Что такое "совещание"? Само слово происходит из праславянского "совет", "вече". В те давние времена избранные, как правило, самые мудрые и опытные представители общества, организовывали встречу. Ее целью было обсуждение определенной темы или проблемы и принятие решений, которые должны были или разрешить возникшую проблему, или регламентировать общественный порядок.
Толковый словарь В. Д. Дмитриева раскрывает значение названного слова так:
совещание
совеща́ние сущ.,
с., употр. сравн. часто
Морфология:(нет) чего? совеща́ния, чему? совеща́нию, (вижу) что?совеща́ние, чем? совеща́нием, о чем? о совеща́нии; что? совеща́ния, (нет) чего? совеща́ний, чему? совеща́ниям, (вижу) что? совеща́ния, чем? совеща́ниями, о чем? о совеща́ниях
1. Совещанием называют встречу нескольких людей с целью совместного обсуждения практических, деловых вопросов.
Короткое, важное совещание. Утреннее, срочное совещание. На 10:00 было назначено совещание руководителей отделов. В Москве прошло совещание представителей деловых кругов.
2. Совещанием на высшем уровне в прессе называют деловую, официальную встречу глав государств.
3. В судебной практике совещанием называют закрытую беседу присяжных или судей, где устанавливается форма приговора для подсудимого.
По окончании прений суд удалился на совещание.
Совещание - пустая трата времени, или эффективный инструмент работы с персоналом? Кому решать, кто, когда и с какой целью примет участие в совещании? Попробуем ответить на эти и другие вопросы.
Цель проведения
Проведение совещаний преследует несколько целей:
- Во время него происходит обмен и передача информации. Докладчики рассказывают каждый свое, информируя и обучая остальных участников.
- Во время доклада и прений все ситуации или процессы оцениваются присутствующими на совещании. Корректируются критерии оценивания.
- Для руководителя совещание может заменить все оценочные процедуры, так как по поведению подчиненного и его реакциям, можно судить о его компетентности и вовлеченности.
- Грамотная корректировка действий и принятие действенных решений и мер.
Босс решает
Кто примет участие в совещании, периодичность и продолжительность сборов, а также какова их цель, решает руководитель.
Это зависит от вопроса или проблемы, вызвавшей необходимость проведения собраний. Например, директору необходимо коллегиальное решение - принятие бюджета. Всем сотрудникам, которые должны участвовать в совещании, он отправляет письмо с примерным содержанием:
- в совещании примут участие представители (список в рассылке), а также ключевые сотрудники другой организации - партнера;
- тема - распределение бюджета на период;
- место - большая переговорная;
- дата и время - 10.11.2018, суббота, начало 13:00, окончание 13:50;
- перечень вопросов повестки дня, ответственные за выступление, регламент по каждому вопросу во вложении.
Виды и типы совещаний
Совещания являются мощным инструментом управления и менеджмента. Среди них различают:
- формальные и неформальные;
- оперативные, итоговые, проблемные;
- производственные, судебное и так далее;
- по уровню: цеховое, руководства, глав государств и тому подобное;
- закрытые и открытые совещания;
- учебные, информационные, разъяснительные;
- по способу коммуникации: непосредственное участие в собрании, селектор, видео-конференции и так далее.
Эффективность проведения зависит от организации собраний. Она должна учитывать структуру предприятия, специфику взаимодействия сотрудников, способы коммуникации, занятость каждого из участников, необходимость решения вопросов и их актуальность.
Оперативные, итоговые и проблемные
Успешная командная работа подразумевает постоянное взаимодействие всех звеньев с получением обратной связи. Для этого, как правило, в начале рабочего дня проводят оперативные совещания. "Оперативки", "пятиминутки", "планерки", "летучки" - так их называют между собой.
В рабочем совещании примут участие сотрудники, которых назначает непосредственный начальник. Перечень обсуждаемых вопросов стандартный: итоги прошедшего дня, постановка целей на сегодня и так далее. Такие совещания непродолжительны по времени. Проводятся регулярно, о чем все участники оповещены заранее.
Итоговые совещания собирают с целью обсуждения какого-то большого объема работы. Это может быть:
- временной период: сезон, квартал, период правления и так далее;
- завершение плана, проекта, задания.
К таким совещаниям идет тщательная подготовка. Принять участие в совещании по итоговому вопросу приглашают заранее. Участников назначает руководитель. Он же уточняет перечень необходимых материалов для успешного проведения. Время регламентируется как для каждого выступления, так и в общем. Совещание протоколируется. С содержанием протокола всех участников необходимо ознакомить.
Проблемные совещания организовывают по необходимости, Как правило, это обстоятельства форс-мажор, незапланированные ситуации. Принять участие в совещании по возникшему вопросу приглашает лицо, ответственное за решение проблемы. Участников назначает руководитель. По времени регламент не установлен. В итоге совещания принимается решение проблемы, проводится анализ причин возникновения, создается перечень превентивных мер. Протоколирование обязательно.
Приглашение
"Просим принять участие в совещании по вопросу...", - так обычно начитается текст письма-приглашения. Далее следует указать основную тему, дату, место, время начала и окончания встречи. Затем перечислить вопросы, которые будут задеты в процессе собрания. И отметить ответственных лиц по каждому пункту. Не лишним будет указать регламент выступления по каждому из вопросов. Вопросы располагаются по степени важности решения.
Возможные ошибки проведения совещаний
Каждый, кто примет участие в совещании, отвечает за его успешное и эффективное проведение. Перечислим типичные ошибки участия, организации и проведения:
- отсутствие, неадекватность, неточность формулировки цели собрания;
- недостаточная подготовка;
- отсутствие или игнорирование регламента;
- формализация, отсутствие необходимости совещания;
- несвоевременность оповещения, недостаточное время для подготовки.
Снижают эффективность совещаний и обыкновенные опоздания.
Методы проведения
В каждом собрании есть:
- Предмет - это его цель, обсуждаемые вопросы и проблемы.
- Объект - это те, кто примет участие в совещании, люди.
От того что представляют собой предмет и объект, зависит выбор метода проведения. Перечислим основные:
- доклад;
- обмен информацией или мнениями;
- мозговой штурм;
- обсуждение.
