Актуальность вопроса об этапах процесса руководства связана с тем, что он красной нитью проходит через всю деятельность организации. Эффективность управленческих процессов можно сравнить с часами. Отлаженный и четкий механизм приведет к планируемому результату. Вместе с тем хорошей системе менеджмента свойственна гибкость – способность приспосабливаться к новым условиям.
Сущность управления
Под управлением подразумевается руководство объектом (предприятием, ресурсом) или субъектом (человеком). Менеджмент как процесс является совокупностью различных видов деятельности, координации, поддержания порядка, необходимых для успешной работы предприятия, достижения целей и развития.
Процесс управления включает в себя решение тактической и стратегической задачи:
- задача, связанная с тактикой, требует поддержания гармонии, целостности и результативности элементов управляемого объекта;
- стратегия подразумевает развитие, усовершенствование и позитивное изменение состояния.
Характеристика процессов управления
Процесс управления является непрерывным и цикличным. Он состоит из управленческого труда, предмета, средств и конечного продукта. Управление любым объектом связано с периодической повторяемостью отдельных этапов работы. Это могут быть фазы сбора и анализа данных, выработки управленческого решения, организации его выполнения.
Технология процесса управления совершенствуется вместе с развитием организации. Если руководитель запаздывает, принимая решения, то управленческий процесс становится хаотичным, инерционным.
Замкнутая последовательность управленческих действий, повторяющихся для достижения целей, называется циклом менеджмента. Началом цикла становится выявление проблемы, итогом – достижение рабочего результата. Периодичность управленческих процессов помогает найти общие для организаций разного профиля закономерности и принципы.
Принципы менеджмента
Основы процессов управления выражены через фундаментальные принципы. Они объективны и согласованы с законами менеджмента. Список общих принципов менеджмента, который можно найти в учебниках, не маленький. Среди них выделяют:
- целенаправленность;
- обратную связь;
- преобразование информации;
- оптимальность;
- перспективность.
Формирование и деятельность системы менеджмента опирается на несколько других принципов.
Разделение труда | Функции менеджмента отделяются друг от друга и становятся основой для структуры управления. Появляются отделы, бригады, выполняющие разные, но единые виды работ. |
Объединение функций | Сочетание операций в управленческих функциях. Взаимосвязь функций управляющих органов с внутренней структурой. |
Центризм и независимость | Процесс управления и организационная структура остаются централизованными и независимыми от внешней среды. |
Подчинение в системе управления | Информационный поток по ступеням связывает высшее, среднее и низовое управленческое звено. |
Осуществление принципов способствует эффективному объединению управленческих функций, укреплению связей на всех уровнях управленческих органов.
Управленческие функции
Профессиональную деятельность менеджеров поэтапно отражают управленческие функции.
Группировка функций | Процесс управления включает в себя виды деятельности |
Общие (универсальные) функции | Планирование, осуществление прогнозов, координация, организация, контроль, учетная функция и другие. Способствуют развитию, совершенствованию и взаимосвязи управленческих процессов. |
Специальные функции | Администрирование, управление персоналом, мотивация. Как инструменты для общих функций, они помогают организовать продуктивную деятельность. |
Вспомогательные функции | Обслуживание управленческих процессов для успешного функционирования всех уровней управления. |
По характеру деятельности выделяют функции, применяемые в различных сферах, связанные с производством, хозяйственной частью, экономикой, технологией.
Анри Файоль поделил функции управления промышленной организацией на 6 групп: административная, коммерческая, производственная, бухгалтерская, страховая и учетная деятельность.
Этапы процесса управления
Каждое управленческое действие и решение сопровождается единством информации, целей, социума и других аспектов. Сущность менеджмента отражает управленческий цикл, который может быть представлен как совокупность этапов.
Процесс управления включает этапы, которые непрерывно чередуются.
Выявление проблемы | Прогноз | Целеполагание | Управленческое решение |
Анализ ситуации, постановка «диагноза» проблемы | Определение вероятного варианта развития событий | Выработка целей и задач, стратегии по их достижению | Процесс выработки и принятия оптимального решения |
Кроме вышеперечисленных этапов, к процессу управления относят действия по реализации управленческого решения.
Планирование | Создание системы мероприятий для достижения цели |
Организация | Мобилизация сотрудников для выполнения задач, распределение ролей |
Мотивация | Стимулирование или побуждение исполнителей к работе |
Контроль и учет | Наблюдение, координация и обработка результатов |
Регулирование | Обеспечение связей между сотрудниками |
7 этапов процесса управления персоналом
Управленческие задачи в сфере человеческих ресурсов разнообразны. Процесс управления персоналом состоит из семи этапов.
- Планирование кадрового обеспечения всех функций предприятия.
- Привлечение персонала, формирование кадрового резерва, отбор и наем.
- Трудовая мотивация. Создание материальной (заработная плата, премии) и нематериальной системы мотивации для формирования стабильного коллектива.
- Система адаптации и профориентации сотрудников. В результате каждый должен быстро войти в работу, знать корпоративные цели, понимать суть и требования к своей деятельности.
- Оценка сотрудников и труда. Оценка знаний, умений, навыков для эффективной работы. Система оценки труда каждого и информирование коллектива в целом.
