Каждый человек, работающий официально, должен иметь трудовую книжку. Она содержит записи обо всех местах, где ранее трудился гражданин. Осуществляется оформление трудовой книжки на первом месте работы, причем обычно именно сам соискатель должен принести в кадровый отдел компании данный документ, куда ставятся соответствующие отметки.
Предназначение документа
Необходимость в трудовой книжке прописана в ст. 66 ТК. Здесь указывается, что требуется оформление трудовой книжки при приеме на работу в первый раз, после чего этот документ следует предоставлять при следующем трудоустройстве. На основании записей из него можно определить трудовой стаж и другие параметры работы гражданина.
Предназначается он для разных целей:
- содержатся данные о стаже гражданина с того момента, когда он в первый раз официально устроился на определенную работу;
- помогает определить, по какой причине ушел человек с прошлого места трудоустройства;
- включается информация о разных награждениях, которые были предоставлены специалисту за добросовестное и качественное выполнение своих должностных обязанностей.
Записи вносятся исключительно работниками отдела кадров разных предприятий. Титульный лист заполняется при первоначальном трудоустройстве человека, причем процесс этот должен выполняться в присутствии работника, чтобы он убедился в правильности внесения разных сведений. На этой же странице им ставится подпись, которая подтверждает, что все имеющиеся данные соответствуют действительности.
Нюансы использования документа
Трудовая книжка предназначается для подтверждения того, что гражданин работал на том или ином предприятии. С ее помощью можно оценить его квалификацию, опыт работы и направление профессиональной деятельности.
С помощью правильного оформления трудовой книжки можно узнать, где именно работал гражданин, какую должность он занимал, как долго был трудоустроен в компании, а также по какой причине уволился. Формируется она только по специальной унифицированной форме, закрепленной в ТК. Именно в этом кодексе указываются основные требования к оформлению, выдаче, учету, хранению и возврату документа.
Способы оформления документа
Первоначальное его создание может выполняться тремя разными способами. Оформление трудовой книжки впервые реализуется методами:
- Работодатель самостоятельно представляет этот документ работнику. Этот вариант считается самым распространенным. Обычно заполняется документ сразу после подписания трудового договора. Если же работодатель не обладает сведениями о том, как правильно формировать и заполнять книжку, то это может стать причиной появления проблем в будущем у специалиста с использованием этого документа при устройстве на другую работу.
- Передача трудовой книжки выпускникам образовательных учреждений. Встречается такой метод редко, так как в ТК отсутствует информация о том, что данные заведения должны выдавать всем выпускникам книжки. Обычно такое решение принимается добровольно организациями. Если у соискателя уже имеется трудовая книжка, то он должен оповестить об этом работодателя, чтобы на него не заводился новый документ.
- Самостоятельная покупка документа. Сам гражданин, планирующий впервые устроиться на какую-либо должность в компанию, может заранее позаботиться о покупке трудовой книжки. Наиболее часто этот способ используется людьми, уже не в первый раз устраивающимися на работу, но при этом в их книжке имеются записи, которые они не желают обнародовать.
Каждый работодатель должен убедиться, что трудовая книжка, полученная от соискателя, правильно оформлена. Дело в том, что нередко граждане самостоятельно вносят разные сведения в этот документ, чтобы улучшить свою репутацию наемного работника. Но это является серьезным правонарушением, за которое назначается административная ответственность.
Когда можно начать работу?
По ст. 63 ТК каждый человек может трудоустроиться официально после достижения совершеннолетия. На определенных должностях и при специфических условиях допускается работать с 14 лет, но в любом случае у соискателя должен иметься паспорт. Подростки могут работать исключительно при наличии разрешения от родителей и органов опеки.
Независимо от возраста работника для него создается отдельная трудовая книжка. Для этого надо соискателю написать специальное заявление. В нем указывается, что требуется оформление трудовой книжки, куда будут вноситься сведения о трудоустройстве гражданина.
Как получить бланк?
Самым оптимальным решением считается получение этого документа на первом месте трудоустройства гражданина. Каждая компания должна формировать трудовую книжку по строго установленной форме.
Оформление и ведение трудовых книжек производится отделом кадров каждого предприятия. Вносится первая запись в документ в течение 14 дней после того, как будет выпущен приказ о приеме конкретного гражданина на работу. Заполнение титульного листа производится непосредственно при самом работнике, поэтому он может проконтролировать этот процесс.
Чем регулируется процедура?
Заполнение и ведение документа регулируется разными нормативными актами. Порядок оформления трудовой книжки содержится в актах:
- ст. 66 ТК;
- ПП РФ №225 "О трудовых книжках", в котором имеются данные о правилах формирования трудовых книжек;
- Постановление Минтруда №69, включающее инструкцию по правильному заполнению данного документа.
Поэтому все записи должны вноситься только на основании требований вышеуказанных официальных документов.
Какие потребуются документы?
Документы для оформления трудовой книжки представлены следующими бумагами:
- паспортом гражданина, который может заменяться свидетельством о рождении;
- документацией, подтверждающей наличие образования или определенных специфических навыков, например, сертификат о прохождении разных курсов или другие аналогичные бумаги.
Могут попросить работодатели дополнительно предъявить СНИЛС или ИНН. Но именно сведения из паспорта и документа об образовании требуются для заполнения первого листа книжки.
Какие данные вносятся в документ?
При его первичном заполнении требуется вписать разные значимые сведения. Оформление титульного листа трудовой книжки считается простым процессом. В него вносятся данные:
- Ф.И.О нового работника организации;
- его дата рождения;
- имеющееся образование;
- выбранная профессия;
- специальность нового работника.
