Изучить образец служебной записки о командировке стоит для того, чтобы правильно оформлять подобный документ. Это позволит бухгалтеру получить всю необходимую информацию и впоследствии точно начислить командировочные. Более того, ориентируясь на конкретный образец, сотрудник не упустит необходимые сведения и занесет в документ всю требуемую информацию.
Для каких целей используется
Образец служебной записки на командировку используется для составления внутриорганизационного документа. В нем фиксируются даты отправления и прибытия специалиста. Также в этой бумаге ставится отметка о фактическом месте пребывании работника.
Использование служебной записки о командировке (образец ниже) необходимо в том случае, если:
- у работника нет документов, которые могут подтвердить фактическое его пребывание в требуемом месте;
- поездка осуществляется на арендованном, личном или служебном транспорте.
Задача записки сводится к тому, чтобы сделать легче процесс начисления бухгалтером суточных. Без информации о реальном количестве дней, проведенных в командировке, точно рассчитаться с вернувшимся работником будет проблематично.
Структура
Для бланка подойдет лист бумаги А4. Если ориентироваться на стандартный образец служебной записки о командировке, то структура документа должна быть следующей:
- Ф. И. О. управляющего компанией. Пишется в верхнем углу.
- Инициалы руководителя подразделения. Указывается при наличии такой должности в компании. Пишется снизу под первыми инициалами. Здесь же указываются данные (Ф. И. О.) сотрудника.
- Название документа. Пишется в центральной части листа. Здесь необходимо указать название документа и его содержание. Работник может в свободной форме изложить суть служебной записки о командировке. Образец на данном этапе заполнения обязательных структур не содержит.
- Прилагаемые документы. Их перечень нужно написать в нижней части бланка.
Несмотря на то что строгих требований относительно изложения сути обращения нет, определенная информация в документе присутствовать должна. Речь идет о следующих сведениях:
- даты отъезда и возвращения;
- цель поездки;
- модель, регистрационный номер, название и марка транспортного средства, которое использовалось (независимо от того, арендованное оно, служебное или личное);
- дата, когда был составлен документ, его номер и подпись сотрудника с расшифровкой.
Нюансы оформления
Несмотря на то что образец служебной записки о командировке может быть набран на компьютере и распечатан, писать работник должен от руки. Допускается использование обычного листа бумаги, но чаще вернувшемуся сотруднику выдают фирменный бланк.
Общая структура документа в разных компаниях похожа, но закон не запрещает предприятиям разрабатывать свои образцы служебных записок. После командировки работники в любом случае указывают однотипную информацию. Отличия могут возникнуть из-за специфики внутренних процессов организации.
На основании Положения № 749 (пункт 3) каждая компания должна разработать такой документ, чтобы он отражал необходимую форму и содержание записки, используемой на конкретном предприятии. Главное - не забыть указать основные данные (номер, дата приказа, марка авто и т. д.).
Сопроводительные документы
Помимо самой записки, от работника требуется представить и другие бумаги. Речь идет о такой документации, как:
- чеки и выписки, демонстрирующие затраты, произведенные во время командировки;
- путевой лист;
- документ, подтверждающий достоверность указанного маршрута, при условии, что передвижение осуществлялось на автомобиле.
Если по различным причинам такие выписки оформить не получилось, то сотрудник, вернувшийся из поездки, должен будет представить служебную записку. Важно, чтобы в ней присутствовала отметка, поставленная принимающей стороной, которая подтвердит указанные данные, касающиеся командировки: дата и время прибытия/отбытия, а также место пребывания.
Итоги
Записка о командировке позволяет сделать отчетность фирмы проще, а работу - бухгалтера удобней. Для того чтобы работники не допускали ошибок и правильно заполняли подобный документ, каждая компания составляет свой образец, с учетом всех особенностей внутренних процессов организации.
