Жизнь современного человека насыщена задачами и делами. В этом потоке информации и обязанностей важно расставлять приоритеты, чтобы успевать делать главное. Давайте разберемся, как это сделать.
Что такое приоритизация задач: простое объяснение
Приоритизация задач – это метод распределения дел по важности и срочности. Он позволяет сосредоточиться на главном и не тратить силы на мелочи.
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны», – сказал Дуайт Эйзенхауэр.
Кому необходимо приоритизировать задачи? В первую очередь тем, у кого много обязанностей: руководителям, фрилансерам, студентам. Если в голове крутится слишком много мыслей о делах, приоритизация поможет навести порядок.
10 шагов для эффективной приоритизации в делах
Как именно расставлять приоритеты в работе и жизни? Вот 10 простых шагов:
- Определите цели
- Запишите все задачи
- Составьте список приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра
- Выделите 20% задач, которые дадут 80% результата
- Разделите задачи по важности (метод ABCDE)
Этот метод делит задачи от А до Е, где:
- А – самый высокий приоритет
- Е – самый низкий
- Объедините похожие задачи в пакеты
- Оцените ресурсы на каждую задачу
- Сделайте неприятное и важное дело в начале
- Оптимизируйте рабочее место
- Регулярно пересматривайте приоритеты
Как избежать ошибки затраченных усилий
Порой мы неправильно оцениваем приоритет задачи, учитывая ранее потраченные на нее силы и время. Например, вы разрабатывали новый товар, но из-за форс-мажора его запуск отменили. Трудно отказаться от идеи, в которую столько вложено. Но цепляться за то, что потеряло актуальность, не стоит.
Независимо от того, на что вы тратите время, вы не сможете вернуть его назад. И любое время, потраченное впустую – это потерянное время.
В такой ситуации разумнее заняться решением новых актуальных задач. Даже если придется менять планы и отказываться от результатов предыдущей работы.
Метод Уоррена Баффета для определения главных целей
Для того, чтобы не распыляться на второстепенные задачи, важно периодически переосмыслять свои приоритеты. Популярен метод известного инвестора Уоррена Баффета:
- Напишите 25 важнейших жизненных целей
- Выберите из них только 5 самых важных
- Сосредоточьтесь на достижении этих 5 целей любой ценой в течение года
Как расставлять приоритеты в личных делах
Для планирования личных задач тоже подойдут перечисленные методы. Составьте список всех дел, затем разделите по срочности и важности. Так определите приоритетную задачу на каждый день.
Приоритизация задач руководителя: как определять ее
Если вы руководите подразделением или компанией, важно научиться правильно расставлять приоритеты между проектами и задачами сотрудников.
- Проанализируйте цели всей команды
- Определите ключевые задачи и показатели результативности каждого сотрудника
- Распределите работу, чтобы она соответствовала общим приоритетам
Инструменты для приоритизации
Существует множество инструментов, которые помогут с приоритизацией:
- Канбан-доски и таск-трекеры
- Методологии Agile и Scrum
- ABCDE метод
- Принцип Парето
Их использование в комплексе - залог эффективности.
Как менять планы по необходимости
Хотя мы тщательно планируем и расставляем приоритеты, реальность не всегда соответствует ожиданиям. Не бойтесь вносить корректировки в графики и задачи по мере необходимости. Главное помнить про общий вектор движения к цели.
Как объединять похожие задачи в пакеты
Полезный прием при приоритизации - объединение похожих задач в единый пакет. Например, если нужно сделать технические задания для дизайнера сразу на 2 месяца вперед, это экономит время.
Учет временных затрат на каждую задачу
При планировании важно реалистично оценивать, сколько времени займет выполнение каждого пункта. Для этого можно воспользоваться техникой оценки сюжетных пунктов из Agile.
Методика "Съешь лягушку" по Брайану Трейси
Этот метод подразумевает, что выполнение сложных и неприятных задач нужно начинать прямо с утра, чтобы избавиться от них.
Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее.
Как оптимизировать рабочее пространство
Хорошо организованное рабочее место повышает эффективность. Разложите документы по папкам, освободите стол от лишних вещей, разместите вдохновляющие фото.
Регулярный пересмотр приоритетов
Не реже раза в квартал просматривайте список задач и корректируйте приоритеты. Учитывайте новые возможности и изменение ситуации на рынке.
