Информационное обеспечение - важнейший элемент эффективного управления современной организацией. Какой должна быть система информационного обеспечения управления, чтобы стать надежной опорой организации?
Сущность информационного обеспечения управления
Информационное обеспечение управления - это совокупность информационных ресурсов и способов их организации, предназначенных для реализации функций управления организацией. Информация является основой любого управленческого процесса. От того, насколько полной, достоверной и своевременной будет информация, зависит эффективность принимаемых управленческих решений.
Помимо информационного, выделяют следующие виды обеспечения управления:
- Нормативно-методическое
- Техническое
- Математическое и программное
- Организационное
- Правовое
- Эргономическое
Информационное обеспечение является системообразующим элементом, так как связывает воедино все остальные виды обеспечения. От качества информационного обеспечения напрямую зависит эффективность функционирования системы управления в целом.
Структура системы информационного обеспечения управления
Система информационного обеспечения управления включает в себя:
- Информационные ресурсы организации
- Информационные потоки
- Информационную базу
- Технические средства
- Программное обеспечение
- Систему связи и передачи данных
К информационным ресурсам относятся все документы, базы данных, архивы, содержащие информацию, необходимую для управления.
Информационные потоки - это движение информации между элементами системы управления. Выделяют вертикальные, горизонтальные и диагональные информационные потоки.
Информационная база представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам для эффективного получения и использования информации.
Технические средства - компьютеры, оргтехника, обеспечивающие сбор, обработку, передачу информации.
Программное обеспечение - различные программы, прикладные системы, предназначенные для работы с информацией.
Система связи и передачи данных обеспечивает бесперебойный обмен информацией между пользователями.
Все перечисленные элементы должны быть тесно взаимосвязаны для обеспечения быстрого доступа лица, принимающего решение, к необходимой информации.
Требования к информационному обеспечению управления
Эффективность управленческих решений напрямую зависит от качества информационного обеспечения. К основным требованиям относятся:
- Своевременность и оперативность. Информация должна поступать вовремя.
- Достоверность и объективность. Данные должны соответствовать реальному положению дел.
- Полнота и адекватность. Информация должна быть достаточной для принятия решений.
- Экономичность получения и использования информации.
Только при выполнении этих требований информационное обеспечение станет надежной опорой системы управления.
Информационное обеспечение основных функций управления
Рассмотрим, какую информацию требуют основные функции управления:
Планирование:
- Данные об имеющихся ресурсах
- Прогнозы развития рынка
- Статистическая информация
- Нормативно-справочная информация
Организация:
- Структура организации
- Положения о подразделениях
- Должностные инструкции
- Информация о персонале
Мотивация:
- Данные о результатах труда
- Показатели эффективности деятельности
- Сведения для премирования
Таким образом, каждая функция управления требует специфической информационной поддержки. Это необходимо учитывать при организации информационного обеспечения.
Создание информационной базы управления
Для того чтобы информационное обеспечение было эффективным, необходимо создать полноценную информационную базу управления. Этот процесс включает следующие этапы:
- Определение потребностей в информации для принятия управленческих решений.
- Поиск источников необходимой информации внутри компании и во внешней среде.
- Сбор и накопление релевантной информации из выявленных источников.
- Структурирование и хранение информации в удобном для поиска и анализа виде.
- Обработка и анализ поступающей информации, выявление полезных знаний.
- Регулярное обновление и пополнение информационной базы.
Только при системной работе на всех этапах формирования можно создать действительно полноценную информационную базу, которая будет эффективно использоваться в процессе управления.
Автоматизация информационного обеспечения управления
Важным направлением совершенствования информационного обеспечения управления является его автоматизация на базе новых информационных технологий. Это позволяет:
- Повысить оперативность получения данных
- Обрабатывать большие объемы информации
- Проводить многовариантный анализ
- Моделировать управленческие ситуации
- Автоматизировать рутинные операции
Для автоматизации информационного обеспечения могут использоваться различные системы: автоматизированные системы управления, экспертные системы, корпоративные информационные системы, базы данных и др.
Эффективность информационного обеспечения управления
Оценка эффективности информационного обеспечения управления может проводиться по следующим основным критериям:
- Скорость и оперативность получения данных
- Точность и достоверность информации
- Полнота и адекватность информации
- Удобство доступа к информации
- Затраты на сбор, обработку и хранение информации
На основе анализа по этим показателям можно оценить насколько эффективно функционирует система информационного обеспечения и определить пути ее совершенствования.
Информационная безопасность
При организации информационного обеспечения управления важно учитывать вопросы информационной безопасности. Необходимо принимать меры по защите от таких угроз, как:
- Несанкционированный доступ к данным
- Утечка конфиденциальной информации
- Искажение или блокирование информации
- Нарушение работы технических средств и программ
Для этого требуется разработать комплекс мер безопасности: резервирование данных, антивирусная защита, разграничение доступа, регламентация информационных процессов и др. Это позволит снизить риски нарушения информационной безопасности.
Тенденции развития информационного обеспечения управления
Можно выделить следующие основные тенденции, которые будут определять развитие информационного обеспечения управления в ближайшие годы:
- Рост объемов обрабатываемой информации
- Ускорение обмена данными на основе новых технологий
- Интеграция разрозненных информационных систем
- Использование облачных и мобильных технологий
- Внедрение элементов искусственного интеллекта
Учет этих тенденций позволит создать гибкую и эффективную систему информационного обеспечения управления, отвечающую вызовам времени.
Рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управления
Для улучшения информационного обеспечения управления можно дать следующие рекомендации:
- Регулярно анализировать информационные потребности сотрудников и подразделений.
- Оптимизировать информационные потоки внутри организации.
- Повышать уровень автоматизации информационных процессов.
- Внедрять современные информационные системы и технологии.
- Проводить обучение персонала работе с информационными системами.
Это позволит сделать информационное обеспечение более полным, своевременным и удобным для использования в управлении.
Внедрение корпоративных информационных систем
Одним из эффективных путей совершенствования информационного обеспечения является внедрение корпоративных информационных систем (КИС). Это позволяет:
- Автоматизировать сквозные бизнес-процессы
- Обеспечить сбор и обработку данных в режиме реального времени
- Хранить большие объемы информации
- Предоставить руководителям аналитические инструменты
При этом важно грамотно выбрать КИС, исходя из потребностей и возможностей организации, а также обеспечить поддержку системы и обучение персонала.
Использование современных методов анализа данных
Для повышения ценности информационного обеспечения следует применять современные методы анализа данных, такие как:
- Интеллектуальный анализ данных (Data Mining)
- Многомерный анализ (OLAP)
- Имитационное моделирование
- Системы поддержки принятия решений
- Технологии искусственного интеллекта
Это позволяет глубже анализировать имеющиеся данные, выявлять скрытые закономерности и готовить информационную базу для обоснования управленческих решений.
Развитие информационной культуры
Для эффективного использования возможностей информационного обеспечения требуется постоянно развивать информационную культуру сотрудников организации. Для этого необходимо:
- Проводить обучение работе с информационными системами
- Создавать удобные интерфейсы систем
- Стимулировать предложения по улучшению ИТ
- Популяризировать достижения в области информационных технологий
Развитие информационной культуры позволит полнее использовать потенциал современных информационных систем в управлении.
