Пресс-релиз представляет собой сообщение для прессы, содержащее определенные сведения. В частности, организация либо частное лицо указывает новость о себе, излагает свою позицию по тому или другому вопросу. После составления сообщения должна следовать его публикация.
Общая информация
В сообщении, как правило, излагается официальная позиция организации в форме реакции на какой-либо информационный повод. Государственные органы управления выпускают иногда пресс-релизы в виде ответов на вопросы. Первое сообщение в истории было выпущено в 1906-м году, 30-го октября. Его автором был отец современного PR Айви Ли. Информация в нем была связана с трагедией, произошедшей на железной дороге в Пенсильвании. Определение, что такое пресс-релиз, становится более понятным при рассмотрении его целей. В первую очередь необходимо сказать, что это главный PR-документ в организации. Именно благодаря ему журналисты получают самую актуальную, важную и интересную информацию о событиях, произошедших в той или иной сфере. Однако пресс-релиз для СМИ не всегда может быть интересен. Журналисты обращают внимание на действительно важные, по их мнению, события. Те или иные происшествия могут быть далее распространены среди определенной целевой аудитории или широкой общественности.
Требования для материала
Чтобы сообщение было опубликовано, оно должно быть составлено по определенным принципам. В первую очередь, как уже было сказано выше, сведения должны быть действительно интересны – гарантированно без внимания останется неинформативный пресс-релиз. Как писать сообщение? Какие ключевые моменты следует осветить? Вот несколько рекомендаций от профессионалов:
- Информация сообщения должна быть не только интересной, но и нужной для аудитории издания, в котором предполагается публикация.
- Сведения должны быть актуальными и свежими.
- Хорошо, если информацию можно будет связать с каким-нибудь общественно важным событием.
- Положительно скажется также присутствие в сообщении слов и мнений лидеров по освещаемому вопросу.
Чем больше пунктов соблюдается, тем больше вероятности того, что пресс-релиз напечатают. Если организация будет постоянно присылать неинформативные сведения, то о других сообщениях будет заочно составлено не очень положительное мнение.
Отличительные черты
Для лучшего понимания того, что такое пресс-релиз, следует рассмотреть его основные особенности. Некоторые начинающие рекламные менеджеры, а в ряде случаев и сами руководители предприятий считают прямую рекламу сегодня недостаточно эффективной. По их мнению, добиться большего результата можно размещением статьи о товаре или услуге в газете. Но, как правило, статья выходит очень рекламной, а в ряде случаев вообще не получается, поскольку на такой труд нет сил и времени. В этом случае лучше взяться за написание пресс-релизов. В отличие от рекламной статьи, для составления короткой заметки не потребуется много сил и времени. Таким образом, главной характеристикой пресс-релиза можно считать сжатость и конкретность подаваемой информации.
Виды пресс-релизов
Анонс предусматривает освещение события, которое только должно произойти. Например, вовремя отправленный и опубликованный пресс-релиз выставки обеспечивает присутствие представителей прессы на мероприятии. В таком документе, кроме сути события, можно осветить кратко его предысторию. Это может еще больше заинтересовать журналистов. Если событие уже произошло, то говорят о пресс-релизе-новости. В этом сообщении, кроме основного содержания, можно добавлять мнения и комментарии заинтересованных сторон. Информационный пресс-релиз рассказывает о незавершенном, происходящем событии. В этом случае предполагается только отчет о новых поворотах дела, текущих изменениях, при том, что суть события или новости уже известна. В качестве примера можно привести пресс-релиз конкурса или соревнования.
Структура сообщения. Заголовок и первый абзац
Титул считается самой важной частью всего документа. Прочитав первые строки, журналист определяет, будет ли данная новость интересна его изданию или лучше ее выбросить. Поэтому заголовок необходимо сделать таким, чтобы можно было сразу заинтересовать любого читающего. Первый абзац называется лид. Он состоит из одного предложения, которое коротко излагает суть события, новости и т. д. Навык придумывания заголовков очень важен. Ведь что такое пресс-релиз? Это сообщение, которое должно заинтересовать с первых строк. А первой строкой является как раз заголовок. Лид или резюме – также очень важная часть, составляющая понятия пресс-релиз.
