Контроль является неотъемлемой частью управления любой организацией. Без четкой системы контроля компания рискует потерять нужное направление и эффективность.
Сущность контроля в менеджменте
Контроль как функция менеджмента представляет собой систему мероприятий по проверке соответствия деятельности организации принятым решениям и выработке необходимых корректирующих действий.
Цели контроля:
- Предотвращение возникновения проблем и рисков
- Повышение эффективности деятельности
- Достижение поставленных целей и задач
Контроль помогает ответить на вопросы:
- Достигаются ли намеченные результаты?
- Соответствует ли работа установленным требованиям?
- Как скорректировать деятельность?
Контроль выполняет несколько важных функций:
- Оперативная - своевременное регулирование процессов
- Коммуникативная - налаживание обратной связи
- Информационная - сбор данных для принятия решений
- Защитная - сохранность информации и активов
Виды и этапы контроля
Существует три основных вида контроля:
- Предварительный - проверка готовности к работе
- Текущий - наблюдение в ходе работы
- Заключительный - оценка результатов
Предварительный контроль включает проверку персонала, финансов и ресурсов на соответствие требованиям предстоящей работы. Текущий контроль осуществляется в процессе работы и позволяет оперативно вносить корректировки.
Заключительный контроль направлен на оценку достигнутых результатов и их использование в будущем планировании.
Контроль проводится в четыре этапа:
- Планирование целей и показателей
- Разработка стандартов и правил
- Сбор данных о реальном положении дел
- Корректировка деятельности при необходимости
На первом этапе определяют желаемые показатели деятельности. На втором создаются стандартные операционные процедуры и правила для достижения этих показателей.
Далее в процессе работы происходит мониторинг фактических результатов. И на заключительном этапе, при выявлении отклонений, разрабатываются корректирующие меры для исправления ситуации. Таким образом контроль обеспечивает движение организации к намеченным целям.
Принципы эффективного контроля
Чтобы функция контроля в менеджменте работала максимально эффективно, необходимо придерживаться определенных принципов:
- Всеобъемлющий и систематический подход - контроль должен охватывать все процессы и проводиться регулярно
- Ориентация на результат, а не на процесс - важен конечный эффект, а не формальное выполнение процедур
- Гибкость - возможность корректировки стандартов и целей при изменении условий
- Простота и оперативность - контроль не должен создавать излишней нагрузки
- Экономическая эффективность - затраты на контроль должны быть минимальными
Инструменты контроля
Для проведения контроля как функции менеджмента используется целый ряд инструментов:
- Наблюдение и визуальная оценка
- Регулярная отчетность по ключевым показателям
- Внутренний аудит и ревизия
- Опросы и анкетирование персонала
- Автоматизация контроля с использованием IT-технологий
Эффективная функция контроля в менеджменте комбинирует разные подходы для получения объективной и полной картины.
Мотивирующий контроль
Помимо основной функции - обеспечения движения к цели, контроль может выполнять и мотивирующую роль. При правильной организации он стимулирует инициативу сотрудников, желание развиваться и повышать результативность.
Для этого важно соблюдать следующие условия:
- Контроль должен быть конструктивным исспамо развивающим, а не карательным
- Стандарты и цели должны быть достижимыми, но стимулирующими рост
- Необходимо поощрять инициативу и новые решения
- Важна справедливая оценка вклада каждого сотрудника
Тогда контроль перестанет ассоциироваться только с принуждением и станет действенным инструментом повышения эффективности.
Контроль и корпоративная культура
Эффективность функции контроля во многом зависит от корпоративной культуры и ценностей компании. Если контроль воспринимается как неотъемлемая часть работы, это существенно облегчает его проведение.
Для формирования такого отношения важно:
- Объяснение сотрудникам целей и принципов контроля
- Создание атмосферы доверия и взаимопомощи
- Поощрение самоконтроля и ответственности
Ключевым моментом является понимание контроля не как административного принуждения, а как неотъемлемой части эффективной работы.
