В целом информационное обеспечение - это сбор информации для различных целей. В условиях динамично развивающейся среды обеспечение предприятия информацией - очень важный аспект, помогающий фирме успешно конкурировать на рынке.
Структура обеспечения предприятия информацией состоит в ее сборе, анализе и дальнейшем применении в управлении организацией. Качественно собранная информация всех структурных подразделений помогает фирме бесперебойно работать. Кроме того, максимально полное информационное обеспечение позволяет фирме наиболее точно составить долгосрочное планирование и выявить наилучшую стратегию ведения бизнеса.
Для того чтобы поступление информации было максимально эффективным, следует рассмотреть варианты его осуществления.
1. Внемашинное информационное обеспечение – иерархично упорядоченные документы хранятся на бумажных носителях. Документ – основа внемашинной информационной базы. Они группируются по дате и по наиболее удобным для хранения информации признакам (каждое предприятие может группировать данные по-своему). Такой метод удобен, но достаточно трудоемок. Очень трудно изменить что-то или сгруппировать не по заранее предусмотренным признакам.
2. Внутримашинное информационное обеспечение – документы хранятся в электронном виде. Такое устройство информационного обеспечения позволяет хранить и изменять информацию, а также корректировать или создавать новые связи между документами. Но это возможно, если файлы образуют собой базу данных, а не локально «разбросаны» по компьютеру.
Информационное обеспечение маркетинга – неотъемлемая часть маркетинговой политики организации. Оно позволяет определить потребительские предпочтения, охарактеризовать целевые рынки, выявить слабые стороны конкурентов.
Учет «маркетинговой» информации ведется путем составления графиков, таблиц, ведомостей. Вся собранная информация собирается воедино в целостную систему, где она группируется по основным признакам. В электронном виде все это сделать значительно проще, потому что очень многое за человека делает машина. Поэтому в целях экономии времени и человеческих ресурсов, базу данных маркетинговых исследований рационально вести на компьютере.
Для удобного восприятия информации и человеком, и машиной созданы специальные классификаторы описания маркетингового обеспечения информацией. Они входят в Единую систему классификации и кодирования.
Очень важно внимательно формировать поступающую информацию, т.к. возможные ошибки могут свести на нет все труды. Ввиду того, что прогресс не стоит на месте, следует постоянно модернизировать существующую автоматизированную систему, чтобы оптимизировать информационные ресурсы и максимально упростить работу, а также уменьшить вероятность допущения ошибок.
Эффективное управление организацией невозможно без использования информационной базы, а квалифицированные специалисты помогут в сборе и анализе данных. Тем самым, информационное обеспечение предприятия будет способствовать принятию взвешенных и обдуманных решений по его дальнейшему функционированию.
