Организационные структуры - ключевой инструмент эффективного управления бизнесом. От их продуманности зависит результативность компании. Давайте разберемся, как грамотно спроектировать оптимальную оргструктуру.
Предпосылки организационного проектирования
Организационное проектирование - это разработка рациональной организационной структуры и системы управления компанией с учетом ее стратегических задач.
Цели оргпроектирования:
- Повышение эффективности управления
- Оптимизация бизнес-процессов
- Снижение издержек
К основным причинам инициации проектирования относятся:
- Запуск нового направления бизнеса
- Выход на новые рынки
- Реорганизация компании
При проведении проектирования важно учитывать такие факторы как стратегия и цели компании, особенности производства, количество персонала и уровень его квалификации.
Предпроектная подготовка
На стадии предпроектной подготовки проводят сбор и анализ информации о текущем состоянии компании. Это позволяет оценить насколько эффективна существующая оргструктура и определить потребность в изменениях.
Анализ действующей организационной системы призван установить, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к организации, т. е. насколько она рациональна с точки зрения выбранных критериев эффективности.
Далее на основе собранных данных формируется целевая модель – как должна выглядеть оптимальная структура с учетом стратегических задач и внешних условий.
Завершается этап разработкой технического задания, которое включает основные требования к проектируемой системе.
Техническое проектирование
На этапе технического проектирования определяются ключевые параметры новой или модернизированной оргструктуры:
- Состав подразделений
- Распределение функций и полномочий
- Схема внутренних взаимосвязей
Формируется блок-схема, дающая общее представление о будущей структуре управления компанией. На основе собранных данных разрабатывается несколько альтернативных вариантов проектных решений.
| Процент от общей трудоемкости | Этап оргпроектирования |
| 10-15% | Предпроектная подготовка |
| 25-30% | Техническое проектирование |
Как видно из таблицы, на техпроектирование приходится до трети всех усилий.
Оценка эффективности проектных решений
Чтобы выбрать наиболее оптимальный вариант, проводится оценка и сравнение разработанных моделей оргструктуры. Для этого определяют эталонные модели , например структуры компаний-лидеров в данной отрасли. Затем по ряду параметров сопоставляют проектные и эталонные модели.
Основные критерии оценки эффективности:
- Сроки принятия управленческих решений
- Трудоемкость управленческих процедур
- Уровень централизации функций
По результатам проводится корректировка вариантов или инициируется новая итерация проектирования.
Рабочее проектирование
На этапе рабочего проектирования выбранный вариант оргструктуры детализируется и формализуется в виде организационно-регламентирующих документов.
Проводится более точный расчет количественных параметров: численность подразделений, нормы управляемости, состав должностных позиций. Разрабатываются должностные инструкции, положения о подразделениях, регламенты процедур и взаимодействий.
Таким образом, на этом этапе формируется полный комплект документов необходимый для практической реализации организационного проекта.
Особенности проектирования производственных систем
При проектировании производственных подразделений важно учитывать тип производства, так как от этого зависит выбор оптимальных организационных форм.
Например, для массового производства характерно закрепление персонала за конкретным оборудованием. В гибких производственных системах применяются нестандартные решения типа расширения зон обслуживания и совмещения профессий.
Методы организационного проектирования
Для разработки и оценки вариантов оргструктуры могут использоваться различные методы:
- Структуризация целей и функций компании
- Организационное моделирование
- Экспертные оценки проектных решений
Также применяются аутсорсинг, когда привлекаются внешние консультанты и краудсорсинг – открытое обсуждение вариантов оргструктуры сотрудниками компании.
Проектирование системы управления персоналом
Важная часть общего организационного проектирования – формирование рациональной системы управления персоналом. Она также требует структуризации и регламентации:
- Определение потребности компании в кадрах
- Разработка оргструктуры и штатного расписания HR-подразделений
- Распределение функций и зон ответственности между руководителями и специалистами по управлению персоналом
То есть HR-компонент является важной составляющей общей системы управления.
Ключевые этапы реализации проекта
После разработки новой структуры, проводится комплекс мероприятий по внедрению спроектированной модели на практике.
К таким мероприятия относится подготовка всей необходимой нормативно-регламентирующей базы, обучение персонала новым функциям и регламентам, а также контроль процесса реорганизации.
