Проектирование организационных структур - это пошаговая методология, которая выявляет дисфункциональные аспекты рабочего процесса, процедур и систем, перестраивает их в соответствии с текущими бизнес-реалиями и целями, а затем разрабатывает планы для внедрения новых изменений. Процесс направлен на улучшение как технической, так и кадровой части бизнеса.
Для большинства компаний процесс проектирования приводит к более значительному улучшению организации, повышению результатов (прибыльности, обслуживания клиентов, внутренних операций) и сотрудников, которые наделены полномочиями и привержены бизнесу.
Отличительной чертой процесса проектирования является комплексный и целостный подход к организационному совершенствованию, который затрагивает все аспекты корпоративной жизни, поэтому вы можете достичь следующих плюсов при разработке правильной методике:
- Отличное обслуживание клиентов.
- Увеличение прибыльности.
- Снижение эксплуатационных расходов.
- Улучшенная эффективность и время цикла.
- Культура преданных и вовлеченных сотрудников.
- Четкая стратегия управления и развития вашего бизнеса.
Под проектирование подразумевается интеграция людей с основными бизнес-процессами, технологиями и системами. Хорошо спроектированная организация гарантирует, что форма компании соответствует ее цели или стратегии, отвечает задачам, связанным с реалиями бизнеса, и значительно повышает вероятность того, что коллективные усилия людей будут успешными.
По мере роста компаний и усложнения задач во внешней среде бизнес-процессы, структуры и системы, которые когда-то работали, становятся барьерами для эффективности, обслуживания клиентов, морального духа сотрудников и финансовой прибыльности.
Организации, которые периодически не обновляются, страдают от таких симптомов, как:
- Неэффективный рабочий процесс с разбивками и шагами без добавленной стоимости.
- Избыточное усилие («у нас нет времени, чтобы сделать что-то правильно, но у нас есть время, чтобы сделать это заново»).
- Фрагментированная работа с небольшим вниманием к благу в целом.
- Недостаток знаний и ориентация на клиента.
- Недостаток ответственности («Это не моя работа»).
- Прикрывать и обвинять, а не выявлять и решать проблемы.
- Задержки в принятии решений.
- Люди не имеют информации или полномочий для решения проблем.
- Руководство, а не передовая, отвечает за решение проблем, когда что-то идет не так.
- Требуется много времени, чтобы что-то сделать.
- Системы плохо определены или усиливают неправильное поведение.
- Недоверие между работниками и руководством.
Используемые методы
Важно учитывать, что задействуются различные системы взаимодействия. Хотя процесс проектирования организационных структур адаптируется к размеру, сложности и потребностям любой фирмы, это не ограничивается лишь внутренними запросами вышестоящего руководства. Каждый путь решения прорабатывается индивидуально. Сама система строится на следующих методах, которые будут перечислены ниже.
1. Устав процесса планирования
Будучи старшими руководителями, вы собрались вместе, чтобы обсудить текущие результаты бизнеса, состояние фирмы, экологические требования, а также необходимость приступить к такому процессу. Какие дальнейшие действия? Вы устанавливаете устав для процесса проектирования организационных структур. Он включает «причину перемен», желаемые результаты, объем, распределение ресурсов, сроки, участие, коммуникационную стратегию и другие параметры, которые будут направлять проект.
Время от времени руководство может проходить либо процесс стратегического планирования, либо процесс развития команды до начала инициативы по изменению проекта, в зависимости от того, насколько четко они понимают свою стратегию и насколько хорошо они работают вместе как команда.
2. Разработка новой политики
Команда менеджеров (или другие сотрудники, которые были приглашены для участия в процессе), смотрят вперед и проектируют организационные структуры, включающие рекомендаций для «идеального будущего». На этом уровне шаги в этом процессе включают следующие моменты:
- Определение вашего основного организационного принципа.
- Оптимизация основных бизнес-процессов, которые приводят к получению доходов или результатов для клиентов.
- Документирование и стандартизация процедур.