Как отсеивать неважные задачи
При большом объеме дел полезно отсеивать неважные, чтобы не тратить на них лишние силы. Для этого используйте категорию "E" в методе ABCDE или квадрант задач "неважные и несрочные" в матрице Эйзенхауэра.
Умение сказать "нет" неприоритетным задачам
Научитесь отказываться от непрофильных или неактуальных заданий. Вежливо объясните, почему вы не можете этим заняться сейчас, но готовы порекомендовать другие варианты.
Как планировать время на отдых
Не забывайте планировать перерывы и отпуск. Отдых не менее важен, чем сама работа. Установите таймер "Помодоро", чтобы делать перерывы каждые 25 минут.
Минимализм как способ сделать жизнь проще
Ограничьте количество ненужных вещей, услуг и обязанностей. Чем меньше мелочей отвлекает от главного, тем легче расставлять приоритеты.
Работа удаленно для экономии времени
Если есть такая возможность, перейдите на удаленную работу. Это позволит сократить время на дорогу и использовать его для выполнения приоритетных задач.
Аутсорсинг и делегирование задач
Часть обязанностей можно передать на аутсорсинг или делегировать коллегам. Это позволит сэкономить время на рутинных операциях.
Автоматизация однотипных задач
Если у вас много повторяющихся задач, их можно автоматизировать с помощью специальных инструментов и шаблонов.
Мотивация с помощью KPI и геймификации
Внедрите систему KPI для сотрудников. Используйте игровые механики с баллами и достижениями.
Техники тайм-менеджмента
Используйте различные техники, чтобы работать продуктивнее: метод "помидоро", Getting Things Done, Kanban.
SMART критерии для постановки целей
Ставьте цели по принципу SMART: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и привязанные к срокам.
Учет биоритмов и хронотипа
Планируйте сложные задачи на то время суток, когда ваша продуктивность максимальна. Учитывайте свой хронотип и особенности биоритмов.
Планирование недели по принципу Моцарта
Разделите задачи на большие проекты (Моцарт) и рутинные дела (Сальери). Выделяйте 2-3 часа в день на главные проекты, не отвлекаясь на мелочи.
Матрица жизненного баланса
Проанализируйте, сколько сил и времени уходит на разные сферы жизни: работа, семья, хобби, здоровье. Стремитесь к гармонии.
Японский метод "Кайдзен"
Внедряйте постоянные небольшие улучшения в расстановку приоритетов, чтобы система со временем становилась все более отлаженной.
Совмещение приятного с полезным
Добавляйте в график приоритетных дел что-то интересное "в награду": поход в кино, любимую тренировку, встречу с друзьями.
Увлекательный формат планирования
Превратите составление списков дел в увлекательную игру. Используйте яркие стикеры, маркеры, фломастеры, инфографику вместо скучных таблиц.
Учет индивидуальных особенностей
Подходы к приоритизации задач могут отличаться в зависимости от особенностей человека. Кому-то подходит жесткий контроль и дедлайны, а кому-то - гибкие сроки.
Адаптация под новые условия
Ситуации меняются, появляются новые проекты, задачи, возможности. Пересматривайте приоритеты под текущие реалии жизни.
Установка разумных лимитов
Ограничивайте себя в количестве ежедневных задач, чтобы не "сгореть". Например, выбирайте 3 главных дела на день по методу Айви Ли.
Планирование на основе ценностей
Руководствуйтесь в приоритизации не абстрактными целями, а своими ключевыми жизненными ценностями. Это придаст смысл задачам.
Баланс между планированием и спонтанностью
Не стоит контролировать абсолютно все. Оставляйте пространство для спонтанных решений, вдохновения и креатива.
Учет ресурсов и ограничений
При планировании учитывайте не только важность задач, но и наличие ресурсов для их выполнения: временных, материальных, человеческих. Не стоит загружать себя невыполнимыми объемами.
Пошаговое разделение крупных задач
Большие и сложные задачи легче решать поэтапно. Разбейте их на небольшие конкретные шаги с промежуточными результатами.
Ментальные карты для визуализации
Изобразите графически свои цели, задачи и приоритеты. Визуальное мышление помогает лучше структурировать информацию.
Метод "Альпиниста" с фокусом на одной задаче
Сосредоточьтесь только на одной важной задаче в течение нескольких дней, чтобы довести ее до завершения. Затем берите следующую.
Гибкий график и перепланирование
Не бойтесь менять планы, сдвигать сроки, менять приоритеты. Жизнь не всегда предсказуема. Главное - двигаться в правильном направлении.
