Часто дни командировки попадают на выходные или нерабочие. Подобные ситуации вызывают определенное недоумение. Как осуществляется расчет в таком случае? Нужно ли учитывать суточные? Нужно ли требовать явки работника в первый и последний дни? Ответы на эти вопросы читайте далее.
Документы
Оформление командировки в выходной день происходит по стандартной схеме:
1) приказом по предприятию;
2) записью в журнале учета работников с такими пометками:
- дата и номер удостоверения;
- данные приказа о направлении в командировку.
С 2015 года оформление удостоверения не обязательно. Дни нахождения в командировке в табеле обозначаются кодом "К" или "06". Если сотрудник в период отсутствия работал в выходной или праздничный день, то дополнительно проставляется "РВ" или «03» . По возвращении из командировки в течение 3 дней сотрудник должен составить авансовый отчет о потраченных суммах. К нему прикладываются документы, подтверждающие расходы (талон, квитанция БСО, чеки и т. д.). В случае потери билетов подтвердить информацию можно справкой от авиаперевозчика.
Какие суммы подлежат компенсации
1. Заработок (средний) за дни, попадающие на командировку.
2. Суточные в размере, установленном внутренними нормативами организации.
Как оплачивать выходные дни в командировке? В двойном размере. Или одинарном, но тогда сотрудник имеет право в любой другой рабочий день взять оплачиваемый отпуск.
Кроме того, работнику возмещаются такие расходы:
- проезд, в т. ч. такси;
- проживание (аренда квартиры);
- прочие расходы, понесенные по распоряжению директора: стоимость личного страхования, аренды авто, услуг залов в аэропортах (порядок и размеры таких компенсаций определяются внутренними нормативами предприятия).
Перед отъездом сотруднику оплачиваются выходные дни в командировке в сумме суточных, стоимости проезда, питания, проживания и прочих расходов. Эти деньги можно выдать наличными или перечислить на карточку работника. Часть сумм может быть оплачена с расчетного счета.
Период калькуляции
Компенсация выходных дней в командировке сотрудникам, которые трудятся больше года, будет рассчитываться исходя из 12 месяцев, предшествующих тому, в котором человек отсутствовал.
Пример
Менеджер N был в командировке с 7 июля 2014 г. Средняя зарплата за рабочие дни рассчитается исходя из начисленных выплат и отработанных часов с 1 июля 2013 года по 30 июня 2014 г.
Для лиц, которые проработали меньше года, расчет будет начинаться с момента пребывания на должности и заканчиваться последним днем календарного месяца, предшествующим началу командировки.
Пример
Сотрудница N была в командировке с 26 августа 2014 г. К обязанностям она приступила 17 декабря 2013 г. Командировка выпадает на выходные дни. Расчет суммы заработка будет рассчитываться исходя из начисленных и отработанных ею часов за период с 17.12.2013 г. по 31.07.2014 г.
Из расчетного года исключаются дни, когда:
- сотрудник находился в отпуске или командировке;
- получал пособие по больничному;
- был освобожден от работы с сохранением заработка.
Если весь расчетный период состоит из дней, которые подлежат исключению, то в расчет берутся предшествующие им 12 месяцев.
Пример
Бухгалтер вышла на работу 8 сентября после отпуска по беременности, в котором она находилась с 01.07.2011 по 16.11. 2011 г., и по уходу за ребенком (с 17.11. 2011 по 07.09. 2014 г.). С 21 октября 2014 сотрудница отправляется в командировку. В расчетном периоде (с октября 2013 по сентябрь 2014 г.) у нее не было выплат, поэтому для калькуляции использовать суммы заработка, полученного с июля 2010 г. по июнь 2011 г.
Для лиц, у которых и в прошлых периодах не было рабочих дней, расчетным будет являться 1-е число месяца, в котором начинается поездка, вплоть до дня отсутствия.
Пример
Менеджер работает в организации с 3 сентября. С 03 по 30 сентября он находился в командировке. С 24 октября планируется следующая поездка. Поскольку весь период состоит из не расчетных дней, то заработок нужно калькулировать исходя из зарплаты, полученной в октябре 2013 г.
Как оплачивать выходные дни в командировке
В расчет заработка включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты (зарплаты, надбавки и т. д.). Не участвуют в калькуляции социальные пособия, не связанные с трудовой деятельностью (компенсация расходов на питание, проезд, обучение и т. д.). Также исключаются суммы, выплаченные за период, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось место (отпускные, больничные по уходу за ребенком-инвалидом, командировки и т. д.).
Как учитываются премии?
Ежемесячные вознаграждения включаются по одному за каждый показатель в текущем периоде.
Пример
Сотрудник отдела продаж направлен в командировку с 28.10.2014 г. Ежемесячно он получает три премии: одну за количество продаж и две за выручку в большом объеме. Период для расчетов: с октября 2013 по сентябрь 2014 г. При калькуляции можно использовать не более 12 выплат за количество продаж и столько же за объем продаж.
