Создание списка рассылки в Outlook - это отличный способ быстро и удобно рассылать письма большому количеству адресатов. Хотите регулярно информировать клиентов о новых товарах и услугах? Или оповещать коллег о предстоящих событиях и встречах? С помощью списков рассылки вы можете делать это быстро и без лишних усилий.
В этой статье я поделюсь с вами пошаговыми инструкциями по созданию списков рассылки в Outlook и дам несколько советов, как использовать их максимально эффективно.
Как добавить адресатов в список рассылки
Сначала нужно определиться, кого вы хотите включить в свой список рассылки. Это могут быть:
- Контакты из вашей адресной книги Outlook
- Внешние получатели по их электронным адресам
- Группы контактов, если вы их создали в Outlook
Чтобы начать формировать список:
- Откройте Outlook и перейдите на вкладку "Главная"
- Нажмите на "Создать электронное письмо"
- Перейдите на вкладку "Получатели"
- Начните вводить имена контактов, их электронные адреса или названия групп
По мере ввода Outlook будет искать совпадения в вашей адресной книге и предлагать варианты. Выбирайте нужных получателей - они будут добавляться в список рассылки.
Как сохранить список рассылки
Как только вы добавили всех необходимых получателей, можно сохранять список рассылки:
- Нажмите на кнопку "Сохранить как" в списке получателей
- Введите название для вашего списка рассылки
- Выберите папку, куда сохранить список - рекомендуется "Контакты"
- Нажмите "ОК". Готово!
Теперь, когда вам нужно будет сделать рассылку этой группе людей, просто выбирайте сохраненный список в поле "Кому" при создании письма.
Советы по использованию списков рассылки
Вот несколько советов, которые помогут использовать списки рассылки максимально эффективно:
- Дайте списку рассылки понятное описательное название
- Обновляйте список по мере изменения контактов получателей
- Создавайте списки в разбивке по темам или типам получателей
- Используйте умные списки для автоматического включения
- Сегментируйте большую рассылку на несколько меньших для лучшего эффекта
Например, можно сделать списки "Постоянные клиенты", "Партнеры", "Сотрудники отдела продаж" и так далее. Или разделить большую рассылку для 1000 подписчиков на 2-3 списка по 500-700 получателей – это повысит вероятность того, что письма дойдут до адресатов и не попадут в спам.
Дополнительные возможности
Списки рассылки в Outlook также позволяют:
- Отслеживать статистику рассылок – кто открыл письмо, перешел по ссылкам
- Подписываться на внешние списки рассылок через сервис MailChimp
- Экспортировать контакты в Excel для дополнительной обработки
Также списками рассылки можно управлять через VBA - создавать, редактировать, экспортировать через макросы. Это позволяет полностью автоматизировать работу со списками.
В целом, используя списки рассылки в Outlook грамотно, вы можете сэкономить много времени и сил на регулярные email-рассылки. А благодаря рекомендациям из этой статьи создать и настроить их будет очень просто!
Подробнее о добавлении контактов в список
Рассмотрим подробнее, как можно добавлять контакты в список рассылки в Outlook.
Из адресной книги вы можете добавить как отдельных получателей, так и целые группы контактов. Чтобы включить в рассылку группу, просто начните вводить ее название при создании списка. Outlook предложит выбрать эту группу целиком.
Также можно вручную вводить электронные адреса внешних контактов, не находящихся в вашей адресной книге. При этом Outlook позволит автоматически проверить корректность формата адреса, что удобно.
Работа со списками в Outlook 2010
В Outlook 2010 функционал по работе со списками рассылки практически не отличается от более новых версий программы.
Чтобы создать список рассылки в Outlook 2010, также нужно:
- Добавить получателей при создании нового письма
- Нажать "Сохранить как" в поле "Кому"
- Дать название списку и выбрать место сохранения
Дальнейшая работа со списком ничем не отличается. Вы всегда можете открыть его, добавить или удалить контакты, отредактировать название.
Рассылка по группам получателей
Если ваш список рассылки очень большой, имеет смысл разбить получателей на группы.
Например, можно сделать группы по географическому принципу, по статусу клиента, по роду деятельности и так далее. Это позволит:
- Персонализировать письма для каждой группы
- Отслеживать поведение разных сегментов аудитории
- При необходимости убрать из рассылки одну из неактивных групп
Чтобы сегментировать список, нужно продублировать его, а затем удалить из копий ненужных получателей. Так вы получите несколько списков по группам контактов.
Автоматизация рассылок через VBA
Для полной автоматизации массовых email-рассылок можно использовать VBA - язык макросов в Outlook.
С помощью VBA можно реализовать:
- Автоматическое формирование списков рассылки по заданным правилам
- Регулярную рассылку писем по расписанию
- Динамическую подстановку персональных данных в письма
- Отслеживание активности и автоматические действия
Такой подход позволяет минимизировать ручной труд при больших регулярных рассылках. Однако для разработки таких решений на VBA нужны специальные навыки программирования.
Регулярная актуализация списков
Не забывайте регулярно проверять и обновлять ваши списки рассылки в Outlook.
Со временем данные могут устаревать:
- Меняются контакты и адреса получателей
- Появляются новые подписчики для включения в рассылку
- Некоторые подписчики теряют актуальность
Рекомендуется раз в квартал просматривать списки рассылки и обновлять их. Это позволит поддерживать базу контактов в актуальном состоянии.
Использование правил для автоматизации
В Outlook можно настроить правила, которые позволят частично автоматизировать работу со списками рассылки.
Например, можно создать правило, которое будет:
- Автоматически добавлять новые контакты в заданный список рассылки
- Удалять из списка контакты со статусом "Недоставлено"
- Перемещать входящие письма от подписчиков в папку "Обратная связь"
Чтобы настроить такие правила, перейдите в меню "Файл > Управление правилами и уведомлениями". Далее создайте новое правило и настройте нужные условия и действия.
Создание архива рассылок
Рекомендуется сохранять письма рассылок в отдельной папке для формирования истории и архива.
Это может быть полезно для:
- Анализа эффективности рассылок
- Контроля содержания и периодичности рассылок
- Быстрого поиска нужной информации
В папке архива удобно сохранять письма со списками получателей, статистикой доставки и открытия писем, а также фидбек от подписчиков.
Разграничение прав доступа
Если над списками рассылки работают несколько сотрудников, полезно настроить разграничение прав доступа.
Можно сделать так, чтобы одни сотрудники только просматривали списки, а другие могли редактировать. Также часть сотрудников может иметь права только на определенные списки рассылок.
Чтобы настроить это, нужно использовать средства управления доступом в Outlook (вкладка "Главная", группа "Совместный доступ").