- Перемещение, планирование карьеры, ротация кадров.
- Подготовка кадров на смену руководителям. Повышение квалификации управленческих работников.
Эффективный процесс управления персоналом невозможен без развития и повышения профессионального потенциала трудящихся. Этот фактор становится решающим в производстве и производительности труда.
Управление проектами
Процессы управления проектами представляют собой совокупность функций и определенных видов деятельности.
Целеполагание и прогноз | Планирование | Управление и распределение ресурсов | Мотивация и контроль исполнителей | Оперативное и текущее управление |
Весь проект и каждого исполнителя можно оценить, используя ряд показателей. Это объем, период и качество проведенных работ в соответствии со сроками, объем вложенных ресурсов (материальных, финансовых), кадровый состав проектной группы, предполагаемый уровень риска.
Процессы управления проектами связаны с решением следующих задач:
- формулирование целей проекта;
- поиск и выбор вариантов решений по выполнению проекта;
- создание структуры (команда исполнителей, ресурсы, сроки и бюджет);
- связь с внешней средой;
- руководство командой исполнителей и координация хода работ.
Управление информацией
Информация представляет собой совокупность знаний, сведений о каком-либо событии, факте, явлении или процессе. В управлении производством информация становится необходимым средством связи, коммуникации между сотрудниками.
Большое значение информации в системе управления связано с ее универсальностью. Она является не только предметом и продуктом управленческого труда, но и совокупностью данных о состоянии системы управления, внутренней и внешней среды.
Процессы управления информацией представляют собой этапы сбора, передачи, преобразования, обработки и применения информации. В качестве отдельных процессов выделяют хранение и уничтожение информационной базы.
Управление рисками
Управление рисками на любой фирме является не разовым мероприятием, а постоянной необходимостью. Риск-менеджмент стал этапом управления бизнесом, без которого невозможно получение прибыли, достижение целей. Процесс управления рисками включает в себя пять этапов направленных действий.
Анализ рынка | Альтернативные методы управления риском | Выбор методов управления | Осуществление мер по управлению риском | Наблюдение и совершенствование системы оценки риска |
В практической деятельности данные процессы не всегда выполняются в данной очередности или могут осуществляться одновременно.
Общая картина должна быть дополнена обратной связью для каждого из этапов, означающей возвращение при необходимости на пройденный этап. Итоговый этап связан с выводами и конечной оценкой. Итоги необходимо использовать при работе над оценкой и минимизацией рисков в будущем.
Управление технологией производства
Системы управления технологическими процессами зависят от организационной структуры, которая представлена на современных предприятиях в трех вариантах.
- Централизованный способ управления предполагает сосредоточение функций в отделах. На производстве фактически присутствует только линейное руководство. Поэтому централизация применима только на небольшом производстве.
- Децентрализация - структура процесса управления связана с передачей цехам всех функций. Цеха становятся частично независимыми подразделениями.
- Сочетание централизации и децентрализованной системы используют большинство производственных предприятий. Оперативные вопросы решаются в цехах или бюро, а методика управления и контроль качества остаются за управленческими отделами. Цеха имеют собственные управленческие аппараты и ведут весь технологический процесс.
Управление финансами
Система управления финансами должна присутствовать даже на небольшой фирме и состоять не только из бухгалтерии. Процесс управления включает в себя пять направлений финансовой работы.
Контроль бизнес-процессов | Помогает выявлять возможные потери денежных средств |
Создание финансового отдела | Финансовая структура и выделение финотделов - это четкое распределение ответственности, эффективный контроль денежных потоков. |
Контроль перемещения денег и товаров | Осуществляется с помощью финансового плана денежных потоков. |
Внедрение управленческого учета | Внедряется после разработки показателей для оценки состояния финансов, эффективности отделов. |
Бюджетное управление | Процесс управления включает в себя планирование бюджета на основе аналитической информации финотделов. |
Анализ процесса управления
Главной целью управленческого анализа является обеспечение руководства информацией для принятия обоснованных решений. К нему относят три направления анализа:
- ретроспективный (исследует информацию о прошлых событиях);
- оперативный (анализ текущей ситуации);
- перспективный (краткосрочный и стратегический анализ возможной ситуации в будущем).
Совершенствование системы управления
Процесс совершенствования управленческой системы проводится на основе анализа данных управленческого, бухгалтерского учета. Для оценки ее эффективности необходимо рассчитать ряд коэффициентов: управляемость, уровень автоматизации труда, экономичность труда, экономическую эффективность управления, результативность управления, производительность труда.
Совершенствование управленческой системы – это неизбежный процесс для успешной организации. На этом этапе процесс управления включает в себя, например:
1) аудит управленческой системы;
2) проверку соблюдения законодательства, международных стандартов, рекомендаций Банка РФ;
3) разработку мер по совершенствованию управленческой системы и актуализацию внутренней документации;
4) сотрудничество совета директоров с акционерами и формирование предложений.
Современное состояние общества и экономики способствует переосмыслению менеджмента и профессионализма управляющего. Для руководителя становится актуальной активная работа на развитие персонала, главного ресурса предприятия. Успешный управленец умеет смотреть в будущее, проявлять гибкость в принятии решений при полной непредсказуемости внешней среды.
