Что такое внутренний аудит системы менеджмента качества и зачем он нужен организации? Почему этот процесс вызывает опасения у многих сотрудников и как изменить отношение к аудиту? Узнайте об этом из нашего руководства.
Сущность внутреннего аудита системы менеджмента качества
Внутренний аудит системы менеджмента качества - это систематическая и документированная процедура получения объективных данных о функционировании системы менеджмента качества и их оценки на соответствие установленным требованиям.
Аудит (audit) – систематический независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и их объективного оценивания для установления степени соответствия критериям аудита.
Основными критериями оценки при внутреннем аудите СМК являются:
- требования международного стандарта ISO 9001
- внутренняя документация системы менеджмента качества
- утвержденные цели в области качества
Согласно стандарту ISO 19011, при проведении внутреннего аудита СМК необходимо придерживаться следующих принципов:
- независимость
- честность
- объективность
- конфиденциальность
- профессиональный подход
Конечными целями внутреннего аудита СМК являются:
- оценка соответствия СМК требованиям ISO 9001
- оценка результативности процессов СМК
- поиск возможностей для улучшения СМК
Виды аудита системы менеджмента качества
Существует несколько подходов к классификации внутренних аудитов СМК. В зависимости от источника инициативы проведения аудита, выделяют:
- внешний аудит – проводится внешними экспертами
- внутренний аудит – проводится обученными сотрудниками компании
По объекту аудиторской проверки бывают:
- аудит системы – проверка СМК в целом
- аудит процесса – аудит отдельного процесса СМК
- аудит продукции – проверка качества продукции
Также выделяют первичный, периодический и внеплановый аудиты. Первичный аудит проводится до сертификационного или в начале внедрения СМК. Периодический – с периодичностью 1-2 раза в год. Внеплановый – при значительных изменениях в компании.
Этапы внутреннего аудита системы менеджмента качества
Процесс внутреннего аудита СМК включает в себя следующие этапы:
- Подготовка к аудиту
- Планирование аудита
- Проведение аудита
- Завершение аудита
На стадии подготовки формируется группа аудиторов, определяется область аудита, составляется программа.
При планировании аудита разрабатываются:
- цели, задачи и критерии аудита;
- методы сбора информации;
- расписание мероприятий с указанием дат, места и продолжительности.
На этапе проведения аудиторы анализируют документы СМК, опрашивают сотрудников, наблюдают за процессами. В результате выявляются несоответствия, которые регистрируются.
При завершении аудита формируются выводы и готовится отчет. Также разрабатываются мероприятия по устранению найденных несоответствий.
| Подготовка к аудиту | Формирование группы аудиторов, определение области и объектов аудита |
| Планирование аудита | Разработка целей, методов, расписания аудита |
| Проведение аудита | Сбор объективных свидетельств путем анализа документов СМК, опроса персонала, наблюдения за процессами |
| Завершение аудита | Подготовка отчета по аудиту, разработка мероприятий по устранению выявленных несоответствий |
Методы внутреннего аудита системы менеджмента качества
Для получения объективных и достоверных данных при внутреннем аудите СМК используются различные методы сбора информации:
- метод случайной выборки — проверка выбранных случайным образом элементов из генеральной совокупности;
- метод сплошной проверки — контроль 100% элементов;
- метод проверки по признаку — отбор элементов по заданному критерию.
Также различают методы аудита в зависимости от последовательности сбора данных:
- Прямой метод — сначала анализируется документация, затем опрашиваются исполнители, после чего наблюдаются процессы.
- Обратный метод — сначала наблюдаются процессы, потом опрашиваются исполнители, и лишь после этого проверяются записи и документы по этим процессам.
Объекты внутреннего аудита системы менеджмента качества
Объектами проверки при аудите СМК могут быть:
- документация системы (руководство по СМК, методики, стандарты организации, положения о подразделениях);
- записи СМК (протоколы, акты, журналы учета, отчеты);
- процессы СМК;
- подразделения и конкретные сотрудники.
Оценка результативности системы менеджмента качества
Одной из основных задач внутреннего аудита СМК является оценка результативности системы, то есть способности достигать намеченных целей и непрерывного улучшения.
Для этого определяют степень достижения каждой цели в процентах или баллах. Затем рассчитывают общий индекс результативности как среднее арифметическое показателей по целям.
Также анализируют результативность всех процессов СМК по установленным для них показателям, что позволяет выявить «слабые места» системы.
Реагирование на результаты внутреннего аудита
По итогам внутреннего аудита СМК принимаются меры, направленные на устранение выявленных несоответствий и улучшение процессов.
Для этого разрабатывается план корректирующих мероприятий с указанием сроков, ответственных лиц и требуемых ресурсов. В последующем осуществляется мониторинг выполнения этих мероприятий.
Поддержание эффективности внутренних аудитов
Для того чтобы внутренние аудиты СМК приносили максимальную пользу, необходимо:
- Мотивировать руководство и персонал, разъясняя цели и преимущества аудитов.
- Постоянно повышать квалификацию внутренних аудиторов через обучение.
- Совершенствовать программу и методику аудитов на основе анализа результатов предыдущих проверок.
Компетентность внутренних аудиторов
Внутренние аудиторы СМК должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:
- требования ISO 9001 и других применимых стандартов;
- принципы и методы аудита;
- отраслевая специфика организации.
Для развития этих компетенций необходимо периодическое обучение аудиторов как внутри компании, так и на курсах посторонних организаций.
Принципы формирования группы аудиторов
Чтобы обеспечить объективность результатов аудита, при формировании группы аудиторов учитывают следующие принципы:
- Независимость аудиторов от проверяемого процесса или подразделения.
- Ротация аудиторов, исключающая многократное участие одних и тех же лиц в проверках одного и того же объекта.
- Привлечение компетентных экспертов при необходимости оценки узкоспециализированных вопросов.
Автоматизация процесса внутреннего аудита
Для повышения эффективности внутренних аудитов СМК можно использовать специализированное программное обеспечение, которое позволяет:
- Формировать и актуализировать программу аудитов.
- Создавать контрольные листы в электронном виде.
- Регистрировать результаты аудитов и несоответствия.
- Формировать отчеты в автоматическом режиме.
В данной статье подробно разбирается такая важная тема в области менеджмента качества, как внутренний аудит системы менеджмента качества.