- Организация людей вокруг основных процессов. Определение численности персонала, необходимого для основной работы.
- Определение задач, функций и навыков. Каковы показатели производительности для каждой функции команды? Как они оцениваются и привлекаются к ответственности?
- Определение потребностей в оборудовании, планировке и укомплектовке различных групп и подразделений по всей организации.
- Определение ресурсов поддержки (финансы, продажи, персонал), миссии, персонала, и где они должны быть расположены.
- Определение структуры управления, обеспечивающей стратегическую, координационную и оперативную поддержку.
- Совершенствование систем координации и развития (найм, обучение, оплата труда, обмен информацией, постановка целей).
В какой-то момент процесс проектирования превращается в планирование перехода, поскольку устанавливаются критические даты реализации и создаются конкретные планы действий для реализации нового проекта.
И ключевой частью этого шага является информирование о прогрессе других членов организации. Разработан коммуникационный план, который обучает людей тому, что происходит. Образование приносит осознание, а включение каждого - в начало обязательств.
3. Реализация проекта
Теперь задача - воплотить проект в жизнь. Методы проектирования организационных структур должны включать всегда элементы реализации. Без них задачи не будут выполняться. Люди организованы в естественные рабочие группы, которые обучаются новому плану, навыкам команды и формированию инициативных групп. Изучаются новые рабочие роли и устанавливаются новые отношения внутри и вне подразделения.
Оборудование и технические средства переставляются. Системы вознаграждения, системы повышения эффективности, системы обмена информацией, принятия решений и управления изменены и скорректированы. Отчасти это можно сделать быстро. Некоторые компании могут потребовать более подробной информации и быть реализованы в течение более длительного периода времени.
Основные принципы
Методы проектирования организационных структур выполняют различные функции бизнеса. Они предназначены для удовлетворения конкретных мотивов. Необходимо также приложить усилия для согласования организационной структуры с меняющимися потребностями. Хорошая система не только облегчает общение, но и приносит эффективность в разных сегментах. Поэтому при разработке важно обращать внимание и на принципы.
1. Поощрение эффективности
Проектирование организационной структуры предприятия включает некоторые положительные для сотрудников элементы. В ответ можно получить положительный отклик у сотрудников. Основной целью организационной структуры является привнесение эффективности в различные функции. Систематическую работу не оставит ничего случайного, и каждое действие будет скоординировано, чтобы выполнить ее по максимуму.
Члены организации стремятся максимизировать выпуск товаров и услуг из заданных ресурсов. Прилагаются усилия для систематических, рациональных и скоординированных усилий по контролю различных отходов и потерь. Различные организационные модели разработаны для обеспечения эффективности операций. Они настроены на достижение поставленных целей.
2. Связь
Проектирование организационной структуры предприятия включает и момент создания контактов во всех подразделениях. Коммуникация - это проблема номер один в каждой организации. Хорошая структура обеспечивает надлежащий канал связи между лицами, работающими в организации. Установленные отношения в отчетности, и иерархия тех, кто отчитывается, также указывается в хорошей структуре. Существует необходимость в горизонтальном, вертикальном и боковом коммуникационном процессе, и это осуществляется хорошо спланированной структурой.
3. Оптимальное использование ресурсов
Правильное распределение ресурсов также помогает в их оптимальном использовании. Проектирование организационной структуры организации отводит более важное место деятельности для достижения общих целей. Мероприятия размещаются в соответствии с их важностью в системе, и для распределения ресурсов даются соответствующие рекомендации. Оптимальное распределение активов важно для роста бизнеса.
4. Удовлетворенность работой
Хорошее проектирование организационной структуры организации обеспечивает четкое распределение обязанностей и ответственности различных людей, работающих в бизнесе. Рабочие места распределяются в соответствии с их знаниями, опытом и специализацией. Люди получают возможность объяснить свою работу. Когда люди смогут работать в установленных пределах, будет удовлетворение от работы.
