Расчет отпуска - важный этап в работе кадровика. Правильный расчет позволяет избежать ошибок при начислении отпускных и обеспечить соблюдение трудового законодательства. Давайте разберемся, как рассчитать отпуск за год и как начисляются отпускные по формуле.
Как определить количество дней отпуска
Первым делом нужно определить общее количество дней отпуска, на которое работник имеет право. Согласно Трудовому кодексу РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск для большинства работников составляет 28 календарных дней.
Однако в некоторых случаях количество дней отпуска может отличаться:
- Для работников в возрасте до 18 лет - 31 календарный день;
- Для инвалидов - не менее 30 календарных дней;
- Для работников с ненормированным рабочим днем - не менее 28 календарных дней плюс дополнительные дни в соответствии с коллективным договором.
Также на общее количество дней отпуска влияют дополнительные отпуска, предоставляемые за особые условия труда. Например, на Севере, за вредные условия и т.д.
Как рассчитать количество использованных дней отпуска
После того как мы определили общее количество положенных работнику дней отпуска, необходимо вычесть из этого числа уже использованные дни.
Для этого изучаем данные табеля учета рабочего времени и подсчитываем:
- Сколько дней отпуска работник использовал в прошлые периоды;
- Сколько дней отпуска он уже использовал в текущем году.
Вычитаем использованные дни из общего количества. Получаем, сколько дней отпуска у сотрудника осталось на текущий момент.
Как рассчитать отпуск за фактически отработанное время
Теперь нужно определить, сколько дней отпуска работник заработал за фактически отработанное время в текущем году. Для этого количество положенных дней отпуска делим на 12 месяцев. Получаем количество дней отпуска, которое приходится на 1 месяц работы.
Дальше смотрим, сколько полных месяцев работник отработал в текущем году на дату расчета отпуска. Умножаем это число на количество дней отпуска за 1 месяц. В результате получаем количество заработанных дней отпуска за текущий год.
Например:
Положено 28 дней отпуска. Работник отработал с начала года 5 полных месяцев.
28 дней / 12 месяцев = 2,33 дня (округляем до 2 дней)
5 месяцев * 2 дня = 10 заработанных дней отпуска
Какая формула используется для расчета отпускных
Теперь, когда у нас есть данные о количестве заработанных дней отпуска, можно рассчитать сумму отпускных выплат по формуле:
Отпускные = (Заработная плата за расчетный период / Количество календарных дней в расчетном периоде) x Количество дней отпуска
Где:
- Заработная плата за расчетный период - все выплаты, из которых должны исчисляться отпускные (оклады, премии, надбавки и т.д.) за последние 12 календарных месяцев;
- Количество календарных дней в расчетном периоде - 365 или 366 дней;
- Количество дней отпуска - количество заработанных дней отпуска за текущий период.
Эта универсальная формула позволяет правильно рассчитать отпускные как для ежегодного отпуска, так и для отпуска без сохранения заработной платы.
Особенности расчета при увольнении
Если расчет отпускных приходится на период увольнения работника, то есть некоторые нюансы:
- Из общего количества неиспользованных дней отпуска вычитаем дни отпуска за неотработанные месяцы;
- Расчетный период для исчисления среднего заработка увеличивается до 18 месяцев.
Это связано с тем, что отпуск за неотработанное время не предоставляется. А увеличение расчетного периода позволяет более точно рассчитать средний заработок.
Оплата трудовых отпусков
Согласно ТК РФ, отпуск должен оплачиваться не позднее чем за три дня до его начала. Если работнику при увольнении полагается компенсация за неиспользованный отпуск, то эта компенсация выплачивается в день увольнения.
Оплата отпуска производится на основании приказа о предоставлении отпуска. В приказе указываются дата начала и окончания отпуска, а также продолжительность отпуска в календарных днях.
Начисленные отпускные отражаются в расчетно-платежной ведомости. НДФЛ и страховые взносы с суммы отпускных исчисляются в общем порядке.
Таким образом, для правильного расчета отпускных важно знать и соблюдать основные правила: порядок определения количества дней отпуска, расчет дней за фактически отработанное время, формулу для исчисления отпускных.
Расчет отпускных при работе неполный рабочий день или неполную рабочую неделю
Особенности возникают при расчете отпускных для работников, которые работают неполное рабочее время: неполный рабочий день или неполную рабочую неделю.
