Резолюция - это решение или распоряжение, которое принимает руководитель организации или уполномоченное лицо по конкретному вопросу. В делопроизводстве резолюция представляет собой надпись на документе, содержащую указания по исполнению данного документа. Резолюции позволяют руководителю быстро принимать решения и доводить их до исполнителей. Они также служат средством контроля за исполнением поручений в организации.
Что означает наложить резолюцию
Резолюция - это решение или указание, которое накладывает на документ руководитель организации. Она указывает, что нужно сделать с этим документом дальше. Наложение резолюции означает, что руководитель рассмотрел документ и дал указания исполнителю, какие действия нужно предпринять.
Наложение резолюции происходит следующим образом:
- Руководитель получает на рассмотрение какой-либо документ (докладную записку, служебное письмо и т.д.).
- Он изучает этот документ и определяет, какие действия нужно предпринять по данному вопросу - утвердить, отклонить, доработать, направить на исполнение конкретному сотруднику.
- Руководитель формулирует свое решение в виде краткой записи и проставляет ее на документе - накладывает резолюцию.
- Документ отправляется ответственному сотруднику (указанному в резолюции) для исполнения согласно резолюции.
Таким образом, наложение резолюции запускает процесс исполнения определенных действий по документу. Без резолюции документ не будет иметь дальнейшего движения.
Как правильно составить резолюцию
Чтобы правильно составить резолюцию, нужно придерживаться определенных правил:
- Указать исполнителя. В резолюции нужно четко прописать ФИО и должность сотрудника, которому поручается исполнение. Это обеспечит адресность резолюции.
- Сформулировать конкретное указание. Резолюция должна содержать ясное поручение или решение по документу - утвердить, доработать, подготовить информацию и т.д. Указание должно быть недвусмысленным.
- Установить срок исполнения. Желательно в резолюции указывать конкретную дату, к которой поручение должно быть исполнено.
- Использовать унифицированные формулировки. Если однотипные ситуации повторяются, лучше использовать заранее заготовленные формулировки.
- Поставить подпись и дату. Это обязательные реквизиты резолюции.
Правильно составленная резолюция (резолюция что это) должна содержать все необходимые реквизиты, быть понятной исполнителю и запускать процесс исполнения конкретных действий.
Обязательные реквизиты резолюции
Чтобы резолюция считалась действительной и могла исполняться, она должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Текст, содержащий указания по исполнению. Основное содержание резолюции - конкретное решение или поручение руководителя (утвердить, подготовить, проанализировать и т.д.).
- Должность, фамилия, инициалы исполнителя. Резолюция должна быть адресована конкретному сотруднику, который будет нести ответственность за ее исполнение.
- Подпись руководителя. Подпись придает резолюции юридическую силу.
- Дата подписания резолюции. Указывает, когда именно была наложена резолюция.
- Место для резолюции (правый верхний угол документа). Резолюция проставляется строго в определенном месте, чтобы ее было удобно видеть.
Резолюция, не содержащая хотя бы одного из перечисленных выше обязательных реквизитов (что такое резолюция), считается недействительной. Отсутствие даты и/или подписи руководителя не позволит исполнить такую резолюцию.
Порядок внесения резолюции в документ
Существует определенный порядок проставления резолюции на документах:
- Резолюция проставляется только на подлиннике документа, а не на копиях.
- При наличии нескольких подлинников резолюция ставится на первом экземпляре.
- Резолюция проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста месте.
- Если места в верхнем правом углу недостаточно, резолюцию можно проставить на обороте первого листа документа.
- При проставлении резолюции на обороте указывается регистрационный номер и дата документа.
Таким образом, строго регламентировано, на каком именно экземпляре документа и в каком месте должна располагаться резолюция (что такое резолюция). Это важно для удобства работы с документами и исключения возможных ошибок.
Кроме того, следует помнить еще несколько правил:
- Недопустимо проставлять резолюцию на ксерокопии или устаревшем варианте документа.
- На документе может быть только одна резолюция (кроме случаев отмены или замены ранее данной).
- Нельзя давать устные указания по исполнению документа без резолюции.
Значение резолюции для организации работы
Резолюция играет важную роль в организации работы с документами. Основные функции резолюции:
- Запуск исполнения документа. Без резолюции документ не будет иметь движения, останется "мертвым". Резолюция - необходимое условие для начала работы с документом.
- Доведение указаний руководителя до конкретного исполнителя. Резолюция - способ трансляции решения руководителя сотрудникам.
- Установление сроков исполнения. В резолюции может указываться желаемая дата завершения работы.
- Контроль исполнения поручений. По резолюции руководитель может сверять своевременность выполнения заданий.
- Фиксация принятых решений в удобной форме. Резолюция - простой способ зафиксировать решение по документу.
Таким образом, правильное оформление и использование резолюций (что такое резолюция) позволяет:
- Ускорить обработку поступающих документов.
- Систематизировать работу с документами.
- Повысить исполнительскую дисциплину за счет контроля сроков.
- Обеспечить четкое распределение обязанностей между сотрудниками.
Без резолюций работа с документами приобрела бы хаотичный, неупорядоченный характер. Резолюция привносит в документооборот организации необходимую системность и слаженность.