5. Креативное мышление
В принципах проектирования организационных структур может включаться пункт свободно планировать и выполнять свою работу. Это позволяет человеку думать и развивать новые и лучшие способы выполнения поставленных задач. Организационная структура пытается разместить людей в местах, где они наиболее подходят. Многие люди внесли свой вклад в развитие управленческого мышления благодаря своему творчеству в определенной части компании.
6. Облегчение управления
Принципы проектирования организационных структур также строятся и на оптимизации этого процесса. Есть много людей, работающих в бизнесе. Их функция должна быть определена, и обязанности будут распределены согласно требованиям организации. Хорошая структура поможет установить отношения между людьми, работающими на разных должностях. Организационная система - это механизм, посредством которого руководство направляет, координирует и контролирует деятельность различных лиц.
Хорошо продуманная структура поможет как управлению, так и ведению бизнеса. Гарантируется, что никакая деятельность не остается без присмотра, и работа распределяется в соответствии с возможностями лиц, ее осуществляющих. Хорошо продуманные этапы проектирования организационной структуры - отличная помощь для хорошего управления. Рассмотрим их.
Этапы проектирования
Создаваемая система должна удовлетворять требования бизнеса. Это должно обеспечить оптимальное использование рабочей силы, и различные функции должны выполняться надлежащим образом. Необходимы гармоничные отношения между людьми на разных должностях. Проектирование структуры является важной задачей, которая должна быть тщательно продумана. Ниже будут перечислены основные пункты, по которым и разрабатывается полное планирование.
Этап 1: Определение деятельности
Должны быть определены действия, которые необходимо выполнить для достижения целей фирмы. Также требуется определить функции, которые должны быть выполнены для достижения различных целей, и действия, связанные с этими функциями. Без этого этапа проектирования организационной структуры управленцы не смогут получить желаемого результата.
Основные виды деятельности подразделяются на ряд подвидов каждой отрасли. При определении видов следует иметь в виду, что ни один из них не избежал дублирования действий, и различные функции выполняются скоординированным образом.
Этап 2: Группировка видов деятельности
Тесно связанные и похожие виды деятельности сгруппированы для отделов и различных отраслей. Координация между активности может быть достигнута только путем правильной аккумуляции. Сгруппированные виды деятельности могут быть назначены различным позициям. Выдача указаний отдельным лицам создает авторитет и ответственность. Такой фактор проектирования организационных структур позволяет повысить значимость конкретного сотрудника. Полномочия делегируются нижестоящим уровням различных департаментов, и ответственность устанавливается.
Этап 3: Делегирование полномочий
Делегирование - это административный процесс, когда люди делают что-то другое, возлагая на них ответственность. Когда в организации создаются разные должности, этим лицам назначается работа. Для выполнения работы нужна авторитетность. Полномочия делегируются разным лицам в соответствии с распределением ответственности. Финальный этап проектирования организационной структуры управления должен это четко отображать. В процессе переуступки задачи в организации создаются полномочия, система, определяющая, кто с кем будет формально взаимодействовать.
Особенности хорошей системы
Проектирование организационной структуры предполагает, что созданное устройство должно отвечать различным потребностям и требованиям фирмы. Стоит учитывать, что каждое предприятие имеет свою уникальную форму управления. Если рассматривать особенности в целом, обобщая, то они будут выглядеть как указано ниже.
1. Четкая линия полномочий
Основы проектирования организационных структур управления начинаются с создания основной иерархии. Должна быть четкая линия власти сверху вниз. Передача полномочий должна осуществляться поэтапно и в соответствии с характером назначенной работы. Все в организации должны иметь полное представление о работе и полномочиях, переданных конкретному лицу. В отсутствие этой ясности будут возникать путаница, споры и конфликты.
2. Адекватное делегирование полномочий
Задачи проектирования организационных структур дополнительно включают грамотное распределение обязанностей. Делегирование полномочий должно соответствовать установленной ответственности.