Как писать резюме?
В этой части документа в одном предложении автор сообщения должен ответить на такой вопрос: "Что я как автор сообщения хочу сказать?" Резюме конкретизирует название. В изданиях оно публикуется редко и, как правило, служит в технических целях и определяет тематику, к которой относится сообщение. Следует сказать, что работа по составлению резюме способствует лучшему пониманию смысла заметки. Если суть не получается выразить одной фразой, то лучше переделать пресс-релиз. Образец правильно составленной этой части документа приведен ниже. В качестве дополнительных вопросов можно использовать, например, такие: "Для кого составляется документ?", "Почему необходимо написать сообщение?".
Содержание
В этой части документа важно указать основные сведения. При этом порядок должен быть следующим:
- кто участник события или происшествия;
- собственно сама новость или событие;
- место, где произошло или произойдет что-то;
- причины;
- как именно произошло или будет происходить событие.
Другими словами, следует придерживаться правила "что, когда, где, сколько и кому". По сути дела, ответы на эти вопросы составляют все содержание сообщения. Разумеется, необходимо правильно указать названия организаций, мероприятий, место и дату проведения, фамилии участников или заинтересованных лиц и прочее. Желательный объем основной части – около половины страницы листа А4. Приблизительно это полторы тысячи знаков. Однако в зависимости от темы объем сообщения может быть различным.
Контактные реквизиты
Эта часть очень важна для самого автора сообщения и той организации, от чьего имени он пишет. В первую очередь желательно указать мобильные контакты: адрес почты в Интернете и номер телефона. Необходимо также указание контактного лица (лиц), куда при необходимости можно будет обращаться для разъяснения, комментирования или с вопросами. Адрес сайта также следует указать. Такие сведения особенно важны, когда составляется, например, пресс-релиз банка. Сведения о самом предприятии - желательная, но не обязательная часть документа. Представляет она краткую информацию о том, чем занимается компания (сфера ее деятельности). Такие сведения помогут редакторам сообщения быстрее понять, с кем они имеют дело. При этом не следует злоупотреблять данной частью сообщения и пытаться поставить в нее различные рекламные тексты – это произведет не очень положительное впечатление. Вместе с этим организации не следует делать вид, что она настолько известна, что издательство должно знать все заранее.
Заключение
Пресс-релиз, образец которого приведен выше, составляется главным образом для публикации в разного рода изданиях. В этом случае может возникнуть вопрос: почему не распространить сообщение самостоятельно? Этот вариант, конечно, используют некоторые организации. Но большей эффективности можно добиться, доверив освещение того или иного события профессионалам. Пресс-релизы могут распространяться на пресс-конференциях, брифингах, или рассылаются посредством коммуникационных связей (по факсу, электронной почте). В целом сообщение должно быть не очень большим по объему и помещаться на двух страницах А4-го формата. Документ не должен содержать оценочные данные или сведения рекламного характера. Как правило, пресс-релиз освещает одно событие или одну новость. Кроме того, при составлении сообщения необходимо выяснить требования редакции, куда оно будет направлено. Готовый документ должен максимально им соответствовать.
Пример
Составляя заметку, не следует злоупотреблять рекламой предприятия. Ведь что такое пресс-релиз? Это сообщение, которое должно заинтересовать. Обилие рекламы в нем может сказаться на имидже организации не лучшим образом. В качестве удачного примера составления пресс-релиза можно привести заметки компании "Майкрософт". Ее пресс-релизы в заключительной части всегда содержат краткие сведения о фирме. Здесь же иногда указывается информация об услугах, товарах. К примеру, может проводиться какая-либо акция с определенным программным продуктом. В основной части релиза о нем упоминается вскользь, а в заключительной – как бы вне текста – напоминается коротко о том, что, собственно, собой представляет продукт. Если в сообщении упоминается несколько, например две-три, компаний, заключивших соглашение о взаимодействии, то желательно дать краткую информацию обо всех.
