Контроль - ключевой элемент эффективного менеджмента. Правильный выбор и применение методов контроля позволяет компаниям достигать поставленных целей. Давайте разберемся, какие существуют методы контроля в менеджменте и как их эффективно применять.
Сущность и функции контроля в менеджменте
Контроль в менеджменте представляет собой процесс наблюдения и проверки соответствия фактических результатов запланированным целям. Основные функции контроля:
- Наблюдение за ходом выполнения работ
- Проверка качества и сроков выполнения
- Корректировка деятельности при отклонениях
- Оценка результатов и сравнение с целями
Цель контроля - обеспечить достижение запланированных результатов и выявить возможные риски. К задачам контроля относят:
- Сбор и анализ информации
- Выявление отклонений
- Корректировка деятельности
- Принятие управленческих решений
Виды и формы контроля
По времени проведения контроль делится на:
- Предварительный - до начала работ
- Текущий - в процессе работ
- Заключительный - по завершении работ
По источнику контроль бывает:
- Внешний - со стороны внешних организаций
- Внутренний - со стороны самой компании
По характеру проведения выделяют:
- Обязательный контроль - предусмотрен законодательством
- Инициативный контроль - по инициативе компании
По способу осуществления контроль бывает:
- Сплошной - проверка по всем позициям
- Выборочный - проверка отдельных позиций
Методы контроля в менеджменте
Традиционными методами контроля являются:
- Наблюдение
- Анализ документов
- Опросы и анкетирование
- Тестирование
- Эксперимент
- Анализ
К современным методам контроля относятся:
- Бенчмаркинг
- Контроллинг
- Аудит
- Мониторинг
Выбор конкретных методов контроля зависит от целей, объема проверки, вида деятельности.
Грамотное сочетание разных методов позволяет повысить эффективность контроля в компании.
Рассмотрим подробнее некоторые из наиболее распространенных методов контроля.
Наблюдение
Метод наблюдения заключается в непосредственном контроле процесса или результата работы. Наблюдение может быть открытым или скрытым. При открытом наблюдении сотрудники знают, что за ними следят. При скрытом наблюдении контролеры действуют тайно.
Плюсы метода наблюдения:
- Получение объективных данных
- Выявление проблем в реальном времени
Минусы:
- Требует больших трудозатрат
- Риск субъективности оценки
Анализ документов
Анализ документов - изучение различных отчетов, первичных документов. Позволяет получить информацию о результатах работы.
Плюсы:
- Относительно низкие затраты
- Возможность анализа больших объемов данных
Минусы:
- Риск искажения данных в документах
- Анализ прошлых результатов, а не текущего процесса
Опрос
Метод опроса заключается в получении необходимой информации путем вопросов сотрудникам. Может проводиться в устной или письменной форме.
Преимущества опроса:
- Быстрота получения информации
- Возможность уточнения ответов
Недостатки:
- Субъективность ответов
- Невозможность проверить достоверность
Эксперимент
Эксперимент заключается в введении контролируемых изменений для оценки реакции объекта. Проводится в специально созданных условиях.
Плюсы метода:
- Получение объективных данных
- Оценка причинно-следственных связей
Минусы:
- Сложность проведения
- Риск непредсказуемых результатов
Тестирование
Тестирование предполагает оценку знаний и навыков сотрудников с помощью специальных тестов.
Преимущества тестирования:
- Объективность результатов
- Возможность автоматизации
Недостатки:
- Трудоемкость разработки тестов
- Ограниченность оценки только знаний и навыков
Бенчмаркинг
Бенчмаркинг - это сравнение показателей компании с лучшими компаниями отрасли. Позволяет выявить слабые места и наметить пути развития.
Плюсы метода:
- Стимулирование развития
- Ориентация на лучшие практики
Минусы:
- Сложность поиска эталонов для сравнения
- Риск копирования чужого опыта без адаптации
Контроллинг
Контроллинг - комплексная система сбора и анализа информации для принятия управленческих решений.
Преимущества контроллинга:
- Комплексный подход
- Ориентация на поддержку управления
Недостатки:
- Высокие затраты на внедрение
- Требование квалифицированного персонала
Аудит
Аудит - независимая проверка финансовой и хозяйственной деятельности компании.
Плюсы аудита:
- Независимость и объективность
- Высокая квалификация аудиторов
Минусы:
- Высокая стоимость
- Периодичность проверок
Мониторинг
Мониторинг - постоянное наблюдение за объектом для своевременного выявления изменений.
Преимущества мониторинга:
- Оперативность получения данных
- Непрерывность контроля
Недостатки:
- Большой объем данных
- Требование автоматизации
Контроль исполнения
Важной задачей контроля является проверка исполнения принятых решений и поручений. Для этого используются такие методы, как:
- Контроль соблюдения сроков
- Контроль качества исполнения
- SMC (Система менеджмента качества)
- KPI (Ключевые показатели эффективности)
- PDCA (Планируй-Делай-Проверяй-Воздействуй)
Регулярный контроль исполнения позволяет своевременно корректировать работу и повышать ответственность сотрудников.
Финансовый контроль
Финансовый контроль направлен на проверку правильности формирования и использования денежных средств.
Основные методы финансового контроля:
- Анализ бухгалтерской и финансовой отчетности
- Проведение внутренних ревизий и аудита
- Инвентаризация товарно-материальных ценностей
Ключевые показатели финансового контроля - рентабельность, ликвидность, финансовая устойчивость.
Контроль персонала
Контроль персонала направлен на оценку эффективности и мотивации сотрудников.
Основные методы контроля персонала:
- Анализ личных дел и отчетности
- Наблюдение и опрос
- Аттестация и оценка персонала
Контроль персонала позволяет повысить трудовую дисциплину и производительность.
Система контроля на предприятии
Для повышения эффективности контроля необходимо:
- Разработать положение о контроле
- Определить объекты, субъекты и методы контроля
- Назначить ответственных лиц
- Настроить информационное обеспечение
- Внедрить автоматизацию контрольных процедур
Системный подход к контролю способствует достижению целей компании.
Повышение эффективности контроля
Для эффективного контроля важно:
- Соблюдать основные принципы контроля
- Избегать излишнего давления на персонал
- Стимулировать инициативу сотрудников
- Обеспечивать обратную связь по результатам
Роль руководителя - настроить систему контроля на конструктивную работу по развитию компании.
Риски при контроле
При осуществлении контроля существуют определенные риски:
- Формальный подход - контроль ради галочки
- Недостаток квалификации контролеров
- Слабая мотивация персонала на проверки
- Сопротивление изменениям после контроля
Чтобы минимизировать эти риски, необходимо:
- Повышать квалификацию контролеров
- Мотивировать сотрудников на конструктивный подход
- Обеспечить обратную связь и разъяснение результатов
Автоматизация контроля
Автоматизация контрольных процедур позволяет:
- Снизить трудозатраты на ручной сбор данных
- Повысить оперативность контроля
- Сформировать единую информационную базу
- Проводить непрерывный мониторинг
Однако полностью заменить человека автоматизированные системы пока не могут.
Внутренний контроль и аудит
Внутренний контроль проводится силами самой компании. Внутренний аудит - это подразделение, которое помогает руководителям осуществлять контроль.
Различия внутреннего контроля и аудита:
- Внутренний аудит более независим
- Аудит проводит проверки, контроль - постоянное наблюдение
- Аудит оценивает систему контроля
Внешний контроль
К внешнему контролю относятся:
- Проверки госорганов
- Аудит со стороны аудиторских компаний
- Контроль со стороны партнеров и клиентов
Внешний контроль позволяет получить независимую оценку деятельности компании.