Квартальная, полугодовая и прочие премии включаются по одной за каждый показатель.
Пример
Юрист находился в командировке с 3 сентября. В расчетном периоде ему была начислена премия за завершение процесса, который длился три года, в сумме 60 тыс. руб. В расчет включается только 20 тыс. руб. (60 руб. / 36 мес. х 12 мес.).
Премия по итогам работы и за стаж учитывается полностью, вне зависимости от того, в каком периоде она была начислена.
Пример
Системный администратор отсутствовал с 19 февраля. В феврале ему начислена премия за хорошую работу за прошлый год. Хотя в расчетный период (февраль 2014 - январь 2015 г.) эта цифра не входит, при расчете заработка ее все равно надо включить.
Учет повышений
Если увеличивается зарплата всем сотрудникам структурного подразделения, в котором трудится работник, у которого началась командировка, работа в выходные дни оплачивается по заработку с учетом индексации оклада, доплат к нему, установленных в фиксированном размере.
Не индексируются повышения, которые установлены:
- в определенном диапазоне (от 10 до 40 %);
- в абсолютном значении (10, 20 тыс руб и т.д.);
- не относящиеся к окладам (например, за объем продаж в текущем месяце).
Порядок индексации
Повышение | Тип выплаты |
В текущем периоде | Начисленные в текущем периоде за предшествующий |
До начала командировки | Начисленные суммы за весь период |
За командировку | Начисленные деньги за расчетный период. Оплата за командировку индексируется с даты повышения оклада до конца поездки |
Выплаты индексируются по коэффициенту, который рассчитывается по такой формуле:
Кп = Новый размер оклада / Тариф до повышения.
Если вместе с увеличением ставок изменилась система оплаты, то формула будет иметь такой вид:
Кп = (Новый размер оклада + Новый размер доплат) / (Тариф до повышения + Сумма доплат до повышения).
Особенности среднего заработка
Общая формула расчета оплаты труда имеет такой вид:
Сзп = Учитываемые выплаты / Количество отработанных дней в периоде х Количество дней поездки.
При калькуляции принимается во внимание:
- количество дней, учтенных по табелю рабочего времени;
- суммы, начисленные сотруднику в текущем периоде;
- период времени, затраченный на поездку.
Пример
Менеджер направлен в командировку с шестого по тринадцатое февраля 2015 г. В учетном периоде (один календарный год) он отработал 223 дня, за которые получил 245 тыс. руб.
Сзп = 245 000 / 223 х 6 = 6591,93 руб.
Бывают случаи, когда до периода отсутствия у сотрудника не было выплат. Как оплачивать выходные дни в командировке в такой ситуации?
Сзп = Оклад / Количество дней в месяце х Срок отсутствия на работе.
Пример
Сотрудник принят менеджером с окладом 23 тыс. руб. 6 февраля 2015 г. тогда же он был направлен в поездку, которая длилась 6 дней. Предприятие функционировало в феврале всего 19 дней.
Сзп = 23 000 / 19 х 6 = 7263,16 руб.
Суммы, начисленные в будние и выходные дни за командировки военнослужащим:
- облагаются НДФЛ и взносами;
- учитываются в БУ и НУ в расходах на оплату труда.
В справке 2-НДФЛ такие суммы указываются с кодом 2000.
Нюансы
Если период деловой поездки попадает на праздничный день, то сотруднику компенсируется только сумма суточных. Командировка в выходной день РБ оплачивается, только если:
- сотрудник работал;
- в этот день находился в пути.
Размер компенсации утверждается внутренними нормативами предприятия.
Учет суточных
Эти суммы выплачиваются за каждый день отсутствия. В свою очередь, период рассчитываются по такому принципу:
1) на основании служебной записки, к которой прикладывается путевой лист, квитанции и кассовые чеки – если сотрудник добирался до места встречи на личном или служебном транспортном средстве;
2) на основании проездных документов – в других случаях.
Размер выплаты для командировок по стране устанавливается внутренними правилами организации. Для заграничных поездок рассчитываются дополнительно:
- день выезда - по повышенным нормам, которые разработаны для иностранных командировок;
- день въезда - по правилам внутренних командировок.
Эти даты фиксируются отметкой в паспорте о пересечении границы или по данным из проездных документов. Если происходит одновременная командировка внутри страны и заграницу, то при расчетах компенсации за период времени, проведенный в России, суточные не выплачиваются, а за ее пределами - начисляются в размере 50 % от нормы.
Вывод
Довольно часто период нахождения в деловой поездке припадает на выходной, праздничный день. Правила компенсации сумм в таких случаях регулируются внутренними нормативами организации, но по законодательным ограничениям. Оформляется поездка стандартными документами: приказом руководителя, удостоверением, авансовым отчетом. Как оплачивать выходные дни в командировке? Компенсируются только суточные. Но если имеются проездные документы, подтверждающие, что в такие дни человек находился в пути или работал, то дополнительно компенсируется сумма среднего заработка за предыдущий календарный год.
