать резкого перехода от общих объектов к частным и наоборот
При составлении перечней также рекомендуется придерживаться единообразия:
- Использовать один стиль маркированных и нумерованных списков
- Форматировать аналогичные элементы одинаково (курсив, полужирный и т.д.)
- Выравнивать текст по левому краю или по ширине, в зависимости от выбранного оформления
Юридическое значение перечней
В юридической и деловой документации перечни могут иметь строго регламентированный статус и значение. Например, Таможенный кодекс устанавливает исчерпывающий перечень случаев ввоза товаров без уплаты пошлины.
Другим примером юридического значения перечней может служить утвержденный перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов.
Автоматизация с перечнями
При работе с большим количеством перечней, их удобно автоматизировать. Для этого используются специальные программы и базы данных, которые позволяют:
- Хранить перечни и связанные с ними данные
- Редактировать и обновлять перечни
- Осуществлять поиск по элементам
- Сортировать и фильтровать по заданным критериям
- Формировать разнообразные выборки и отчеты
- Обмениваться перечнями и согласовывать изменения между пользователями
Применение баз данных позволяет значительно ускорять работу с большими объемами списочной и перечневой информации.
