Изучить образец служебной записки о командировке стоит для того, чтобы правильно оформлять подобный документ. Это позволит бухгалтеру получить всю необходимую информацию и впоследствии точно начислить командировочные. Более того, ориентируясь на конкретный образец, сотрудник не упустит необходимые сведения и занесет в документ всю требуемую информацию.
Для каких целей используется
Образец служебной записки на командировку используется для составления внутриорганизационного документа. В нем фиксируются даты отправления и прибытия специалиста. Также в этой бумаге ставится отметка о фактическом месте пребывании работника.
![Записка бухгалтеру](/misc/i/gallery/32106/3120013.jpg)
Использование служебной записки о командировке (образец ниже) необходимо в том случае, если:
- у работника нет документов, которые могут подтвердить фактическое его пребывание в требуемом месте;
- поездка осуществляется на арендованном, личном или служебном транспорте.
Задача записки сводится к тому, чтобы сделать легче процесс начисления бухгалтером суточных. Без информации о реальном количестве дней, проведенных в командировке, точно рассчитаться с вернувшимся работником будет проблематично.
Структура
Для бланка подойдет лист бумаги А4. Если ориентироваться на стандартный образец служебной записки о командировке, то структура документа должна быть следующей:
- Ф. И. О. управляющего компанией. Пишется в верхнем углу.
- Инициалы руководителя подразделения. Указывается при наличии такой должности в компании. Пишется снизу под первыми инициалами. Здесь же указываются данные (Ф. И. О.) сотрудника.
- Название документа. Пишется в центральной части листа. Здесь необходимо указать название документа и его содержание. Работник может в свободной форме изложить суть служебной записки о командировке. Образец на данном этапе заполнения обязательных структур не содержит.
- Прилагаемые документы. Их перечень нужно написать в нижней части бланка.
![служебная записка образец](/misc/i/gallery/32106/3120329.jpg)
Несмотря на то что строгих требований относительно изложения сути обращения нет, определенная информация в документе присутствовать должна. Речь идет о следующих сведениях:
- даты отъезда и возвращения;
- цель поездки;
- модель, регистрационный номер, название и марка транспортного средства, которое использовалось (независимо от того, арендованное оно, служебное или личное);
- дата, когда был составлен документ, его номер и подпись сотрудника с расшифровкой.
Нюансы оформления
Несмотря на то что образец служебной записки о командировке может быть набран на компьютере и распечатан, писать работник должен от руки. Допускается использование обычного листа бумаги, но чаще вернувшемуся сотруднику выдают фирменный бланк.
Общая структура документа в разных компаниях похожа, но закон не запрещает предприятиям разрабатывать свои образцы служебных записок. После командировки работники в любом случае указывают однотипную информацию. Отличия могут возникнуть из-за специфики внутренних процессов организации.
![служебная записка на командировку](/misc/i/gallery/32106/3118926.jpg)
На основании Положения № 749 (пункт 3) каждая компания должна разработать такой документ, чтобы он отражал необходимую форму и содержание записки, используемой на конкретном предприятии. Главное - не забыть указать основные данные (номер, дата приказа, марка авто и т. д.).
Сопроводительные документы
Помимо самой записки, от работника требуется представить и другие бумаги. Речь идет о такой документации, как:
- чеки и выписки, демонстрирующие затраты, произведенные во время командировки;
- путевой лист;
- документ, подтверждающий достоверность указанного маршрута, при условии, что передвижение осуществлялось на автомобиле.
![служебная записка после командировки](/misc/i/gallery/32106/3118910.jpg)
Если по различным причинам такие выписки оформить не получилось, то сотрудник, вернувшийся из поездки, должен будет представить служебную записку. Важно, чтобы в ней присутствовала отметка, поставленная принимающей стороной, которая подтвердит указанные данные, касающиеся командировки: дата и время прибытия/отбытия, а также место пребывания.
Итоги
Записка о командировке позволяет сделать отчетность фирмы проще, а работу - бухгалтера удобней. Для того чтобы работники не допускали ошибок и правильно заполняли подобный документ, каждая компания составляет свой образец, с учетом всех особенностей внутренних процессов организации.