От того насколько качественно будут проведены эти «внедренческие» этапы организационного проектирования , зависит конечный результат проекта.
Критерии оценки эффективности новой структуры
Через некоторое время после запуска новой оргструктуры необходимо оценить насколько эффективными оказались проведенные изменения.
Для этого анализируется динамика таких показателей как:
- Достижение целевых ориентиров, заложенных в стратегии
- Операционная эффективность подразделений
- Экономические показатели деятельности
Также оцениваются субъективные факторы – удовлетворенность персонала новыми условиями труда, слаженность взаимодействий.
Риски проекта и их минимизация
Любое организационное нововведение несет определенные риски. Наиболее типичные из них:
- Сопротивление персонала предлагаемым изменениям
- Нарушение сроков и выход за рамки бюджета проекта
- Временное снижение эффективности деятельности на этапе адаптации к новой структуре
Для минимизации этих рисков применяются специальные меры на каждом этапе проекта:
- Мотивация и вовлечение персонала
- Поэтапный контроль исполнения
- Обучение и наставничество
Адаптация структуры под текущие задачи
Спроектированная оргструктура со временем может перестать в полной мере отвечать новым задачам и условиям деятельности компании.
Поэтому не реже 1 раза в год необходимо проводить ее аудит, чтобы в случае необходимости инициировать очередную итерацию проектирования, направленную на оптимизацию организационной системы.
Общие рекомендации по проектированию
Для успешной реализации проекта по созданию новой или реинжинирингу существующей оргструктуры можно дать следующие практические рекомендации:
- Четко определить стратегические цели и задачи
- Обеспечить вовлеченность персонала
- Использовать комплекс научно-обоснованных методов проектирования
При соблюдении этих базовых принципов и правильной организации всех этапов вероятность успешной реализации оргпроекта существенно возрастает.
Типичные ошибки проектирования оргструктур
Несмотря на наличие научно обоснованных методик, при разработке организационных структур довольно часто допускают типичные ошибки. Рассмотрим основные из них.
Неучет стратегических целей компании
Создаваемая структура должна соответствовать долгосрочным планам развития бизнеса. Если при проектировании не будут учтены целевые ориентиры и направления развития, заложенные в стратегии, то внедренная модель быстро устареет.
Игнорирование сложившейся корпоративной культуры
Любые серьезные изменения в организационной структуре и системе управления затрагивают устоявшиеся в компании ценности, традиции, стереотипы. Если их не учитывать при проектировании, то это может вызвать массовое сопротивление персонала.
Неправильный расчет норм управляемости
Ошибки в определении оптимального количества подчиненных, функций и уровней иерархии приводят либо к перегрузке менеджеров, либо к снижению управляемости и эффективности структурных единиц.
Как избежать типичных ошибок
Чтобы минимизировать риск возникновения подобных проблем, необходимо:
- Тщательно проанализировать стратегические цели и планы компании
- Изучить особенности корпоративной культуры и настроения коллектива
- Использовать обоснованные научные нормативы
Комплексный подход позволит избежать типичных ошибок и спроектировать по-настоящему эффективную организационную систему.
Особенности проектирования в крупных корпорациях
Разработка оптимальной оргструктуры для крупной компании с тысячами сотрудников и обширной региональной сетью имеет свою специфику:
- Наличие многоуровневой иерархии подразделений. В крупных компаниях оргструктура включает до 6-7 уровней управления с десятками отделов и департаментов в каждом подразделении. Это существенно усложняет ее проектирование и оптимизацию.
- Распределенность и разнообразие бизнес-процессов. Территориально распределенные подразделения сильно отличаются по специфике деятельности, что затрудняет типизацию и унификацию оргструктур.
- Необходимость самостоятельности подразделений. Для реализации стратегий регионального развития требуется обеспечить определенную автономию территориальных подразделений в рамках общей оргструктуры.
Рекомендации для крупных компаний
Чтобы учесть эти особенности, крупным компаниям рекомендуется:
- Внедрять принципы дивизиональных структур с элементами самоуправления
- Разрабатывать типовые регламенты для типичных бизнес-единиц
- Активно использовать цифровые платформы для оптимизации оргструктур
