В нашей жизни часто случается так, что мы берем на себя слишком много задач и обязанностей. Стремление все контролировать и делать самостоятельно может привести к перегрузкам, хронической усталости и эмоциональному выгоранию.
Однако есть эффективное решение - научиться делегировать. Передавая часть своих полномочий другим людям, мы освобождаем время и силы для более важных стратегических задач. Кроме того, делегирование позволяет растить профессиональные навыки нашей команды. Ниже мы дадим 8 советов, которые помогут наладить процесс передачи полномочий.
Определите задачи, которые можно передать другим
Зачастую мы берем на себя выполнение множества задач, хотя не все из них действительно требуют нашего личного участия. Поэтому первым шагом должна стать детальная ревизия ваших обязанностей.
Внимательно проанализируйте список дел, которыми вы занимаетесь ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Обычно здесь можно выделить приоритетные стратегические задачи (они требуют вашего глубокого погружения) и второстепенные операционные.
К последним можно отнести выполнение большого объема однотипной работы, не требующей уникальных навыков. Например, мониторинг рынка по определенным параметрам, обработка однотипных документов, подготовка типовых отчетов и аналитики. Такие задачи лучше передать другим.
Определившись, что именно можно делегировать, составьте их подробный список с указанием всех требований и нюансов. Это станет хорошей базой для дальнейшей передачи полномочий и инструктирования исполнителей.
Выберите подходящих людей для делегирования
Когда определитесь с задачами, подумайте, кто из ваших коллег или подчиненных мог бы с ними справиться. Учитывайте сильные стороны людей, опыт, актуальную загруженность.
Идеальный вариант - выбрать человека, у которого есть необходимые навыки и достаточно времени, чтобы взять на себя новые обязанности. Также важно, чтобы он был заинтересован в расширении зоны ответственности. Если сомневаетесь, можно попробовать делегировать менее ответственные задачи и посмотреть на результат.
Четко объясните суть задачи и ваши ожидания
Когда выберете человека для делегирования задачи, уделите время на то, чтобы максимально детально объяснить ему суть. Недомолвки на этом этапе могут привести к ошибкам или неправильному пониманию.
Конкретизируйте что именно нужно сделать, в какие сроки, требования к результату. Опишите стандарты качества, формат отчетности, прочие нюансы. Предоставьте доступ к необходимой документации, данным, материалам.
Если человек впервые берется за подобную задачу, возможно потребуется дополнительное обучение.
Предоставьте людям свободу действий и не контролируйте каждый шаг
Когда инструктирование завершено, дайте людям возможность проявить самостоятельность. Не стоит постоянно контролировать процесс выполнения задачи и требовать отчетов о промежуточных результатах.
Человеку нужна свобода маневра, чтобы проявить креативность и находить собственные пути решения. Микроменеджмент лишь ограничивает потенциал сотрудников. Доверяйте людям больше. Вместе с тем будьте рядом для поддержки при необходимости.
Будьте готовы отвечать на вопросы и оказывать поддержку при необходимости
После делегирования задачи не стоит полностью "отпускать" человека. Возможно, у него возникнут вопросы или потребуется помощь. Вы должны быть доступны для оперативных консультаций в случае необходимости. Если часть информации была упущена при инструктаже, готовы ли вы ее донести? Сможете ли при необходимости еще раз продемонстрировать процесс?
Также важно оказывать моральную поддержку, если у человека возникают сложности и сомнения. Напоминайте, что первое задание редко проходит гладко, главное - желание развиваться.
Поощряйте инициативу и творческий подход к задачам
Когда вы делегируете задачи, это отличная возможность для сотрудников проявить самостоятельность и предложить свежие решения. Выслушивайте предложения вашей команды и поощряйте конструктивные идеи по улучшению процессов. Если кто-то нашел более оптимальные способы решения поставленных задач, это большой плюс.
Дайте понять, что вы открыты к диалогу и готовы рассмотреть альтернативные подходы, если они хорошо аргументированы. Так вы приучите людей к проявлению инициативы.
Регулярно проверяйте результаты и давайте конструктивные советы исполнителям
После делегирования задачи на этом ваша работа не заканчивается. Необходимо внимательно отслеживать результаты, чтобы понимать насколько эффективно справляется человек.
Важно регулярно давать обратную связь исполнителям. Отмечайте, что получилось хорошо, а над чем стоит поработать. Старайтесь, чтобы критика была конструктивной и мотивирующей. Фокусируйтесь на решениях, а не на проблемах.
Такая коммуникация нужна, чтобы человек рос профессионально, понимал ваши ожидания и при необходимости корректировал подход.
Выражайте благодарность и признание тем, кто помогает вам
Когда вы передаете часть своих полномочий коллегам или подчиненным, это требует дополнительных усилий с их стороны. Но зачастую такой вклад остается незамеченным и не получает должного признания.
А между тем регулярная положительная обратная связь крайне важна. Похвала и благодарность стимулируют ответственное отношение сотрудников к порученным задачам. Осознание того, что их старания ценятся, мотивирует проявлять старательность и инициативу.
Не бойтесь чаще говорить слова признательности тем, кто разделил с вами нагрузку. Это могут быть как устные благодарности, так и письменные. Вы можете отметить успехи сотрудника на совещании перед коллективом или в личной беседе один на один. Главное - искренность.
Старайтесь замечать даже небольшие достижения и успехи. Похвала должна быть конкретной и адресной, а не общей и абстрактной. Тогда люди будут ощущать сопричастность, повышать заинтересованность в общем результате. А это положительно скажется на микроклимате и производительности.
Используя эти рекомендации, вы сможете разумно распределить нагрузку и повысить эффективность работы всей команды. Научитесь доверять людям и давать им пространство для проявления самостоятельности. Это позволит вам сконцентрироваться на приоритетных задачах и избежать перегрузок.