Личные сведения о работнике должны вноситься только на основании паспорта, поэтому не допускается наличие ошибок. Данные об образовании должны вписываться только при наличии соответствующих документов.
Как только будет внесена вся информация, правила оформления трудовой книжки требуют заверения этого документа личной подписью гражданина. Первая страница дополнительно подписывается лицом, выдавшим данный документ. Здесь же ставится печать компании.
Правила внесения записей
В трудовую книжку требуется вносить разные данные. Они касаются устройства на работу или увольнения с постоянного места трудоустройства. Любая запись в трудовой книжке должна делаться исключительно на русском языке. При постановке дат используются стандартные арабские цифры.
Все данные вписываются аккуратно с использованием обычной ручки черного или синего цвета. Можно ли сокращать слова в трудовой книжке? В законодательстве четко указывается, что все сведения должны вноситься без сокращений.
Каждой записи присваивается определенный порядковый номер. Информация вписывается при разных действиях:
- трудоустройство;
- перевод на новое место работы;
- увольнение;
- награждение работника.
Для внесения любой записи в трудовую книжку предварительно должен выпускаться приказ руководителем компании. При этом дается только две недели после издания распоряжения, чтобы нужные данные были внесены в трудовую книжку. Не делаются записи о разных взысканиях, но исключением является взыскание, результатом которого становится увольнение гражданина.
Порядок внесения данных
Правильное оформление трудовой книжки предполагает, что все сведения должны вноситься в правильном порядке. Поэтому учитываются основные требования и нюансы:
- первая графа предназначается для указания номера записи;
- во второй графе ставится дата, когда делается конкретная запись;
- далее прописываются данные о принятии гражданина на определенную должность, о награждении человека, его переводе или увольнении;
- 4 графа содержит основания внесения разных сведений, причем обычно для этого используются разные приказы или распоряжения руководства.
Этот документ представлен бланком строгой отчетности, поэтому непременно процесс внесения записи должен регистрироваться в специальном журнале движения трудовых книжек. В этот журнал вносятся сведения о номере и серии документа, а также информация о самом работнике. Хранить этот бланк надо до того момента, пока человек не уволится с работы.
Как исправляются ошибки?
Работники кадровой службы при заполнении документа могут допускать разные ошибки. Важно разобраться, как исправить ошибку в трудовой книжке. Неправильно указанные даты в документе могут стать причиной сложностей с оформлением пенсии в будущем, поэтому сами работники должны следить за тем, чтобы не были нарушены правила формирования этого документа.
Если имеются ошибки в датах приема на работу или увольнения, то работником выполняются действия:
- составляется письменное заявление на имя директора компании, где была поставлена запись, причем в этом заявлении надо указать на необходимость исправить ошибку;
- издается руководством фирмы соответствующий приказ, на основании которого корректируются сведения;
- специалист отдела кадров письменно указывает в документе, что ранее внесенная запись является недействительной;
- вносятся верные сведения, после чего прописывается номер приказа, на основании которого исправляется информация;
- указывается должность специалиста и его Ф.И.О, а также ставится печать и подпись работника кадровой службы.
Нередко вовсе выявляется даже на титульном листе ошибка в трудовой книжке. Как исправить некорректные сведения при таких условиях? Для этого не допускается пользоваться разными корректорами, поэтому надо только сделать пометку о том, что имеющиеся данные являются недействительными. После этого вписываются новые актуальные сведения. В исключительных ситуациях допускается зачеркивать некоторые слова. Исправления непременно заверяются руководителем компании, а также ставится печать предприятия.
Когда выдается дубликат?
Дубликат может выдаваться только в исключительных ситуациях. К ним относятся следующие:
- в документ были изначально внесены ошибочные данные;
- была утеряна трудовая книжка.
При наличии ошибок целесообразно исправить их. Если же имеется слишком много недостоверных сведений, то может выдаваться дубликат. Для этого сам работник должен написать заявление на имя директора компании с просьбой заменить документацию. Выдача документа не требует уплаты каких-либо средств со стороны гражданина, если причиной замены выступают ошибки, допущенные работниками отдела кадров. Если же сам гражданин теряет книжку, то придется оплачивать ее стоимость.
В новый бланк вносятся осторожно все достоверные и актуальные сведения, для чего учитываются данные из прошлой трудовой книжки. Выдается документация в течение 15 дней после передачи заявления работодателю. В дубликат не должны вноситься новые сведения, а также не допускается наличие исправлений.
Нюансы выдачи документа при увольнении
Руководители компании обязаны при увольнении сотрудника передавать ему трудовую книжку с уже имеющейся записью о прекращении работы на конкретном предприятии.
Сведения об увольнении непременно заверяются подписью руководителя компании и работника отдела кадров, ответственного за ведение таких книжек. Дополнительно ставится печать компании. В конце должна иметься подпись самого гражданина.
Если по вине работодателя задерживается выдача документа, то начисляется неустойка, оплачиваемая руководителем компании. При таких условиях днем увольнения будет считаться день, когда гражданин получит на руки документ.
Заключение
Таким образом, трудовые книжки считаются значимыми документами для любого человека. Они содержат необходимые сведения, с помощью которых определяется стаж гражданина, а также занимаемые на разных предприятиях должности. На основании этих данных можно определить квалификацию и опыт специалиста.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу производится работниками кадровой службы. При совершении ошибок во время оформления документа следует знать, как их правильно исправить.