Если для получения назначенного задания недостаточно власти, работа не будет завершена. Иногда руководители назначают задачи подчиненным, не давая им надлежащих полномочий, это свидетельствует об отсутствии принятия решений с их стороны. Неадекватные поручения создадут проблемы для подчиненных, потому что они могут быть не в состоянии выполнить установленное требование.
3. Меньше уровней управления
Элементы проектирования организационной структуры должны исключать сложные схемы. Насколько это возможно, необходимо сократить, но в разумных пределах, уровни управления. Чем больше количество этих уровней, тем больше задержек при обращении. Передача решений сверху донизу займет больше времени.
Аналогично, информация с более низких уровней отнимет много времени, чтобы достичь вершины. Количество управленческих уровней зависит от характера и масштаба операций. Никакое конкретное количество структур не может быть указано для каждой проблемы, но следует приложить усилия, чтобы свести их к минимуму. Такая оптимизация сократит затраты времени.
4. Диапазон контроля
Процесс проектирования организационных структур управления должен включать и надзорные функции. Степень наблюдения относится к числу людей, которых менеджер может непосредственно контролировать. Человек должен следить только за тем количеством подчиненных, с которыми он может напрямую поддерживать связь.
Число людей, подлежащих контролю, не может быть установлено повсеместно, потому что это будет зависеть от характера работы. Необходимо приложить усилия, чтобы хорошо управляемая группа находилась под наблюдением, иначе будет неэффективность и низкая производительность.
5. Простота и гибкость
Подходы к проектированию организационных структур не должны усложняться. Не следует добавлять ненужные уровни управления. Хорошая структура должна избегать двусмысленности и путаницы. Система также должна быть гибкой для настройки в соответствии с меняющимися потребностями.
Может произойти расширение или диверсификация, что потребовало бы реклассификации обязанностей и ответственности. Организационная структура должна быть в состоянии включать новые изменения без корректировки основных элементов. Это позволит не менять все, уже ранее введенные положения.
Основные элементы
Анализ проектирования организационной структуры должен показывать стратегию развертывания талантов в компании. Достигнет ли это развертывание цели бизнеса, отчасти зависит от прочности всей внутренней системы. Организационный проект создает рабочие отношения между людьми, устанавливает границы ответственности и определяет, кто перед кем подотчетен.
Есть несколько способов структурировать компанию. Правильные принципы проектирования организационных структур управления проистекают из потребностей и стремлений фирмы. Опираясь на это они продвигают нужных людей.
1. Стратегия
Лучший подход к организационному проекту учитывает стратегические планы компании. Такие мероприятия, тем временем, следуют из видения компании. Миссия - причина существования бизнеса - его цель.
Видение - это высшее достижение компании, реализация поставленных задач. Вся стратегия пытается реализовать видение, и организационная структура должна поддерживать эти усилия. Например, компания, которая решила выйти на зарубежные рынки, может объединиться в географические подразделения. Изменения в стратегии требуют обновленного структурного проекта
2. Факторы окружающей среды
Бизнес-среда, в которой работают сотрудники, не может быть проигнорирована организационными проектировщиками. Непредсказуемая, быстро меняющаяся система требует гибкости, адаптивности и межведомственного сотрудничества.
В такой ситуации проектирование организационной структуры управления предприятия механического типа будет сдерживать ловкость и отзывчивость персонала. Вместо этого разработчики могут построить органическую горизонтальную систему, которая выравнивает уровни управления и децентрализует процесс принятия решений. В то же время стабильная среда позволяет использовать средства управления, четко определенные задачи и централизованную власть в механистической структуре с ее вертикальными уровнями растущей мощности.
3. Размер компании
Малые предприятия с небольшим количеством людей часто выполняют разные функции, ведут себя неформально и не пишут много правил. Поскольку компания возникает органично, было бы ошибкой пытаться наложить на нее формальную механистическую структуру. Проектирование организационной структуры и системы в таком случает не должно включать императивные и консервативные элементы ведения внутренней деятельности.
