Компания при отборе кандидата на вакантную должность использует его краткую характеристику навыков и умений с указанием данных личного характера, которая называется резюме. Информация может быть представлена на бумажном носителе, в электронном виде либо на фирменном бланке организации. Правильное и последовательное изложение сведений о соискателе на вакантную должность гарантирует успешный переход к этапу собеседования. Подавая резюме на определенную вакансию, необходимо корректировать его под различные требования будущего работодателя. Внимательное изучение условий, необходимых для трудоустройства на должность секретаря, таких как скорость печати, коммуникабельность, обработка значительных объемов документов, знание нескольких иностранных языков, должны быть отображены в анкете соискателя.
Должностной функционал секретаря
Профессиональные стандарты, разработанные и принятые к действию на предприятиях, позволяют отображать необходимые обязанности секретаря в резюме:
- Организация деятельности руководителя: составление плана работы начальника и секретаря, проведение переговоров, командировок. Ведение приема посетителей с последующим их направлением согласно запросам. Контроль выполнения заданий управления. Содержание приемной в безупречном виде и поддержание функционала рабочего места руководителя.
- Ведение документооборота, обеспечивающего работу руководителя.
Дополнить объем резюме секретаря позволит описание навыков, приобретенных на предыдущих местах работы. В случае отсутствия таковых рекомендуется описать достижения в учебе.
Правила составления резюме секретаря
При планировании составления резюме, которое примут в работу сотрудники отдела кадров, нужно придерживаться общепринятых норм, которые включают в себя:
- Усваиваемый объем информации не более двух страниц.
- Строгая конкретика информации.
- Соответствие требований вакансии к полученному образованию.
- Опыт работы в должности секретаря должен подтверждаться сведениями из трудовой книжки или договорами.
- Положительное влияние на выбор соискателя оказывает фотография, выполненная в рабочей обстановке.
Включив в резюме секретаря эти пункты, соискатель полностью удовлетворит запрос работодателя.
Структура резюме
Профессиональное изложение своей характеристики на бумаге позволяет оценить соискателя как умелого пользователя ПК и целенаправленного организатора своих проектов. Располагать блоки в резюме секретаря необходимо следующим образом:
- Уникальные контактные данные.
- Умения и функционал, полученные в результате выполнения практической работы. Обязательно указывать предыдущие места работы с датами приема и увольнения. Расположение сведений идет в обратном порядке от первого к последнему.
- Имеющееся образование и дополнительные курсы повышения квалификации.
- Достижения личного характера.
Располагая данные о себе подобным образом, соискатель соответствует стандартам, негласно принятым кадровыми работниками большинства организаций.
Выделение отличительных особенностей кандидата
Имея все шансы на успех, резюме все-таки может быть отложено, если соискатель не отобразил свои уникальные способности или профессиональные навыки, выделяющие его на фоне подобных. Для резюме секретаря такими преимуществами будут: дополнительное знание иностранных языков, уверенная работа во всех приложения MS OFFICE, стаж работы в должности помощника руководителя, кадровое дело. Непременно указывается бережное обращение с офисной техникой. Наиболее важные для вакансии навыки всегда размещаются первыми, чтобы работодатель видел навыки специалиста сразу.
Образец резюме секретаря
Освоив теоретические азы написания анкеты, можно переходить к написанию резюме. Примерный образец резюме на работу секретаря выглядит таким образом:
ФИО: Мотовилова Елизавета Марковна.
Цель: соискание вакантной должности секретаря, помощника руководителя, администратора.
Контактная информация:
Дата рождения: 31.12.1987 г.
Адрес: Архангельская обл., Устьянский р-н, пос. Октябрьский, пр. Ленина д. 45, кв. 3.
Телефон: сотовый (номер), домашний (номер).
e-mai: Motovilova1987@mail.ru
Опыт работы:
Май 2016 г. - по настоящее время – администратор-делопроизводитель директора ФГБОУ ВО «МГТУТУ».
Сентябрь 2012 г. - май 2016 г. – техник кафедры финансово-правовых и социально-экономических дисциплин ФГБОУ ВО «МГТУТУ».
Образование: 2009-2014 Московский областной казачий институт технологий и управления (филиал) ФГБОУ ВО «МГТУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)» г. Волоколамск. Полученная специальность – экономист, квалификация – бакалавр.
Курсы повышения квалификации: 2015 г. Свидетельство о повышении квалификации по программе «Документальное обеспечение управления» при ФГБОУ ВО «МГТУТУ».
Профессиональные навыки и умения: прием и сортировка поступающей корреспонденции, ответы на звонки, их регистрация и информирование руководителя, встреча посетителей, составление плана работ начальника, выполнение поручений, составление писем, служебных записок, работа с любыми документами. Уверенный пользователь MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, «Консультант Плюс», Lotus. Работа с офисной техникой.
Дополнительная информация:
Желаемый уровень заработной платы: 28 тыс. руб.
Иностранные языки: английский (базовый уровень).
Семейное положение: не замужем.
Готовность к переезду, нормально воспринимаю ненормированный рабочий день, имею водительские права, не имею вредных привычек.
Презентабельный внешний вид.
Информация о личных качествах: ответственно выполняю возложенные задачи, пунктуальна, порядочна, настойчива, исполнительна. Хобби: занятия в тренажерном зале, бег, увлечение вышивкой.
Подобный пример резюме секретаря поможет не ошибиться при написании своей анкеты соискателя.
Требования отдела кадров
При трудоустройстве в крупные компании или компании со специфическим направлением работы (медицина, горное дело и пр.) необходимо позвонить в отдел кадров и уточнить информацию, которую необходимо включить в резюме. Нужное впечатление производят знания и умения, подходящие выбранной отрасли производства. Важно не переусердствовать и не включить в анкету навыки, обладания которыми соискатель не имеет. Любое искажение информации сразу будет выявлено специалистами при собеседовании. В крупных компаниях всегда требуется наличие у кандидата высшего образования.
Уверенная оценка своих личных способностей
В резюме обязательно присутствует пункт, в котором перечисляются личные качества соискателя на должность секретаря. Обычно этот блок располагается в конце анкеты, как бы подытоживая примечательность выбранного соискателя. Кадровые агентства рекомендуют перечислять в этом блоке не более 5 качеств, поэтому необходимо выбрать навыки, соответствующие должности секретаря. К примеру, в резюме секретаря-делопроизводителя необходимо указать: умение грамотно работать с большим объемом документов, доброжелательность, пунктуальность, устойчивость к стрессовым ситуациям, способность погашать конфликтные ситуации.
Что не стоит указывать в резюме?
Зачастую, поддавшись всеобщему увлечению увеличения уникальности, соискатели могут испортить первое впечатление работодателя о кандидате и быть отвергнутыми. В резюме на должность секретаря не должно быть:
- Грамматических и лексических ошибок.
- Несуществующих телефонных номеров.
- Ложной информации об опыте работы.
- Неформального хобби, например, увлечение компьютерными играми.
- Нестандартного e-mail, например, «gospoja1987@mail.ru.
- Информации о предыдущем месте работы, относящейся к разряду секретной.
- Шаблонных или банальных фраз, например, «командный игрок».
- Увеселительного фото.
Не рекомендуется увлекаться внесением в текст чрезмерной контрастности и сочетаний разных шрифтов. Это сложно воспринимается читающим.
Использование данной статьи как инструкции к написанию резюме позволит соискателю правильно оформить свою анкету и быть уверенным соискателем выбранной вакантной должности секретаря.