В таких случаях отпуск также предоставляется продолжительностью 28, 30 или 31 календарный день. При этом количество дней отпуска, которое приходится на каждый отработанный месяц, считается пропорционально отработанному времени.
Например, если работник трудится три дня в неделю, то за полностью отработанный месяц он зарабатывает 3/5 дня отпуска. Если работает половину месяца, то зарабатывает 1,5/5 дня и т.д.
Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска
Согласно Трудовому кодексу РФ, отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков. График отпусков утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Особенности предоставления отпуска в первый год работы
В первый год работы отпуск предоставляется по соглашению сторон и до истечения шести месяцев. За отработанное до этого время отпуск также предоставляется.
Отпуск за второй рабочий год также может быть предоставлен по соглашению сторон в любое время рабочего года. Последующие отпуска предоставляются по графику в соответствии с очередностью.
Пример расчета отпускных при заключении трудового договора
Рассмотрим конкретный пример расчета отпускных для работника, который был принят на работу 10 мая текущего года на должность менеджера с окладом 45 000 руб.
Согласно трудовому договору работнику положен основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Отпуск за первый год работы был предоставлен работнику по соглашению сторон с 20 июля по 16 августа (28 календарных дней).
Для расчета отпускных необходимо:
- Рассчитать количество дней отпуска - 28 календарных дней;
- Рассчитать средний заработок за 2 отработанных месяца;
- Произвести расчет отпускных по общей формуле.
Таким образом, даже при приеме на работу в середине года отпуск предоставляется и оплачивается в соответствии с требованиями ТК РФ.
Оформление отпуска без сохранения заработной платы
Кроме ежегодного оплачиваемого отпуска, Трудовой кодекс предусматривает отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.
Отпуск без сохранения зарплаты предоставляется на основании письменного заявления работника и оформляется приказом. Дни такого отпуска не включаются в стаж работы, не оплачиваются и не компенсируются при увольнении.
При желании работник может взять часть ежегодного оплачиваемого отпуска, а оставшиеся дни оформить как отпуск без сохранения зарплаты.
Деление отпуска на части и отзыв из отпуска
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части.
При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Отзыв работника из отпуска возможен только с его согласия.
Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Отпуск при увольнении работника
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Расчет суммы компенсации производится аналогично расчету отпускных.
Если при увольнении у работника имеется задолженность по отпуску за предыдущие периоды, работодатель имеет право удержать сумму излишне выплаченных отпускных из заработной платы работника.
Таким образом, при прекращении трудового договора работнику гарантирована компенсация за все неиспользованные дни отпуска, в том числе и за текущий рабочий год.
Учет отпусков в кадровом делопроизводстве
Для учета и контроля использования отпусков работниками в кадровом делопроизводстве используются следующие документы:
- График отпусков на год;
- Заявления работников о предоставлении отпуска;
- Приказы о предоставлении отпуска;
- Табель учета рабочего времени.
На основании этих документов ведется учет использования дней отпуска каждым сотрудником. Это позволяет контролировать соблюдение графика отпусков и избегать возникновения задолженности по отпуску.
Нормативное регулирование исчисления отпусков
Основными нормативными актами, регулирующими порядок исчисления и оплаты отпусков в России, являются:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922;
- Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ.
Данные документы устанавливают продолжительность отпусков, порядок их предоставления и отзыва, расчет отпускных выплат и компенсаций. Работодатели обязаны руководствоваться этими нормативными актами.
Порядок хранения документов по учету отпусков
Документы по учету и оплате отпусков относятся к документам по личному составу. Согласно номенклатуре дел, они должны храниться в течение 75 лет после увольнения работника.
Заявления о предоставлении отпуска и приказы хранятся в личных делах сотрудников. Графики отпусков и табели учета рабочего времени хранятся отдельно в кадровой службе.
По истечении сроков хранения данные документы подлежат экспертизе ценности для последующего уничтожения или передачи на архивное хранение.
Автоматизация расчета отпускных в программах 1С и SAP
Для автоматизации процесса учета и расчета отпусков используются различные программные продукты, в том числе 1С и SAP.
В них реализованы алгоритмы расчета отпускных, формируются все необходимые документы, ведутся базы данных сотрудников и дней отпусков. Это позволяет оптимизировать работу кадровых служб.
Теперь известно, как начисляются отпускные. Формула расчета была приведена в статье.