Это будет бесполезным действием. Кроме того, ненужная бюрократия может помешать проведению операций. Крупные организации нуждаются в большем контроле и надзоре. Механистическая структура создает четкую подотчетность и ответственность и поэтому подходит для компаний с большим количеством сотрудников.
4. Возраст компании
В начале жизни компании ее небольшой размер обеспечивает органические структурные качества, которые способствуют гибкости и оперативности. По мере развития и расширения фирма начинает:
- механизироваться, добавляя правила, политики и процедуры;
- ставить четко определенные задачи;
- внедрять обширные внутренние системы управления и командные цепочки.
Короче говоря, зрелость порождает бюрократию. Чем старше компания, тем больше вероятность того, что внутренняя система станет громоздкой, создавая барьер для инноваций, адаптивности и быстрых реакций. Процесс проектирования организационной структуры должен учитывать степень, в которой старой компании необходимо реструктурировать себя, чтобы уменьшить свою механизированную систему. Иначе могут возникнуть серьезные управленческие и кадровые проблемы.
Структурные проекты
Структурные проекты имеют свои плюсы и минусы, поэтому разработчики должны тщательно продумать каждый шаг. Две общие темы здесь - это функциональные и дивизионные подразделения. Функциональная структура создает отделы в соответствии с такими видами деятельности, как производство, маркетинг и финансы.
Сгруппированная деятельность повышает эффективность, но может привести к возникновению барьеров между отделами. Структура подразделения группирует людей в соответствии с продуктом, клиентом или географическим положением, фактически создавая небольшие компании с собственными маркетинговыми, финансовыми и производственными возможностями. Это делает подразделения сфокусированными и отзывчивыми, но дублирует деловую деятельность между подразделениями и внутри компании в целом.
Схема типов управления
Схема организации является визуальным представлением формального типа проектирования. План показывает структуру организации, отношения и относительные уровни позиций каждой отрасли. Это помогает организовать рабочее место, обрисовывая в общих чертах направление контроля для подчиненных.
Даже малый бизнес, состоящий из одного человека, может использовать какую-то организационную схему, чтобы увидеть, какие функции необходимо выполнить. Такое планирование и видение структурирует работы и помогает реализовать все задачи и решить возникающие коммуникативные проблемы.
Организационные схемы предлагают следующие преимущества:
- Эффективно передавать организационную, служебную и корпоративную информацию.
- Позволяют менеджерам принимать решения о ресурсах, обеспечивать основу для управления изменениями и передавать оперативную информацию по всей организации.
- Все что до должно произойти в бизнесе прозрачно и предсказуемо.
- Обеспечивают быструю замену формальной иерархии в бизнесе.
- Рассказывает всем в организации, кто за что отвечает и, кто перед кем отчитывается.
Есть, конечно, несколько ограничений для организационных видов проектирования:
- Они статичны и негибки, часто устаревшие, поскольку фирмы меняются и проходят фазы роста.
- Они не помогают понять, что на самом деле происходит в неформальной организации. Реальность такова, что организации часто довольно хаотичны.
- Они не могут справиться с изменением границ фирм из-за аутсорсинга, информационных технологий, стратегических альянсов и сетевой экономики.
На ранних стадиях бизнес может решить не создавать официальную организационную структуру. Однако фирма должна существовать даже без четко выраженного плана, чтобы курс развития мог быть успешным. Большинство малых предприятий считают полезными организационные схемы, поскольку они помогают владельцу или менеджеру отслеживать рост и изменения в каждой отрасли и направлении.
Вывод
Такой подход с проектированием приводит к значительному улучшению качества, обслуживания клиентов, сокращению времени цикла, снижению оборотов и прогулов, повышению производительности с 25 до не менее 50%. Хорошая новость заключается в том, что план можно использовать практически для любого типа и размера бизнеса. Продолжительность времени, необходимого для завершения проектирования, варьируется в зависимости от характера, размера и ресурсов фирмы. Большие и сложные проекты могут быть завершены в течение нескольких дней. Небольшие фирмы требуют гораздо меньше времени и ресурсов.
