Часто помимо своих основных должностных обязанностей работникам на предприятиях (организациях) приходится брать на себя дополнительные функции. В подобном случае руководство должно издать соответствующий приказ о назначении ответственных лиц, чтобы закрепить эту обязанность документально.
Производственная необходимость
Нанимать отдельного специалиста и поручать ему эти обязанности нерационально, так как функции обычно носят периодический характер и не обеспечивают полной загруженности сотрудника в течение рабочего дня. В такой ситуации руководство принимает решение возложить новые обязанности на одного из сотрудников. Для этого должен быть создан специальный приказ о назначении ответственных лиц. В соответствии с ним указанный работник обязуется следить за ходом работ и отвечать за выполнение тех или иных функций. Такая деятельность обычно осуществляется в рабочее время, дополнительная оплата за нее не предусмотрена. Приказ о назначении ответственных лиц, как правило, составляется за подписью руководителя предприятия (организации).
Особенности оформления
Любая деятельность сотрудников в условиях предприятия предусматривает определенный объем работ. По основной специальности (профессии) существуют должностные (рабочие) инструкции, обязательные для исполнения. А как быть с дополнительными функциями? Взять, к примеру, пожарную безопасность. Ни для кого не секрет, что на каждом предприятии в обязательном порядке есть сотрудник, на которого возложена ответственность за соблюдение выполнения работниками норм и правил в этом направлении. Он обязан обучить людей и следить за тем, чтобы они действовали соответствующим образом. Назначенный сотрудник отвечает за соблюдение этих правил и несет ответственность в случае их нарушений.
Или, к примеру, другая ситуация. В бухгалтерии должен быть человек, который лично отвечает за сохранность печати предприятия. В этом случае также составляется приказ о назначении ответственных лиц, в соответствии с которым на одного из бухгалтеров возлагается эта функция. Доплата за это, как правило, не производится, а возложенная обязанность может быть внесена в должностную инструкцию.
Особенности оформления некоторых документов
Для некоторых отраслей существуют свои тонкости в вопросе оформления и сопровождения договоров на производство работ. Это такая сфера, где любой недочет с юридической стороны может привести к самым нежелательным последствиям. Взять, к примеру, строительство. Организация, которая занимается такой деятельностью, заключая договор, обязательно должна иметь в наличии все разрешительные и вспомогательные документы. Обычно они оформляются в виде перечня и добавляются к основному договору как отдельное приложение.
Обязательная ответственность
С сотрудниками, которые в ходе своей трудовой деятельности постоянно тем или иным образом должны будут соприкасаться с материальными ценностями, при устройстве на работу обязательно должен быть заключен договор материальной ответственности. Некоторые предприятия изначально составляют приказ: в нем перечисляют все должности и профессии, на которых работники имеют дело с такими ценностями. Это значительно облегчает работу кадровикам при оформлении и оказывает помощь руководству в решении организационных и производственных вопросов.
Например, возникла ситуация, когда необходимо установить контроль над теми или иными материальными ценностями. В этом случае на такую должность (или исполнение обязанностей) производится назначение материально ответственного лица. В противном случае ни о каком контроле речи быть не может. А заключить новый договор можно только с согласия работника. Он имеет полное право отказаться от этого, если возлагаемые обязанности не являются его основной функцией согласно трудовому договору.
Аналогичные документы
На любом предприятии (в организации) какие-либо обязанности на сотрудников возлагаются по указанию руководителя. И не столь важно, будет это приказ или распоряжение. И в том, и в другом случае исполнение обязательно для работника. Разница состоит лишь в оформлении.
Распоряжение о назначении ответственных лиц печатается на специальном бланке. Первая его часть с изложением причин должна заканчиваться словом «обязываю». В отличие от этого, в приказе текст может оставаться аналогичным. Только в самом начале перед пунктом о возложении обязанностей ставится слово «приказываю». Суть дела от этого не меняется. Некоторые положения или нормативные акты в своем тексте содержат следующую фразу: «Директор должен издать приказ (распоряжение) о назначении». В данном случае выбор вида документа зависит от особенностей ведения делопроизводства на конкретном предприятии. В остальном различия касаются только вопросов оформления и регистрации деловых бумаг.