Автоматизация контроля
Внедрение IT-технологий позволяет значительно повысить эффективность функции контроля в менеджменте. Автоматизация контроля дает следующие преимущества:
- Регулярный сбор и анализ больших объемов данных
- Своевременное оповещение об отклонениях по заданным параметрам
- Возможность моделирования и прогнозирования на основе накопленных данных
- Снижение трудозатрат по сравнению с ручным контролем
- Повышение объективности контроля за счет снижения человеческого фактора
Риски избыточного контроля
При внедрении системы контроля важно избегать гипертрофирования этой функции. Избыточный контроль несет следующие риски:
- Снижение инициативности и вовлеченности персонала
- Негативное влияние на морально-психологический климат
- Сдерживание инноваций и творческого подхода
- Переключение внимания с рабочего процесса на отчетность
Поэтому система контроля должна быть разумной и не превращаться в самоцель.
Современные тренды контроля
Развитие технологий и изменение подходов к управлению ведут к трансформации функции контроля, главные тренды которой:
- Повышение роли предупреждающего контроля на основе big data
- Децентрализация и интеграция контроля в бизнес-процессы
- Ориентация на оценку результатов, а не затраченных усилий
- Рост значения самоконтроля и внутренней мотивации
Эти тенденции отражают общее движение менеджмента к гибким, эмпауринг-моделям управления.
Сбалансированная система показателей
Для построения эффективной системы контроля важно использовать сбалансированную систему показателей (BSC), включающую как финансовые, так и нефинансовые индикаторы:
- Финансовые KPI (ROI, выручка, прибыль и т.д.)
- Показатели бизнес-процессов (время цикла, брак, простои)
- Индикаторы обучения и развития (текучка кадров, удовлетворенность)
- Индикаторы взаимоотношений с клиентами (лояльность, жалобы)
BSC позволяет проводить сбалансированный контроль всех аспектов деятельности.
Встроенные механизмы контроля
Для повышения эффективности желательно интегрировать элементы контроля непосредственно в бизнес-процессы и операции:
- Чек-листы и контрольные опросники
- Самоконтроль и взаимопроверка внутри команд
- Автоматическая валидация данных и отчетов на этапе формирования
- Системы оповещения об отклонениях по заданным метрикам
Такой подход снижает последующие трудозатраты на контроль и повышает его оперативность.
Контроль в удаленных и гибридных командах
Распространение удаленной работы требует адаптации контроля с учетом ограниченности личного взаимодействия:
- Повышение роли цифровых коммуникаций и отчетности
- Использование ПО для мониторинга активности и продуктивности
- Делегирование части контрольных функций руководителям низового звена и самим сотрудникам
Гибридные форматы также требуют комбинирования традиционного и цифрового контроля.
Контроль и проектное управление
В проектном менеджменте контроль играет особенно важную роль и включает:
- Разработку системы вех, отслеживание хода по сравнению с графиком
- Мониторинг фактических затрат против бюджета
- Управление изменениями (запросы на изменения, анализ последствий)
Контроль является критичным фактором успеха в управлении проектами.
Контроль качества
Важнейшей составляющей контроля является контроль качества продукции, услуг или бизнес-процессов. Он включает:
- Разработку стандартов и нормативов качества
- Входной контроль сырья и материалов
- Операционный контроль технологических процессов
- Приемочный контроль готовой продукции
- Статистический анализ дефектов, разработка корректирующих мер
Внутренний аудит
Внутренний аудит проводит независимую проверку и оценку различных аспектов деятельности компании: производственной, финансовой, учетной и т.д. Его задачи:
- Объективная оценка эффективности бизнес-процессов
- Выявление рисков, слабых мест и нарушений
- Разработка рекомендаций по устранению недостатков и оптимизации
Внешний аудит и надзор
В ряде отраслей осуществляется обязательный внешний надзор со стороны регуляторов и надзорных органов. Это позволяет дополнительно обеспечить:
- Безопасность товаров, работ, услуг для потребителей
- Стабильное функционирование рынков
- Предотвращение мошенничества и злоупотреблений
- Защиту окружающей среды
Помимо обязательного существует и инициативный внешний аудит (например, независимая оценка по стандарту ISO).
Выводы
Контроль играет критически важную роль в обеспечении достижения целей и результативности менеджмента. Главным условием его эффективности является разумный баланс между необходимым уровнем контроля и сохранением творческой инициативы сотрудников.
